Les dangers de la « BI parallèle »

De nombreux logiciels existent pour répondre à ces problématiques. Certains sont axés sur l’analyse de données, d’autres sur la visualisation ou la restitution mobile… Les entreprises choisissent donc souvent l’outil qui leur parait le plus adapté à leurs besoins et qui leur permettrait de bénéficier du meilleur Coût Total d’Acquisition (TCO) et d’un bon Retour sur Investissement (ROI).

Pourtant il peut exister dans les entreprises des situations qui conduisent à l’émergence de ce que l’on va appeler la « BI parallèle ». Celle-ci survient dans deux situations :

- lorsqu’il n’existe pas de système d’analyse de l’information structuré dans l’entreprise
- lorsque les outils choisis par l’entreprise ne conviennent pas aux utilisateurs

D’après le fameux adage, « la nature a horreur du vide » et dans les deux cas, les utilisateurs travailleront alors avec les moyens dont ils disposent.

Dans le cas où des outils sont prévus par l’entreprise, les raisons du refus d’utilisation par les utilisateurs peuvent être multiples. Les utilisateurs évoquent souvent la complexité de la configuration de l’outil, des représentations visuelles des données non-adaptées à leur usage, un manque d’expression des besoins, une évolution de ceux-ci, un manque de flexibilité pour l’utilisateur final, la difficulté de partage et d’analyse des données…

Dans les entreprises confrontées à la « BI parallèle » apparaissent des moyens de gestion et de traitement de l’information parallèles à ceux prévus par la direction. Cette manière de traiter les informations et les données pose généralement davantage de problèmes qu’elle ne pourrait en résoudre. On voit ainsi apparaitre des extractions multiples et sans cohérence par des outils simplistes, des tableaux Excel avec formules « personnelles », des présentations PowerPoint où chacun présente des chiffres différents ou des données confidentielles qui se retrouvent divulguées lors d’une réunion ou d’une présentation.

Lorsque le traitement de l’information n’est pas centralisé, le principal risque est que chacun puisse accéder aux données et produire ses propres analyses et calculs. Les chiffres deviennent alors invérifiables. Toutes ces notions contraires à la « Trusted BI » rendent la gestion de l’information délicate et les décisions, lorsqu’elles sont prises, ne sont pas basées sur des analyses fiables.

En plus des problèmes de fiabilité des données, la « BI parallèle » a d’autres inconvénients. En effet, lorsqu’une société met en place un système de gestion des données, elle assure la distribution des données intégrées à son Système d’Information. Lorsque chacun produit son rapport, ces informations ne sont plus protégées et peuvent alors être consultées par des personnes non autorisées dans des environnements parfois très contraints « officiellement ».

Les temps masqués, invisibles, officiellement passés à travailler son rapport, à analyser ses données, à préparer sa présentation hebdomadaire ou mensuelle, entrainent une perte d’énergie et de productivité énorme pour l’entreprise.

La « BI parallèle » représente donc un problème pour tous les gestionnaires d’informations mais aussi pour les dirigeants qui basent leurs décisions sur une analyse des données de l’entreprise. Le principal enjeu lors de la mise en place d’outils d’analyse et de visualisation des données est donc de s’assurer de l’adhésion des utilisateurs et leur offrir ainsi une souplesse dans la configuration, l’accès aux données et la maintenabilité évolutive des applicatifs. En effet, sans une adhésion des utilisateurs à un outil qu’ils jugent facilement configurable et utilisable, l’entreprise a toutes les chances de voir se développer une « BI parallèle » qui n’assurerait plus la qualité ni la sécurité des données.

En limitant la « BI parallèle », les entreprises s’assurent de l’analyse de données fiables et homogènes et donc de bonnes prises de décisions tout en optimisant leur productivité.