Adrea Mutuelle s’appuie sur Qualiac et Tableau Software pour donner de la valeur à ses données

Issue du regroupement de huit mutuelles régionales indépendantes et interprofessionnelles, Adrea assure désormais plus d'un million de personnes. Suite à ce groupement, Adrea décide de lancer en 2008 une réflexion stratégique sur les futures orientations du groupe; la décision est alors prise de fusionner les huit entités en une mutuelle unique au 1er janvier 2011.

LA GENESE DU PROJET : L’HARMONISATION DU SYSTEME D’INFORMATION

En amont de ce projet de fusion, Adrea a souhaité harmoniser son système d'information comptable et financier, avec la mise en place de la nouvelle organisation et la refonte totale des outils métiers. Un projet complexe et ambitieux puisqu’il regroupe une diversité d’organisations indépendantes, et que sa vocation n’est pas seulement de produire des données comptables et financières mais également de disposer d’une vraie fonction de pilotage. C’est dans ce contexte qu’une dizaine d'éditeurs ont été sollicités en 2011 lors d’un appel d’offre. Et c’est l’ERP de Qualiac, combinant quatre modules[1], qui en est sorti vainqueur.

Trois années ont passé et la solution a permis à Adrea d’atteindre ses objectifs d’harmonisation. Forte de cette expérience, la mutuelle se tourne en juillet 2013, vers un nouveau challenge : donnerplus de valeur à ses données. Concrètement l’objectif était de pouvoir construire des tableaux de bord pour visualiser ses données et piloter le compte de résultat de l’entreprise.« La solution de Qualiac produit une telle richesse d’informations, qu’il nous était difficile de toutes les exploiter. C’est pourquoi nous recherchions un outil complémentaire, capable de faciliter l’analyse de ces données complexes en les présentant d’une manière plus lisible et attractive que par une simple extraction Excel », indique Sylvain Boehrer, Administrateur Fonctionnel du SI DCF au sein d’Adrea.

LA VISUALISATION DES DONNEES GENERATRICE DE VALEUR AJOUTEE

C’est à l’occasion du Qualiac Day, événement annuel organisé par l’éditeur, qu’Adrea a pu rencontrer la société Mydral, premier intégrateur de la solution Tableau Software en France. Lors de cette journée, ils ont découvert un outil simple à prendre en main, leur permettant de voir et comprendre leurs données.

L’outil Tableau Software est intégré en août 2013. Véritable extension « plug and play » de l’ERP Qualiac, l’intégration se déroule en quelques jours seulement, puisque Qualiac a développé un connecteur standard en collaboration avec Mydral en assurant une parfaite interopérabilité entre les deux solutions. Les informations sont par conséquent prêtes à l’emploi, intelligibles par un utilisateur final, et mises à jour en temps réel lorsque celles-ci sont modifiées dans l’ERP. Suivront trois sessions de formation, une première avec Mydral sur la prise en main de l’outil, une seconde avec Qualiac sur la partie « métiers » pour prendre en compte les particularités des règles métiers d’Adrea, et enfin un cas pratique de l’équipe contrôle de gestion avec la participation commune de Mydral et Qualiac. « Nous nous sommes aperçus dès lors du lien fort entre Qualiac et Mydral de par la connaissance qu’ils avaient de chaque solution » précise Sylvain Boehrer.

UNE SOLUTION UNIQUE POUR DES BENEFICES AU-DELA DES ATTENTES INITIALES

Grâce à sa mise en œuvre simplifiée, Tableau Software s’adapte aux besoins des différents d’utilisateurs. En quelques clics, il permet de produire un reporting synthétique pour les Directeurs Régionaux et de rentrer dans le détail pour les Directions « Métier ». « C’est simple, il permet d’analyser n’importe quel tableau Excel » précise Sylvain Boehrer. De plus, son ouverture et sa simplicité d’appropriation présentent un intérêt indéniable, s’adapter à d’autres services de l’entreprise. L’outil a cette capacité d’aller chercher des informations sur d’autres solutions que Qualiac, et ainsi d’étendre la réflexion à d’autres départements.

La solution va simplifier les reportings et analyses pour lesquels les équipes se posaient, chaque trimestre, la question du traitement qui devait être effectué et la manière d’aller chercher les bonnes informations pour rétablir la situation du trimestre précédent. « Nous travaillons avec la responsable du contrôle de gestion sur les premiers tableaux de bord à construire ainsi que sur les vérifications préalables aux reporting trimestriels. Construit en formation, le tableau se déploie actuellement et nous sommes confiants sur le fait qu’il sera bientôt complété par d’autres états » indique Sylvain Boehrer. « Ce nouveau mode de reporting est conçu de manière à ce qu’il soit mis à jour automatiquement et que nos équipes puissent se focaliser sur leurs vraies valeurs ajoutées, l’analyse et le pilotage ».

Un peu plus de six mois après son intégration, l’outil a concrètement fait ses preuves et répondu au-delà des objectifs fixés. « nous nous sommes très vite aperçus que Tableau Software allait répondre au-delà de nos attentes, et plus particulièrement dans le contrôle de la fiabilisation de nos bases de données ainsi que sur la vérification de nos paramétrages. J’ai d’ailleurs déjà mis en place des contrôles simples mais essentiels » ajoute-t-il.

UNE DIVERSITE DE CHAMPS D’APPLICATIONS QUI OUVRE DE NOUVELLES PERSPECTIVES

Sans en faire la promotion en interne, l’outil commence à faire parler de lui dans l’entreprise, du fait de l’utilité et de la pertinence de certaines extractions, au point que des services tels que la trésorerie ou encore le service client, commencent à en faire la demande. « C’est quand on utilise cet outil que l’on perçoit réellement la multitude des besoins existants » ajoute Sylvain Boehrer. A titre d’exemple, un besoin est en train de naître au niveau de l’équipe « actif / passif » de la mutuelle, si bien que l’un des objectifs pour 2014 sera de connecter la base de données relative à la trésorerie à Tableau Softwareafin d’aider cette équipe à mieux analyser et piloter son important portefeuille avec de nouveaux tableaux de bord.

« L’évolution du marché des mutuelles avec l’arrivée de l’ANI[2] est une révolution sur notre secteur et va sans doute nécessiter une nouvelle organisation. La souplesse des outils dont nous disposons nous permet d’aborder cet enjeu avec sérénité »conclut Sylvain Boehrer.

[1]Comptabilité/Finances, Immobilisations, Achats, Décisionnel et Workflow

[2]Accord National Interprofessionnel