Un rapport RSE établi en moins d'un mois à partir de données environnementales issues de plusieurs centaines de sites avec Gathering Tools

Le challenge RSE des groupes de services hygiène-propreté et des groupes industriels avec plusieurs dizaines d'implantations dans le monde

Dans des secteurs comme l'hygiène propreté ou l'industrie, le rapport RSE annuel rassemble des données environnementales très variées - consommation d'énergie, d'eau, rejets, polluants, recyclage, achats éthiques - recueillies auprès de dizaines, voire de centaines d'implantations et de sites de production dans le monde.

L'enjeu : collecter des données environnementales très diverses à grande échelle

Pour établir leur reporting, les responsables RSE des groupes internationaux d'hygiène propreté doivent faire remonter des données environnementales depuis un grand nombre d'établissements répartis dans le monde. Les informations à collecter ont des formats divers : chiffres, commentaires libres... Elles entrent dans de multiples catégories : eaux, déchets, logistique, énergie, sinistres... Un groupe international d'hygiène propreté doit ainsi récupérer plus de 700 indicateurs sur plus de 400 sites : blanchisseries, usines, centres de traitement…

Si les données RH du reporting RSE peuvent être extraites du SIRH de l'entreprise, rien d'équivalent n'est envisageable pour les données environnementales. Certaines sont bien stockées dans les SI locaux, à l'échelle d'un pays, mais sous des formats hétérogènes. Les responsables RSE se retrouvent donc à organiser un processus de collecte spécifique auprès de plusieurs centaines de sites. Le recours à Excel, tentant, se révèle aventureux. Outre les multiples échanges de fichiers à organiser, le tableur atteint vite ses limites en termes de contrôle de cohérence des données saisies et de macros indispensables à la consolidation.

La solution : un workflow sur mesure avec des niveaux de validation intermédiaires

En s'appuyant sur la solution Gathering Tools, les responsables RSE conçoivent des campagnes de collecte sur mesure et sécurisées. L'outil aide à définir des formulaires de saisie - semblables en tout point à un tableur - avec des contrôles qui garantissent l'homogénéité des données. Gathering Tools structure le processus : il définit des rôles - gestionnaire, valideur, répondant – et automatise les communications - renvoi du formulaire en cas d'erreur, relance si retard....

Un groupe international d'hygiène propreté a ainsi construit un workflow de collecte collaborative avec deux niveaux de validation. Des formulaires de saisie (traduits en six langues) sont soumis aux directeurs des 400 sites locaux, chargés de les remplir. Les 700 indicateurs à renseigner sont répartis dans différents onglets, avec des formats appropriés (cases à cocher, chiffres, textes libres). Une fois l'ensemble des formulaires d'un pays retourné, une première synthèse est déclenchée à l'échelle nationale, avec des allers-retours vers les sites pour modification si nécessaire. Après cette validation intermédiaire, les informations sont consolidées dans un deuxième temps au niveau du groupe.

Les bénéfices : des informations RSE homogènes, tracées et auditables

Grâce au workflow mis en place avec Gathering Tools, le responsable RSE dispose d'une synthèse globale rassemblant les données environnementales de chaque usine sous une forme homogène à l'échelle du groupe. Il peut ainsi produire son reporting RSE à partir d'informations fiables et cohérentes. Il bénéficie aussi d'indicateurs pertinents pour faire des analyses comparatives, déclencher des plans d'actions et améliorer l'empreinte environnementale du groupe.

Les données RSE collectées avec Gathering Tools sont stockées en base de données et sécurisées dans le SI. La solution offre donc au responsable RSE la possibilité de concevoir un processus métier et le déployer dans le giron de la DSI. Gathering Tools trace par ailleurs l'ensemble des opérations de collecte d'informations. Il est ainsi possible de remonter à l'origine d'une donnée lors des audits.

La nature familière des formulaires, semblables à une fiche Excel, ainsi que les fonctions collaboratives de Gathering Tools facilitent la saisie. Lancée début janvier, une campagne annuelle de collecte de données RSE conséquentes (700 indicateurs, 400 sites, deux niveaux de validation) sera close, synthèse comprise, avant la fin du mois. Les campagnes peuvent être ajustées chaque année, avec le support des consultants Gathering Tools pour intégrer de nouvelles données.