LeShop.ch remplace Proclarity par XLCubed et gagne au moins 6 heures par semaine !

Migros est une marque bien connue des Suisses et de ceux qui visitent le pays. La société propriétaire de la marque éponyme réalisait en 2011 un chiffre d’affaires de près de 25 milliards de Francs Suisses (CHF) et employait près de 87 000 personnes.
Leader Suisse de l’épicerie, Migros est également présent dans de nombreux domaines annexes tels que l’ameublement (Micasa), les stations-services (Migrol), le sport en salles (FitnessPark), la banque, le chocolat, les fleurs, les télécommunications… et le commerce en ligne de produits de grande consommation au travers de LeShop.ch.
LeShop.ch a été créé en 2004 et en 2006 Migros y prend une participation majeure (80 % du capital). LeShop.ch réaliserait environ 150 millions de Francs Suisses de chiffre d’affaires, en vous proposant de faire vos courses d’épicerie par Internet, au même prix garanti que dans les épiceries Migros. De manière classique, LeShop.ch propose de livrer vos courses directement à la maison, mais aussi de venir les récupérer dans un point de retrait, ou plus original, dans une gare des chemins de fer suisses (la CFF).

Les deux principaux métiers, ceux qui sont les plus critiques dans le modèle économique de LeShop.ch sont la logistique et les ventes. Leur analyse s’appuie sur deux cubes multidimensionnels créés sous Microsoft SQL Server 2008. Pour analyser ces cubes, LeShop.ch avait fait le choix de Proclarity, racheté en avril 2006 par Microsoft.
Bien qu’aujourd’hui filiale d’un groupe de plusieurs milliards de dollars de chiffre d’affaires, LeShop.ch s’est développé comme une PME. Et comme beaucoup d’entre elles, LeShop.ch a tout simplement débuté ses analyses avec un outil maitrisé par tous, Microsoft Excel.
Les rapports préparés avec Proclarity étaient donc ensuite repris dans Excel, et mis en forme, accompagnés de graphiques, etc.
Le développement de l’entreprise a entrainé naturellement une progression du nombre de rapports produits. En plus des rapports ad-hoc, construits à la demande, la production de rapports mensuels ou hebdomadaires permet le suivi des indicateurs principaux de l’activité.
Julien de Perrot, Senior Data & Operation Analyst, nous explique par exemple que la performance des trois dépôts qui stockent les produits et où sont préparées les commandes des clients, est analysée au travers d’un rapport hebdomadaire. Ce rapport combine les données en provenance de 40 requêtes Proclarity, qu’il faut lancer manuellement. « Cela nous prenait entre 2 heures et 2 heures 30 avec Proclarity. Nous sommes passés à 10 minutes avec XLCubed », explique Julien de Perrot.

Car en effet LeShop.ch a décidé en 2013 de remplacer Proclarity par un autre outil. Et s’est tourné vers XLCubed, développé par une société anglaise. Mais XLCubed est traduit, adapté et distribué sur l’ensemble des marchés francophones par Evolusys, une société Suisse basée à côté de Vevey. Au Québec, Evolusys joue un rôle de ré-éditeur et XLCubed est distribué par DWBI Expert.

XLCubed est un logiciel complémentaire de Excel, qui vient compléter certaines fonctions, faciliter des automatisations mais également proposer de nouveaux graphiques. Excel étant l’outil final retenu par LeShop.ch pour l’ensemble de ses analyses, l’intégration devait se dérouler aisément. « J’avais l’espoir qu’avec le rachat, Microsoft décide d’intégrer Proclarity à Excel », explique Julien de Perrot. Mais XLCubed est apparu comme le seul outil intégré capable de se connecter aux cubes SQL Server 2008 existants. Avant, avec Proclarity, il fallait saisir un paramètre, lancer la requête, attendre, modifier le paramètre, relancer une requête, etc. « Pour la production des rapports réguliers, j’ai gagné entre 6 et 7 heures de travail par semaine. Une cellule dans Excel/XLCubed contient le numéro de la semaine, je n’ai qu’à le changer une fois et les 40 requêtes sont lancées automatiquement », explique Julien de Perrot.

Pourquoi une société en forte croissance, dont le succès est basé sur la maitrise d’indicateurs clefs de performance et qui doit piloter au plus fin une activité aux marges très limitées, se contente-t-elle d’Excel alors que de nombreux outils du marché prétendent en être les successeurs ? La réponse est pour Julien de Perrot, dans la flexibilité inégalée du tableur de Microsoft ; une flexibilité qui correspond au profil de ses utilisateurs. Des utilisateurs très demandeurs de modifications fréquentes de leurs états, de leurs graphiques. Les autres outils comme Microsoft Reporting Services, sont beaucoup plus orientés vers la programmation, et ne permettent pas aux utilisateurs de faire des modifications rapides. « Reporting Services n’est pas adapté à nos rapports très évolutifs, il nous faudrait un développeur à plein temps », explique Julien de Perrot. Après les premiers mois d’utilisation, une cinquantaine de personnes utilisent XLCubed chez LeShop.ch ; parmi eux environ quatre « power users » qui maitrisent mieux l’outil. Julien de Perrot aimerait pouvoir s’appuyer à terme sur une dizaine de ces super-utilisateurs, afin qu’à leur tour ils puissent confectionner des rapports avancés, qui seront utilisés par les autres. Des utilisateurs qui sont satisfaits après ces premiers mois, tout simplement parce qu’ils ont perçu le gain de temps apporté par XLCubed.

Avant de choisir XLCubed, LeShop.ch avait soumis l’éditeur et son distributeur Evolusys à des contraintes précises. L’objectif était que 100 % des requêtes réalisées avec Proclarity puissent être migrées vers XLCubed. C’était la condition nécessaire au choix de la nouvelle solution. Certains points ont du être réglés, mais l’éditeur n’a pas hésité à faire évoluer XLCubed, sans doute conscient du marché potentiel important que représentent les anciens clients de Proclarity. Evolusys a accompagné LeShop.ch dans la migration, et dans certaines adaptations des cubes nécessaires pour optimiser le lien avec XLCubed.
Encore une fois, le gain de temps est évident, et en quelques mois, Julien de Perrot considère que l’investissement est déjà rentabilisé.