La Business Intelligence collaborative

Le travail collaboratif constitue un nouveau tournant pour le décisionnel. Selon Gartner, 15% des déploiements BI contiendront du collaboratif d’ici 2013. La BI collaborative va au delà du simple partage de l’information ; l’idée étant que les utilisateurs bénéficient de l’expérience de l’organisation dans son ensemble, indépendamment de la position et du service, et d’un outillage décisionnel plus engageant. Ce dernier doit ajouter aux traditionnels tableaux de bord, des fonctionnalités de marquage, de commentaires, d’évaluations et d’annotations.
Comme beaucoup de mots courants en informatique, collaboratif est un adjectif issu de l’anglais qui signifie « accompli de façon collective ». Rapporté à la BI, il évoque le fait de partager l’information pour prendre collectivement des décisions justes et pertinentes.

Dans la pratique, la mise en place d’outillages décisionnels a le plus souvent conduit à des processus de prise de décision impliquant des actions individuelles et peu concertées. Par exemple, toute organisation commerciale a pu déployer des tableaux de bord pour piloter ses ventes à destination de sa direction commerciale, d’autres pour piloter sa production au niveau des usines, ses résultats auprès du DAF, voire des tableaux de synthèse de ces trois éléments au profit de la direction générale.

Une fois ce socle mis en place, d’autres processus de décisions, comme la planification budgétaire ou les revues régulières de performance, nécessitent :
• de collecter des informations qui ne sont pas disponibles dans les systèmes de production (commentaires, appréciations qualitatives, objectifs, ...),
• de qualifier les engagements de chaque responsable,
• d’effectuer un pilotage collaboratif autour de ces informations communes.

Ce type de projet a mis en évidence le besoin de mettre en place des solutions de BI plus collaboratives.

La BI collaborative repose sur des concepts de base du décisionnel :
• la mise à disposition d’informations qualifiées, extrapolées des divers systèmes de production internes ou hexogènes, homogénéisées, contrôlées en termes de qualité et véracité,
• la mise en place de tableaux de bord pertinents et de visions transversales des informations,
• le partage de ces informations auprès de tous les employés à tous les niveaux de l’organisation,
• le respect d’une stratégie de pilotage afin d’améliorer les performances.

La plupart des grands éditeurs de Business Intelligence, dont SAP, IBM et QlikTech ont intégré des fonctionnalités collaboratives dans leurs solutions. Microsoft, par exemple, s’appuie sur son portail collaboratif Sharepoint.
Certains éditeurs alternatifs comme Arcplan sont allés jusqu’à intégrer l’accès aux réseaux sociaux tels que Twitter et Facebook dans leur espace collaboratif. A l’instar des reflexes de recherches sur la toile d’avis et autres commentaires que nous pratiquons tous avant nos achats critiques, ces éditeurs proposent aux utilisateurs de naviguer de façon innovante à travers des informations structurées ou non-structurées (Arcplan, Sharepoint, les emails, les applications, les outils BI, ...) pour prendre leurs décisions.

Mais pour que la mise en place d’un projet de BI collaborative soit réussie, il est important de veiller au respect de recommandations clés qui vont favoriser l’adoption par les utilisateurs :
• impliquer dès le début les utilisateurs dans la définition des workflows et des besoins en communication et leur prise en compte dans le choix et la mise en place de l’outillage BI,
• privilégier des outils qui vont accroître l’efficacité collective en apportant une vision synthétique et pertinente, au travers de smileys, de tendances et d’alertes ; il est en effet plus facile de partager ce type de données que des tableaux de chiffres où les tendances et exceptions vont passer inaperçues,
• permettre la navigation pour passer de la synthèse au détail : souvent les rapports permettant le drill (« forage » pour puiser dans les données) ont été réservés aux analystes (contrôle de gestion, ...) dans des outils peu collaboratifs ; les utilisateurs d’une BI collaborative doivent pouvoir répondre à leurs propres questions, sans intervention externe,
• intégrer l’outillage BI dans un portail où des espaces collaboratifs tenant compte des profils utilisateurs (forums, notes, marquages, ...) pourront être mis en place pour favoriser les échanges et le partage d’analyses et de décisions.

Thierry Deliens, Consultant BI, EoZen, Groupe SQLI
info@eozen.com – www.eozen.com