Etude de cas | Vision de reporting chez Fortis

Fortis Investment Management France, spécialisée dans la gestion d’actifs (fonds communs de placement, SICAV et mandats de gestion), appartient au groupe Fortis dont la maison mère se trouve à Bruxelles. Le groupe possède deux autres activités avec l’investissement, la banque et les assurances. De son côté, le site parisien emploie 200 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 60 millions d’euros.

En 1999, Fortis Investment Management France met en place la gestion financière Oracle, en remplacement du progiciel bancaire Samic. Très vite, l’établissement s’aperçoit que les états standards paramétrés dans Oracle ne conviennent pas à l’utilisation et à la législation françaises, en raison de leur origine nord-américaine. Notre interlocuteur se met donc à la recherche d’un outil qui lui permette de constituer ses propres états à partir de la base comptable. Fort à propos, il reçoit une invitation de la société R Finance pour la démonstration de son offre F9 qui le séduit d’emblée : « l’outil m’a paru, à l’évidence, simple d’utilisation pour notre population de non-informaticiens et convenir à nos besoins de maquettage de documents (impression de balances, des extraits de comptes, un bilan et un compte de résultats). Par ailleurs, j’étais rassuré par la présence de clients importants en taille comme la SNCF qui utilisaient surtout F9 cependant pour leur comptabilité analytique. L’outil était certes peu connu mais d’un coût raisonnable, le risque était donc mesuré » confie Daniel Simonian.
Pour approfondir le sujet, un nouveau rendez-vous est pris avec un commercial R Finance pendant lequel les besoins propres de Fortis sont exprimés. L’équipe projet composée de cinq personnes assiste à la démonstration. Au final, l’installation de F9 suit de près celle de Oracle, opérationnel en juillet 1999. Seules deux journées de formation sur place, l’une théorique et l’autre opérée en exercices concrets, sont dispensées.

De façon générale, l’outil propose le maquettage d’états en attaquant les fichiers comptables de base. Les calculs et la mise en forme sont ensuite traités comme l’entreprise le souhaite. In fine, la solution permet de sortir tous les mois les bilans des cinq sociétés (filiales) dont Fortis a la charge, les comptes de résultats et les outils d’analyse mis en place au fil de l’eau. Par outil d’analyse, l’établissement entend, par exemple, la rentabilité de l’ensemble des fonds communs de placement ou des SICAV. Autre illustration, l’outil sort les états cumulés ou en variation périodique (ventilation mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle).
Plus largement en 2002, une réflexion est menée au niveau groupe quant à l’utilisation d’un même système comptable, de façon à faciliter les travaux de consolidation. « Il se trouve que nos outils, Oracle et F9, étaient performants. Le groupe a donc adopté les systèmes mis en place en France » explique M. Simonian. R Finance proposant à ce moment une version « plus sophistiquée », Vision F9, l’ensemble du groupe se trouve alors équipé de cette nouvelle version mais aussi de la solution comptable Oracle, mis en place à cette occasion. La question de Oracle BI s’est toutefois posée et l’entreprise a longuement étudié cette solution qui résolvait toutes les questions de compatibilité. « Cependant, l’outil était lourd en termes de prix d’acquisition mais aussi de prise en mains. Un utilisateur lambda comme les comptables ou les contrôleurs de gestion n’aurait pas pu l’utiliser. Il fallait faire appel à des informaticiens, nous avons donc abandonné l’idée » continue-t-il.

Composé de 150 pages, le "blue book" se présente comme la compilation d’un certain nombre de tableaux concernant toutes les entités, autrefois consolidés par la maison mère. Aujourd’hui, l’outil Vision F9 permet l’automatisation de ce reporting mondial, adressé aux différentes directions des entités monde. Le blue book est ainsi réalisé depuis les fichiers comptables par Vision F9, en partant d’un tableau très synthétique et en renvoyant à l’état détaillé à plusieurs niveaux, jusqu’à pratiquement l’écriture comptable. Pour cette partie nécessitant de nombreux développements et des liens à établir, Fortis s’est fait assisté par R Finance en début d’année 2004. Au départ, fourni en version papier, le "blue book" est désormais disponible sur l’Intranet du groupe.
Les utilisateurs directs de l’outil sont principalement les départements finance (comptabilité et contrôle de gestion) de toutes les entités (Hollande, Belgique, Luxembourg, France, Etats-Unis, Indonésie, etc.). En consultation, se retrouvent notamment les directions générales qui ont accès au reporting financier. Soit une population totale d’une trentaine de personnes.

L’entreprise retient comme bénéfice majeur de la solution sa simplicité d’utilisation et son caractère temps réel qui lui permet de sortir un bilan, un compte de résultat ou un outil d’analyse à titre exceptionnel à n’importe quel moment. Petit point noir, « dès lors que des bases très importantes sont attaquées, les temps de réponse peuvent être jugés un peu longs, mais ce n’est pas un handicap majeur. Plus positif, le fait que nous ayons à chaque fois les mêmes interlocuteurs chez l’éditeur » intervient notre hôte. Il conclut : « l’utilisation qui est faite de l’outil évolue quasiment en continu car nous n’en exploitons pas encore toutes les possibilités. Nous répondons ainsi pleinement aux besoins nouveaux de l’entreprise ».