Etude de cas | BristolDecision invité à la table de Pastacorp

Pastacorp naît de la reprise du groupe Rivoire&Carret Lustucru par Panzani. Si la majorité des activités passe effectivement sous la coupe de ce dernier, un avis défavorable rendu la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation, et de la Répression des Fraudes) sort l’activité pâtes sèches de l’accord afin de ne pas placer Panzani en situation de monopole. La famille Skalli conserve donc la jouissance de la marque Lustucru sur le seul domaine des pâtes sèches. La société Pastacorp, créée au 1er janvier 2003, entre sur le marché avec à son actif un capital produits composé de marques prestigieuses telles que Lustucru, Rivoire&Carret, Floraline, Taureau Ailé, Rivocca, Sipa, Famo et Pasco. La société s'organise entre le siège social d’Aix en Provence et, héritées de son passé, une unité de production à Ourscamp (60) et une semoulerie implantée à Rouen (76). L’activité de Pastacorp qui emploie près de trois cents personnes, repose sur la production de pâtes sèches, de couscous et de Floraline, mais aussi sur la transformation de 100 000 tonnes de blé en semoule, à 80 % pour ses besoins internes, le reste de la production étant destiné à l’export.
L’entreprise réalise un chiffre d’affaires de 90 millions d’euro avec comme marchés cibles la grande et moyenne distribution (GMS), la restauration hors domicile (RHD), les industriels pour incorporation à des plats cuisinés par exemple et enfin l’export avec un circuit de distribution majoritairement basé sur les grossistes pour la semoule. La jeune entreprise peut d’ailleurs d’ores et déjà se prévaloir d’un rang honorable sur ces marchés :
• 2ème opérateur dans la filière des blés durs,
• 3ème marque de pâtes en GMS,
• 2ème opérateur en RHD.

L’entreprise ne part pas de zéro. L’équipe informatique est issue du groupe d’origine. Une particularité forte est qu’elle se positionne comme une équipe de développeurs, « nous développons nos solutions et dans les cas où nous nous sommes orientés vers des solutions du marché, nous travaillons en collaboration avec l’éditeur. Nous considérons qu’il est de notre rôle d’acquérir la maîtrise des technologies que nous exploitons. Notre profil est atypique dans un paysage qui fait la part belle aux acheteurs de solutions. Nous ne parlons pas négociation mais système et nous sommes vraiment attachés à cet état d’esprit de bâtisseur » souligne François Cabet, responsable du système d’information de Pastacorp. Même si l’équipe informatique a changé de dimension en passant de quinze personnes à cinq, l’entreprise hérite d’un patrimoine informatique fort qu’il s’agisse du système d’information avec un applicatif de gestion maison comme des compétences. « L’avantage qu’il y a à être proche des métiers est qu’entre le moment ou la vente a été décidée (mars 2002) et la création de Pastacorp (septembre/octobre 2002) nous avons pu monter et équiper le siège social : réseau, câblage, infrastructures informatiques, pour être opérationnels avec le démarrage de l’activité au 1er janvier. Nous avons posé des concepts, les avons adaptés à nos bases de données, nous avons des outils de workflow qui nous nous permettent avec cinq personnes d’assurer le fonctionnement d’une entreprise de trois cents salariés répartis entre trois sites et dont le métier répond à des processus complexes », poursuit notre interlocuteur.

Le passage d’une entreprise à l’autre amène tout de même quelques ajustements. Le costume est parfois un peu grand pour la PME Pastacorp. Le premier exemple est fourni par le système propriétaire sous HP-UX devenu surdimensionné, l’entreprise ne peut plus se permettre le coût d’une telle structure d’autant qu’elle avait perdu son spécialiste Unix. L’année 2003 s’ouvre donc avec trois projets majeurs inscrits au calendrier, le premier sera technique, les deux autres métier. Le projet technique repose sur l’abandon des systèmes propriétaires et l’ouverture au monde Linux. François Cabet en profite pour saluer le travail de ses collaborateurs, « les deux chefs de projet technique qui se sont livrés à l’exercice l’ont fait sans assistance technique. Ils ont regardé ce qu’il se faisait au sien de la communauté, se sont documentés… HP nous a prêté du matériel, puis nous avons commencé les tests, identifié les blocages et basculé le siège social en septembre et le site industriel d’Ourscamp le mois suivant ». Le premier projet fonctionnel allait à l’intégration du métier de la semoulerie jusqu’alors demeuré hors du système d’information. Le second consistait à fournir à la direction, via des solutions professionnelles, des données, des comptes d’exploitation, des éléments de gestion et d’analyse. « Lors de la création de Pastacorp, l’entreprise n’avait pas de contrôleur de gestion. Nous avons vite réalisé que les méthodes qui étaient employées chez Rivoire&Carret Lustucru, avec une structure d’une dizaine de contrôleurs de gestion, ne pouvaient être reproduites chez Pastacorp. Nous avions besoin d’outils, de bases OLAP et d’un programme complémentaire dans la mesure où Microsoft Excel n’offrait pas une réponse suffisante à la réalisation d’une application professionnelle » expose François Cabet.

Toutefois notre interlocuteur n’en est pas à son coup d’essai en matière d’outil de pilotage. Son expérience remonte aux années 90 et nous replace dans la structure Rivoire&Carret Lustucru. L’aventure s’ouvre avec Gentia, qui a disparu du marché, et dont les actifs ont été depuis rachetés par Rocket Software. Si le progiciel donne entière satisfaction au contrôle de gestion, les versions successives et les orientations prises par son éditeur finissent par ne plus cadrer avec les besoins et les attentes de l’entreprise. Cette dernière poursuit sa route avec Essbase d’Hyperion. Autre époque, autre interface, l’usage d’Essbase reste d’un abord technique et son interface le limitera au contrôle de gestion et à quelques utilisateurs expérimentés. Nous sommes encore loin de la création de Pastacorp. « Nous avons conduit - toujours en interne - la mise en œuvre d’une application de force de vente. A l’époque, nous comptions une soixantaine de chefs de secteur, tous équipés d’ordinateurs portables. Ils récupéraient les données fournies par les points de vente (des grandes et moyennes surfaces), données qu’ils transmettaient au siège social et qui leur étaient retournées sous forme de liste et de tableaux.

Le directeur des ventes de l’époque souhaitait mettre en œuvre des outils qui, par des indicateurs, soutiendraient le travail des vendeurs terrain, leurs permettraient d’identifier les comptes clients sur lesquels se concentrer en priorité et de planifier leurs visites », développe François Cabet qui reconnaît volontiers que ce projet mettait la barre très haut. « Nous voulions équiper des ordinateurs portables de solutions de workflow, de gestion électronique de document (GED) et d’une solution décisionnelle. Il fallait qu’un programme développé sur notre système central puisse tourner sur le portable », poursuit-il. Un succès en demi teinte : si le projet atteint son but mais il déborde de son calendrier de réalisation. « L’ordinateur portable s’est mué en un véritable serveur : même base de données, mêmes outils de développement, moteur de workflow développé pour suivre des processus métier… Nous poussions des processus depuis le système central vers le poste nomade. Les vendeurs poursuivaient le processus et remontaient au système central les fins de processus. A l’époque, aucun outil ne savait faire du workflow décentralisé ». Mais Essbase commence à peser, l’outil est jugé cher et l’argument devient rédhibitoire une fois placé à l’échelle des soixante commerciaux. A cette analyse s’ajoute l’appétit de la solution tant dans les temps de traitement que dans sa consommation d’espace disque. « En l’état, nous ne pouvions pas envisager de solution réaliste avec Essbase pour la force de vente », complète François Cabet.

L’équipe fait le tour des offreurs et voit notamment Vmark (de rachat en acquisition, Vmark est devenu Datastage et aujourd’hui Ascential) et Brio Software. « Dès que nous commencions à aborder le sujet des cubes décentralisés, tous jetaient l’éponge », explique notre interlocuteur. Toutefois, le hasard d’un rendez-vous reporté rapprochera l’équipe de son objectif. « Nous en avons profité pour regarder ce que proposait Microsoft. Nous avions entendu parler des tableaux croisés dynamiques, des bases décisionnelles… et avons décidé de pousser plus loin notre curiosité » poursuit François Cabet. L’équipe passera deux jours à décortiquer les tableaux croisés et la base de données OLAP. Un premier contact appréciable de l’avis de notre interlocuteur « la base de données était en français et accompagnée d’un didacticiel, de fil en aiguille nous avons commencé à monter nos cubes. Nous nous sommes aperçus que, avec un minimum de bagage concernant Microsoft SQL Server, un peu de bon sens et de volonté, il était possible de parvenir à quelque chose. Et nous n’avions pas de grosse structure, nous avons commencé à travailler, à monter nos cubes et à faire nos tests sur un PC classique sous Windows NT, sur lequel nous avions monté la base. Nos conclusions étaient engageantes : ça allait très vite, c’était ouvert et nous avions Excel en frontal. Nous avons donc commencé à regarder de quelle manière nous pourrions restituer de l’information via le tableur. Notre premier banc de test a été monté à partir d’Excel et des utilisateurs clés de la force de vente ont été associés au projet ».

Jusqu’à ce stade, le projet reste en huit clos, « nous avions exploré le potentiel offert par les tableaux croisés dynamiques, les fichiers à plat, dans Excel il est possible de générer une base OLAP à partir de fichiers à plat… quoi qu’il en soit est arrivé le moment où nous touchions nos limites. Nous avions rencontré quelques temps plus tôt Mobile Workers, une société du décisionnel, des gens extraordinaires qui ont joint leur effort au nôtre » détaille notre interlocuteur. A une formation tutorial et beaucoup de théorie, est préférée la méthode qui consiste à entrer de plein pied dans la pratique. L’objectif est soumis à Mobile Workers : le cube élaboré devait être exportable vers les ordinateurs nomades des commerciaux. L’équipe informatique renforcée de Mobile Workers met trois jours sur la table pour voir ce à quoi il est possible d’aboutir. « A l’époque, c’était un petite structure et nous avons rencontré des professionnels qui ont su mettre la main à la pâte. Ils nous ont notamment montré comment, via des scripts, créer des minis cubes dédiés aux vendeurs depuis un cube national et comment les déployer sur les portables », souligne François Cabet.

A ce stade, l’équipe informatique maîtrise l’exploitation OLAP, la création de cubes et, au travers d’Excel, la conception de tableaux de bord. « Nous retrouvions sensiblement l’analyse des ventes, les parts de linéaires, l’analyse des prix de vente consommateurs et l’analyse des visites. Nous avons préalablement travaillé au niveau du siège social pour valider la solution avant d’envisager les portables. Rapidement nous avons déployé la solution au niveau de la direction commerciale » explique François Cabet. La direction commerciale de l’époque apprécie le résultat dans la mesure où elle accède à l’information en restant toutefois sur un mode passif : cases à cocher, liste déroulante. Le cas échéant, elle exprime un besoin à l’équipe informatique qui se charge de réaliser l’état. Mais cette fois-ci se sont les limites d’Excel qui sont atteintes. Le temps matériel manque pour aller plus loin, les tableaux de bords sont donc déployés en l’état, avec de bons retours de la part des utilisateurs. Nous sommes en 2002.

« Avec le passage à Pastacorp, il nous a fallu voir les choses différemment : avec une petite équipe de gestion, il fallait redistribuer la main » souligne François Cabet. La question d’un déploiement plus large revient sur le devant de la scène. Un évènement informatique donne à notre interlocuteur l’occasion de retrouver BristolDecision, éditeur rencontré quelques temps plus tôt. Une présentation plus formelle de BristolReport est organisée et se poursuit avec la réalisation d’un modèle. « Nous avions totalement mordu à l’outil. Nous avons passé deux ou trois jours sur le modèle avec le contrôle de gestion. Le mode de fonctionnement de l’outil reste dans une logique d’informaticien, mais il est conçu de telle manière qu’il peut sans problème être dédié aux utilisateurs. Et cela fait toute la différence. L’interface homme/machine est particulièrement intuitive. Nous avons misé sur BristolDecision » évoque notre interlocuteur sans oublier de préciser que l’outil était alors dans une version intermédiaire. Le choix est fait d’attendre la prochaine version majeure « nous ne nous imaginions pas démarrer sur une version intermédiaire, former les utilisateurs pour finalement renouveler l’exercice avec l’arrivée de la nouvelle version. Nous avons préféré différer. C’est un point à ne pas négliger, au-delà de toute la mécanique il y a des utilisateurs ». Une considération humaine qui se retrouve jusque dans la relation avec l’éditeur « nous avons souhaité travailler en direct. Nous avions eu un bon contact et une fois encore nous étions face à des professionnels. La suite du projet nous l’a démontré, nous avons toujours pu compter sur eux. La collaboration a fonctionné et continue de bien fonctionner ».

BristolDecision est invité à prendre place dans la réalité du projet. Le système mis en place est stabilisé et les compétences OLAP internes complétées, toutefois la volonté d’attendre la version majeure reporte le déploiement à une large population. L’équipe informatique est démarchée par des sociétés de service, « nous préférons faire intervenir notre contact une journée ou deux pour traiter un problème ensemble plutôt que de s’appuyer sur un tiers ». De manière générale, l’équipe informatique Pastacorp fait attention à ne pas trop s’engager dans des solutions propriétaires « BristolReport n’a pas vocation à attaquer toutes les bases de données, il est véritablement dédié à la base OLAP de Microsoft. Mais il faut garder les pieds sur terre et savoir donner toutes ses chances au projet. Nous savions que nous aurions plus de chance d’atteindre notre objectif en ciblant le projet et en employant BristolReport qu’à vouloir assurer une couverture plus large par nos propres moyens. Certes nous sommes liés à Excel, mais nous l’aurions été même sans choisir BristolReport. Il faut rester pragmatique ! Nous ne voulons pas être trop dépendants d’une solution propriétaire. Néanmoins, nous savons que nous ne serons pas totalement logiciel libre ni complètement Microsoft. Nous irons là où se trouvent les réponses à nos besoins. Et il se trouve que Microsoft était très bien placé. Quant à BristolDecision peut être s’agit il d’un acteur confidentiel, mais qu’il doit être difficile de se faire remarquer dans l’ombre des têtes d’affiche ».

« Nous avons fait notre galop d’essai en 2003, avec les premiers pas de Pastacorp ». L’un des objectifs visés par le projet est de se libérer du serveur Hyperion Essbase toujours en fonctionnement, « toutes les bases existantes devaient être reprises de façon à éliminer ce serveur qui n’avait plus de raison d’être » complète François Cabet.
Avec l’année 2004, Pastacorp franchit une étape supplémentaire. L’entreprise dispose d’une version stabilisée, d’un certain nombre de cubes et de tableaux de bord tandis que les responsabilités sont distribuées. « Les données société devaient être maîtrisées par le contrôle de gestion, chargé de réaliser et de publier les tableaux de bord sur un intranet pour consultation. Il s’agit principalement d’informations liées aux statistiques de vente, à l’analyse commerciale afin de connaître les marges et d’identifier les produits les plus porteurs, de résultats financiers, de coûts de production, de l’optimisation des sorties d’usine ou encore du suivi de la qualité des livraisons », les données sont par ailleurs garanties par l’informatique, apte à remonter à la source. Il est également question d’ouvrir les tableaux de bord à une population plus large qui, d’une part, pourra consulter les tableaux de bord société et, d’autre part, aura la liberté de bâtir ses propres analyses. « Il a fallu monter en charge sur la formation. Au niveau du siège social, nous avons programmé sur le mois de mars la formation d’une quarantaine de personnes, réparties entre trois sessions » précise François Cabet. Les populations cibles sont évidemment le contrôle de gestion mais également, la direction commerciale, les commerciaux et les assistantes commerciales, les chefs de région, le marketing, la comptabilité et les assistantes de direction. « La réussite tient beaucoup à l’interface utilisateur. Ce projet nous a d’ailleurs valu les félicitations de la direction commerciale. Au-delà, un audit a également salué positivement la garantie que nous offrons au contrôle de gestion sur les données qu’il exploite à travers BristolReport » évoque notre interlocuteur.

Cette année, l’équipe informatique est confrontée à un dilemme. A la fois porteuse de projets avec l’extension de BristolReport à d’autres domaines tels que l’analyse des parts de linéaire et des prix de ventes consommateur ou encore l’analyse des marges arrières, l’année 2005 pourrait également être celle de la stabilité. « Le système a été conçu parallèlement à la création de l’entreprise. Nous voudrions étendre la couverture de BristolReport mais nous arrivons à une étape où il devient nécessaire de consolider ce qui a été mis en place. Le nettoyage des bases de données, par exemple, constitue un préalable indispensable si l’on veut que cela fonctionne. Nous allons devoir gérer cet antagonisme… partagés entre l’opportunité et la stabilité, mais je crois véritablement que cette dernière est indispensable à une politique opportuniste et que l’inverse se vérifie plus rarement » conclut François Cabet.