De l’importance de maîtriser la gestion et la gouvernance des données de référence, en amont de la transition de l’entreprise

Les données de référence sont en général peu volatiles par nature. Néanmoins, tout changement peut avoir un impact majeur sur les systèmes informatiques et les processus métier. Par exemple, un changement de code pays ou de taux de taxe peut avoir de très nombreuses conséquences sur l’ensemble du système. Toutefois, malgré les répercussions d’un tel changement, de nombreuses entreprises ne disposent que d’un contrôle opérationnel limité ou d’une gouvernance approximative sur l’utilisation et la qualité des données de référence.

En raison de rares modifications, les questions liées à la gouvernance des données de référence ne se posent souvent qu’en période de transition, comme lors de l’intégration ou de la fusion de systèmes. Des problèmes se produisent aussi lors de la création de rapports analytiques, si les données de référence de plusieurs sources présentent des formats différents. Des problèmes risquent enfin de survenir s’il faut identifier un individu qui utilise des informations à une fin autre que celle initialement prévue. Plus largement, les projets de transition peuvent être entravés par des descriptions incohérentes des modes de définition ou des utilisateurs des données. Cette confusion engendre parfois des coûts additionnels pour chaque projet. En effet, une fois les données de référence incohérentes localisées - tâche qui peut elle-même s’avérer en coûteuse - il faut souvent examiner manuellement la qualité des données.

Une solution de gestion des données de référence permet d’appliquer des bonnes pratiques de gouvernance. Elle fournit un cadre pour documenter le but des données, contrôler leur définition, ou diffusion, et décrire la relation avec d’autres types de données de référence.

Considérons l’organisation commerciale d’une entreprise. Elle peut posséder des bureaux régionaux ainsi que des biens et des employés sur de nombreux sites, avec divers rôles et fonctions. Une solution de gestion des données de référence peut définir les types de processus métier et préciser les rôles requis pour exécuter chacun d’eux. Il est ensuite possible d’affecter des lieux et des employés à ces rôles.

Par exemple, prenons un établissement de santé qui doit assurer l’étiquetage de produits réglementés. Les données de référence décrivant les types de médicaments et les maladies sont déjà reconnues au plan international. Une solution de gestion des données de référence peut charger des données fiables de sources existantes et les formater afin de permettre leur interprétation par tous les systèmes de santé. Ainsi, la gouvernance s’applique activement aux données de référence, mais les systèmes existants ne demandent aucune modification pour gérer de nouvelles normes.

Enfin, considérons une banque qui déploie une stratégie de gouvernance pour les données de référence des services financiers. Comme les données proviennent de nombreuses unités fonctionnelles sous plusieurs formes, elles sont gérées par des systèmes, des processus et des responsables différents. Les données de référence sont nécessaires pour permettre la définition des données de base (partie, compte, produit, utilisateur, etc.) et transactionnelles (commande, événement de service, contact, etc.). Les projets de conformité réglementaire exigent de gérer les données de référence pour regrouper correctement les informations sur les risques et répondre aux impératifs de reporting.

Dans l’entreprise, la gestion des données de référence gagne en importance car les projets de plateforme tierce tendent à renfermer les informations en silos. Intégrer ces silos pour étayer de nouvelles fonctions de gestion implique une meilleure compréhension de la manière dont est définie la référence sous-jacente.