Comment le RPA va transformer la fonction achat à long terme

Un marché en mutation

L’intelligence artificielle, à la fois crainte, admirée, regardée de près et de travers, offre de formidables opportunités aux entreprises pour révolutionner leur organisation, transformer leur approche du travail et accroître leur performance. Mais avant de pouvoir plonger dans l’univers jeune et perfectible de l’IA et de pouvoir exploiter son plein potentiel au niveau des directions métier, les entreprises devront d’abord adresser de nombreuses questions organisationnelles, techniques, juridiques, sociales et éthiques. Rares sont les organisations capables aujourd’hui de relever un tel défi ! Pour la plupart des entreprises, il faut donc savoir rester réaliste et commencer par déployer des technologies « plus pragmatiques » : celles qui donnent des résultats rapides, mesurables et tangibles et permettent à la fois d’amorcer une transition technologique vers l’IA et la nécessaire adaptation des mentalités face à un changement qui s’annonce majeur. Telle est la promesse de la RPA : la « Robotic Process automation », qui grâce à l’automatisation des procédures via des robots, permet d’éliminer les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée, de rationaliser les opérations et de réduire les coûts.

Quels bénéfices pour les directions achats ?

Gagner en productivité :

Sur les processus Achats automatisés, la RPA permet de gagner énormément de temps en évitant les ressaisies manuelles. La RPA permet également de gagner en fiabilité en évitant les erreurs de saisie. Mais la rapidité de développement et de déploiement des robots logiciels représente aussi un gain de temps considérable. Le temps de développement d’un robot est en effet largement inférieur à celui nécessaire pour la mise en place d’une interface ou d’une API spécifique proposant les mêmes fonctionnalités. C’est un atout majeur quand on connaît la multitude de logiciels et bases de données qui constituent l’environnement IT des Directions Achats ainsi que la complexité des échanges entre ces différents composants du SI Achats.

Faciliter l’adoption du SI Achats :

Par ailleurs, la RPA peut également être considérée comme un outil d’aide à l’adoption du SI Achats. En simplifiant la vie des utilisateurs dont certains ont accès à de nombreux systèmes pour mener à bien leur mission, la RPA lève ainsi un certain nombre de freins liés à l’utilisation des outils Achats. L’utilisateur se concentre sur des tâches à haute valeur ajoutée et bénéficie de plus de temps pour exploiter au mieux les fonctionnalités avancées offertes par le SI Achats.

Initier le changement :

Parce que les éditeurs investissent massivement, les robots acquièrent rapidement de nouvelles compétences : la RPA évolue pour mieux utiliser les capacités de l’IA afin d’automatiser des tâches cognitives de plus en plus complexes. En commençant dès aujourd’hui à automatiser les processus Achats les plus simples, les Directions Achats préparent le terrain technique, forment les équipes et modifient l’état d’esprit des différentes parties prenantes pour être prêt lorsque la maturité des organisations et des technologies permettront la mise en place de démarches de « predictive procurement ».

La RPA offre donc aujourd’hui aux directions Achats une opportunité de transformation à la fois réelle, rapide et tangible.

Il s’agit de poser un premier pied dans le monde de l’IA avec une approche très pragmatique et un ROI plus facilement mesurable que celui des « assistants conversationnels », utiles, mais dont l’impact direct sur le business est compliqué à mesurer, ou du « predictive procurement », difficilement envisageable aujourd’hui. Ce ROI trouve en grande partie sa source dans les gains de productivité réalisés grâce à l’automatisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et dans une meilleure adoption du SI Achats par les équipes. Mais les enjeux de la RPA dépassent ce simple ROI en enrichissant le travail des acheteurs, en faisant jaillir de nouveaux gisements de performance et en aidant à prendre le chemin de la mutation globale de l’Entreprise promise par l’Intelligence artificielle ! Dans ce travail de transformation, les Directions Achats auront la responsabilité de préserver la principale force de leur entreprise : les femmes et les hommes qui la constituent.