Avec les HANA Rapid Views, l’EISTI redonne la main aux utilisateurs pour le reporting

« Établissement d’Enseignement Supérieur Privé d’Intérêt Général (EESPIG), sous statut association loi 1901, nous assurons une gestion désintéressée visant l’équilibre financier. Tous les membres de notre Conseil d’Administration sont des bénévoles » précise Jérôme Morges, directeur délégué à l’EISTI. « Créée en 1983, l’école a connu une forte évolution depuis 10 ans, passant du stade de TPE à celui de PME avec aujourd’hui 1728 élèves, 14 millions d’euros de budget, 150 employés (professeurs et administratifs) et entre 400 à 500 fiches de paie à générer par mois. D’où l’indispensable transformation de notre structure et de notre système d’information. »
En 2013, l’école choisit SAP comme pierre angulaire de son système d’information, et l’intègre avec Microsoft Dynamic CRM et la solution interne d’e-learning AREL, sans oublier un annuaire unique d’entreprise (LDAP/Active Directory). « De l’inscription en ligne jusqu’à l’obtention du diplôme, tout est numérisé » rapporte fièrement Jérôme Morges. « Le seul papier qui demeure est éventuellement le chèque pour l’inscription » Paies, comptabilité, achats, contrôle de gestion, cycle de vie des étudiants, immobilisations (R&D), échanges de fichiers avec la banque… SAP est à la manœuvre pour coordonner l’ensemble.

Un reporting complexe et lent sous PowerBI
Bien entendu, l’école a également besoin d’analyser ses données et de réaliser des rapports. Au départ, elle opte pour les états standards de SAP et des exports dans Excel pour un reporting sous Microsoft Power BI. Et le besoin est important : gestion des enquêtes (MESRI, l’ONISEP, l’Etudiant, CTI, etc.), gestion des formations, gestion des sites, mise en place du contrôle de gestion, gestion de la recherche, suivi de la gestion fournisseurs ou encore suivi des élèves (considérés comme des clients dans SAP).
« Avec Power BI, la solution nécessitait du temps et des compétences pour tout remonter, et nous souhaitions aller plus vite, obtenir des résultats plus rapidement. En outre, nous voulions offrir un maximum d’autonomie à l’utilisateur » précise le directeur délégué. « Certes, en déployant l’ERP SAP ECC sur la base de données SAP HANA, nous bénéficions d’un datawarehouse rapide et l’utilisation en direct de l’analytique avec les données dans HANA représente un gain de temps conséquent. Toutefois, nous désirions accélérer encore, et simplifier le processus pour nos équipes. »
L’école se tourne donc vers DeciVision et ses HANA Rapid Views, des « datamarts virtuels temps réel sur SAP HANA pour ECC on HANA et S/4HANA, et compatibles avec BW on HANA et BW/4HANA ». La solution couvre tous les besoins décisionnels sous les modules SAP FI-CO, MM, PP et SD. DeciVision a conçu une riche librairie de rapports et de tableaux de bord fonctionnels prêts à l’emploi (et adaptables) qui s’appuient sur une couche sémantique (personnalisable aussi par l’entreprise) afin de permettre une visualisation dans tous les outils de reporting, mais aussi dans SAP Web Intelligence (Webi) ou SAP Analytics cloud.

À peine une semaine pour un reporting efficace et temps réel
Une réunion de lancement de deux heures a réuni les chefs de projet, les équipes d’infrastructure et le centre de compétences ERP SAP : clients finaux, utilisateurs clés, informatique, représentants des métiers… « L’installation à distance de HANA Rapid Views pour SAP FI-CO n’a nécessité qu’une journée au total, et une de plus pour le paramétrage, pour la gestion des mandants et des hiérarchies, ainsi que pour la personnalisation des rapports prépackagés. En effet, nous tenions à n’écrire aucune ligne de code, mais à disposer d’une personnalisation évoluée. Quitte à nous passer d’une fonction, si cela nécessitait du développement. En l’occurrence, tout a pu être réalisé pour répondre aux demandes des utilisateurs, » se souvient Jérôme Morges.
Pendant l’étape de validation, les utilisateurs ont recetté et validé la solution. Trois jours ont suffi pour cette étape, en incluant le transfert de compétences.

Utilisateurs satisfaits et retour sur investissement rapide
Association loi de 1901, l’école ne réalise pas de bénéfices. Ce qui exige une vigilance de tous les instants, d’autant plus en fin d’exercice, au 31 juillet. D’où la nécessité de disposer d’une gestion en temps réel, et de rapport quasi-temps réel reflétant l’état des comptes et la situation de chaque établissement. « Les HANA Rapid Views de DeciVision nous font gagner un temps précieux (analyses, spécifications, réalisations, tests, validations). L’EISTI dispose à présent d’un vrai outil de reporting performant et en temps réel. Et surtout, les équipes sont désormais autonomes pour utiliser ces rapports, » assure Jérôme Morges.
Déployée en quelques jours, la solution HANA Rapid Views est unanimement approuvée par les comptables, contrôleur de gestion, responsables de formation, responsable des achats… : « Pour la clôture, je vais enfin avoir une liste des commandes et des réceptions ouvertes. On va pouvoir passer des provisions ! » ; « Enfin la déclaration des honoraires en un clic. » ; « On a une balance âgée pour gérer les délais de règlement fournisseur. » ; « Je vais pouvoir calculer un coût de revient direct et indirect de mes formations. » ; « Avec mon centre analytique, j’ai une vision unique de ma formation. ».
Des délais de quelques jours pour le projet - et moins encore pour les suivants, une solution efficace et rapide, une intégration naturelle au système applicatif…, le retour rapide sur investissement apparaît alors comme une évidence.