Les représentations des processus : un socle solide
Une ontologie métier(2) est un modèle formel qui représente les concepts, les relations et les connaissances spécifiques à un domaine d'activité donnée. Elle fournit un langage commun et structuré pour décrire et comprendre les processus, les acteurs et les informations qui y sont associés.
Par rapport à un processus, une ontologie métier permet de :
- Formaliser le savoir-faire : Elle capture de manière explicite les connaissances implicites et les règles métier qui régissent le processus.
- Structurer l'information : Elle organise les données et les informations liées au processus de manière hiérarchique et cohérente.
- Faciliter la communication : Elle fournit un vocabulaire commun à tous les acteurs impliqués dans le processus, améliorant ainsi la communication et la collaboration.
- Automatiser les tâches : En formalisant les règles métier, l'ontologie peut être utilisée pour automatiser certaines tâches et améliorer l'efficacité des processus.
- Intégrer des systèmes : Elle permet d'intégrer différents systèmes d'information en leur fournissant une représentation commune des concepts métiers.
Une ontologie métier est un outil puissant pour modéliser et comprendre les processus d'une organisation. Elle permet de structurer les connaissances, d'améliorer la coordination des activités et de faciliter l'automatisation des tâches. Comment identifier et collecter ces représentations ? ce sont souvent les représentations business, les structurations de données et modèles, qui ne changent pas même si vous changez votre SI opérationnel (CRM, PLM, CDP, etc.).
Les référentiels externes (comme les normes, les bonnes pratiques, les modèles) fournissent un cadre de référence commun qui permet de structurer les processus de manière cohérente et de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes. Ils permettent également de bénéficier de l'expérience d'autres organisations et d'éviter de "réinventer la roue". Ce sont des ontologies de domaines qui vont au-delà des solutions SI.
A titre d’exemple, le Project Management Institute(3) (PMI) a développé un ensemble de pratiques, d'outils et de techniques pour aider les gestionnaires de projet à organiser et à mener à bien leurs projets. Parmi ces outils, les WBS(4) (ou Work Breakdown Structure ), RBS et CBS sont des représentations qui permettent de décomposer un projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Le caractère robuste de ces représentations tient fortement à leur indépendance de tout choix technologique et leur capacité à structurer les processus de manière holistique.
Ces représentations peuvent servir de cadre pour organiser et valoriser les données dans un contexte organisationnel d’ingénierie concourante et d’entreprise étendue. Elles vont permettre de répondre en les croisant entre-elles à des nouvelles problématiques :
- Design to cost (conception à coût objectif)
- Design to risk (conception à risque objectif)
- Make or buy (faire ou faire faire)
- Pilotage par la marge (ou le Profit & Loss objectif)
Ce sont ces savoir-faire qui créent de la valeur dans l’entreprise et la transforment en entreprise « data driven ». Ils doivent faire l’objet de processus d’explicitation des connaissances et de capitalisation dédiés.
Par rapport à un processus, une ontologie métier permet de :
- Formaliser le savoir-faire : Elle capture de manière explicite les connaissances implicites et les règles métier qui régissent le processus.
- Structurer l'information : Elle organise les données et les informations liées au processus de manière hiérarchique et cohérente.
- Faciliter la communication : Elle fournit un vocabulaire commun à tous les acteurs impliqués dans le processus, améliorant ainsi la communication et la collaboration.
- Automatiser les tâches : En formalisant les règles métier, l'ontologie peut être utilisée pour automatiser certaines tâches et améliorer l'efficacité des processus.
- Intégrer des systèmes : Elle permet d'intégrer différents systèmes d'information en leur fournissant une représentation commune des concepts métiers.
Une ontologie métier est un outil puissant pour modéliser et comprendre les processus d'une organisation. Elle permet de structurer les connaissances, d'améliorer la coordination des activités et de faciliter l'automatisation des tâches. Comment identifier et collecter ces représentations ? ce sont souvent les représentations business, les structurations de données et modèles, qui ne changent pas même si vous changez votre SI opérationnel (CRM, PLM, CDP, etc.).
Les référentiels externes (comme les normes, les bonnes pratiques, les modèles) fournissent un cadre de référence commun qui permet de structurer les processus de manière cohérente et de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes. Ils permettent également de bénéficier de l'expérience d'autres organisations et d'éviter de "réinventer la roue". Ce sont des ontologies de domaines qui vont au-delà des solutions SI.
A titre d’exemple, le Project Management Institute(3) (PMI) a développé un ensemble de pratiques, d'outils et de techniques pour aider les gestionnaires de projet à organiser et à mener à bien leurs projets. Parmi ces outils, les WBS(4) (ou Work Breakdown Structure ), RBS et CBS sont des représentations qui permettent de décomposer un projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Le caractère robuste de ces représentations tient fortement à leur indépendance de tout choix technologique et leur capacité à structurer les processus de manière holistique.
Ces représentations peuvent servir de cadre pour organiser et valoriser les données dans un contexte organisationnel d’ingénierie concourante et d’entreprise étendue. Elles vont permettre de répondre en les croisant entre-elles à des nouvelles problématiques :
- Design to cost (conception à coût objectif)
- Design to risk (conception à risque objectif)
- Make or buy (faire ou faire faire)
- Pilotage par la marge (ou le Profit & Loss objectif)
Ce sont ces savoir-faire qui créent de la valeur dans l’entreprise et la transforment en entreprise « data driven ». Ils doivent faire l’objet de processus d’explicitation des connaissances et de capitalisation dédiés.
Création de valeur et "data products" : un mariage bénéfique
Figure 2 : croisement entre outils et techniques de maitrise projet (PMBOK) et la matrice des data products
Si nous nous intéressons aux « data products en action » comment peuvent-ils être utilisés ?
A titre d’illustration, tentons de combiner la matrice de O’Regan et les méthodes d’estimation d’un WBS listées par le PMBOK (Project Management Body Of Knowledge).
En première lecture, nous retrouvons bien les éléments constituants la matrice de O’Regan sauf les 3 savoir-faire liés à l’organisation de l’entreprise : jugement à dire d’expert, l’estimation ascendante et la négociation interne.
Elles sont toutes 3 basées sur la structure d’un work breakdown structure (WBS) qui apporte cette dimension de « négociation interne » dans ce domaine business. Ce WBS est contextualisé, va « porter » les savoir-faire disparates de l’entreprise. Une fois réalisé et concrétisé avec le temps, un WBS et l’ensemble de ses données (brutes ou dérivée, algorithme, etc.) va apporter son lot de « connaissances » à capitaliser ou pas.
La « négociation interne » est ainsi portée par un acteur clef du processus (responsable de réponse à appel d’offres, responsable de lancement d’une nouvelle offre commerciale, chef de projet marketing, etc.). Les « data products » prendront en compte les offres précédentes (capitalisation des connaissances ou réutilisation des processus antérieurs). La mémoire de l'entreprise est utilisée pour tirer parti de l'expérience acquise et pour améliorer la qualité et l'efficacité du processus concerné. Chaque « data product » soutiendra la gestion de projet et la coordination pendant le processus (travail coopératif).
A titre d’illustration, tentons de combiner la matrice de O’Regan et les méthodes d’estimation d’un WBS listées par le PMBOK (Project Management Body Of Knowledge).
En première lecture, nous retrouvons bien les éléments constituants la matrice de O’Regan sauf les 3 savoir-faire liés à l’organisation de l’entreprise : jugement à dire d’expert, l’estimation ascendante et la négociation interne.
Elles sont toutes 3 basées sur la structure d’un work breakdown structure (WBS) qui apporte cette dimension de « négociation interne » dans ce domaine business. Ce WBS est contextualisé, va « porter » les savoir-faire disparates de l’entreprise. Une fois réalisé et concrétisé avec le temps, un WBS et l’ensemble de ses données (brutes ou dérivée, algorithme, etc.) va apporter son lot de « connaissances » à capitaliser ou pas.
La « négociation interne » est ainsi portée par un acteur clef du processus (responsable de réponse à appel d’offres, responsable de lancement d’une nouvelle offre commerciale, chef de projet marketing, etc.). Les « data products » prendront en compte les offres précédentes (capitalisation des connaissances ou réutilisation des processus antérieurs). La mémoire de l'entreprise est utilisée pour tirer parti de l'expérience acquise et pour améliorer la qualité et l'efficacité du processus concerné. Chaque « data product » soutiendra la gestion de projet et la coordination pendant le processus (travail coopératif).
la dimension organisationnelle de l’aide à la décision coopérative sur le plan du SI
Un responsable d’une nouvelle offre commerciale gère plusieurs compétences disparates, multi-niveaux et multidisciplinaires, chacune ayant son propre point de vue et sa propre spécialisation (comptabilité, marketing, sourcing et achats, ingénieurs commerciaux, spécialistes en pricing, ...). Les compétences des ingénieurs commerciaux sont diverses : par exemple, pour la partie service de fournitures, services d’énergie...
Chaque compétence a son langage et son savoir-faire, et participe à la conception de l’offre finale. Le processus de bout en bout doit impliquer les sous-projets associés à tous les composants de l’offre, et les faire coopérer et négocier dans le cadre d'une même tâche globale :
- coopérer pour que l’offre finale corresponde aux exigences du client
- négocier l’offre élaborée au cours de la phase de pré-conception chaque fois qu'il est nécessaire au cours du processus d'appel d'offres. Par exemple, si le coût global de l’offre est trop élevé pour que l'offre soit retenue, il est nécessaire de trouver une solution moins onéreuse....
Il s'agit d'une sorte d'« appel d'offres interne ». Le soumissionnaire devra négocier une solution alternative en examinant :
- quelle composante technique pourrait être moins onéreuse
- quel pourrait être l'impact de la solution alternative sur le produit global et les autres composantes (fonctions techniques du produit, performances, délais)
- quel élément de négociation ou d’optimisation des coûts il obtiendrait.
Chaque compétence a son langage et son savoir-faire, et participe à la conception de l’offre finale. Le processus de bout en bout doit impliquer les sous-projets associés à tous les composants de l’offre, et les faire coopérer et négocier dans le cadre d'une même tâche globale :
- coopérer pour que l’offre finale corresponde aux exigences du client
- négocier l’offre élaborée au cours de la phase de pré-conception chaque fois qu'il est nécessaire au cours du processus d'appel d'offres. Par exemple, si le coût global de l’offre est trop élevé pour que l'offre soit retenue, il est nécessaire de trouver une solution moins onéreuse....
Il s'agit d'une sorte d'« appel d'offres interne ». Le soumissionnaire devra négocier une solution alternative en examinant :
- quelle composante technique pourrait être moins onéreuse
- quel pourrait être l'impact de la solution alternative sur le produit global et les autres composantes (fonctions techniques du produit, performances, délais)
- quel élément de négociation ou d’optimisation des coûts il obtiendrait.
Figure 4 : une approche middle-up down où les cadres intermédiaires jouent un rôle central dans la création et la diffusion de la connaissance, en favorisant les échanges entre les différents niveaux de l'organisation.
Nous appellerons cet acteur clef « value broker » afin de le distinguer des acteurs « techniques » ou « orientés data ». Il fait partie des acteurs « non-techniques » que relève O’Regan et constitue le principal « commanditaire interne » des outils d’aide à la décision « coopérative » structurée par le croisement des WBS, CBS et RBS.
(2) Une définition simple d’une ontologie métier est ce qui structure en termes de modèles votre business et qui restera valable quand vous changez votre SI de domaine. En d’autres termes, qu’est ce qui reste valable comme modèle de votre activité quand vous changez votre CRM et passez d’une solution à une autre ? votre ontologie business.
(3) Le PMI est une organisation professionnelle internationale qui se consacre à la gestion de projet. Le PMI définit les meilleures pratiques en matière de gestion de projet. Le PMBOK, c'est la référence documentaire de la gestion de projet. C'est un guide complet qui regroupe toutes les connaissances et les meilleures pratiques en matière de gestion de projet. Les représentations hiérarchiques de domaines sont standardisées et uniformisées.
(4) Le WBS (ou Work Breakdown Structure) est une méthode de planification de projet et une représentation qui consiste à décomposer le travail à réaliser en tâches plus petites et plus gérables afin de faciliter sa gestion et son suivi. Le RBS ou Resource Breakdown Structure est une structure de répartition de ces ressources
(3) Le PMI est une organisation professionnelle internationale qui se consacre à la gestion de projet. Le PMI définit les meilleures pratiques en matière de gestion de projet. Le PMBOK, c'est la référence documentaire de la gestion de projet. C'est un guide complet qui regroupe toutes les connaissances et les meilleures pratiques en matière de gestion de projet. Les représentations hiérarchiques de domaines sont standardisées et uniformisées.
(4) Le WBS (ou Work Breakdown Structure) est une méthode de planification de projet et une représentation qui consiste à décomposer le travail à réaliser en tâches plus petites et plus gérables afin de faciliter sa gestion et son suivi. Le RBS ou Resource Breakdown Structure est une structure de répartition de ces ressources