Depuis janvier 2005, technologie internet aidant, la consolidation de ce suivi, mais aussi l'auto-évaluation de chacun des sites, sont assistées par l'application STAR (Sustainability Tool for Advanced Reporting) construite sur la base de la plateforme INDICIA d'Ivalua. De quoi profiter des avantages inhérents au "tout en ligne": validation en temps réel et fiabilité des données à la source, incitation au respect des délais, efficacité du contrôle avec les possibilités de feedback et de benchmark interne. Soit, au total, l'accès facilité à l'information et la visibilité qui s'imposent, tant en central qu'en local, pour un suivi et un pilotage répondant notamment à l'objectif de progrès continu.
Dès sa création en 2001, le groupe Areva a fait du développement durable la clef de voûte de sa stratégie industrielle. Les métiers exercés par pôle (amont, réacteurs et services, aval, transmission et distribution), dans le domaine de la production d'énergie nucléaire et de l'acheminement de l'électricité, et par son pôle connectique (télécom, informatique, automobile) réclament une politique volontariste d'innovation et de croissance socialement responsable et respectueuse de l'environnement. Pour les 70 000 salariés du groupe, répartis dans une quarantaine de pays, cet engagement est concrétisé par la démarche Areva Way. Démarche épaulée, depuis 2002, par le suivi régulier d'une centaine d'indicateurs dans des domaines aussi divers que la santé, la sûreté et la sécurité, la prévention et la maîtrise des risques, le respect de l'environnement, l'intégration dans les territoires et le développement local, mais aussi la performance économique et les données sociales (effectifs, rémunérations, formation…) des établissements et des business units.
Reporting trimestriel
Chacune de ces 223 entités (sites tertiaires et industriels) rend compte trimestriellement auprès de la Direction du développement durable et du progrès continu d'Areva, via un réseau de correspondants et d'experts. Selon le "protocole d'indicateurs" en vigueur qui guide la collecte des données, quelques 1000 personnes sont ainsi impliquées dans la saisie, la validation, le contrôle et la consolidation de ces indicateurs.
Le tout médiatisé, depuis janvier 2005, par le système d'information STAR (Sustainability Tool for Advanced Reporting) construit sur la base de la solution INDICIA de l'éditeur IVALUA.
Dès la première campagne d'utilisation de STAR pour la remontée des données 2004 (qui a permis de contribuer au rapport annuel 2004 du groupe), l'amélioration induite au sein de la procédure de reporting a été perceptible et appréciée. « Tout peut se faire en ligne, à commencer par la vérification et la validation des données transmises et, au besoin, la consultation de l'historique. L'accessibilité des données, au niveau des sites, comme pour nous, en terme de consolidation, c'est ce qui est le plus apprécié », constate Anne-Sophie Maurice, responsable du reporting Développement durable.
Capture, validation et restitution de données facilitées
Effectuée auparavant avec force tableaux Excel et, dans certains cas, sous Business Objects, l'opération de collecte, de transmission et d'analyse trimestrielle des données avait révélé ses limites. Pas assez fiabilisée car trop fastidieuse. A un point tel que les mesures de validation, prévues par la procédure de reporting, et qui s'imposent pour assurer un certain contrôle de conformité tant au niveau des métiers que des business units, n'étaient pas forcément appliquées.
Dès le deuxième exercice du groupe, en 2004, l'audit des commissaires aux comptes l'avait souligné: difficulté de validation, de restitution, de référence à l'historique des données, ressaisies multiples, au risque d'un manque de cohérence tant au niveau local que global. Le passage à un système de reporting adapté à la situation du groupe s'imposait. Avec une priorité mise sur la traçabilité et la facilité d'accès aux données, depuis leur source aux quatre coins du monde, jusqu'aux indicateurs consolidés.
L'appel d'offre pour un tel système d'information remédiant aux lacunes avérées du dispositif en place, a été lancé au printemps 2004. Visant un déploiement facile, via Internet et en mode sécurisé, afin d'être accessible par tous les sites de manière identique, dès juin, le choix d'Areva s'est précisé. Parmi six réponses d'éditeurs, rapidement réduites à deux solutions 100% Web, la consultation conduite conjointement par la Direction du développement durable et la Direction des systèmes d'information, a conclu en faveur d'Indicia, la solution présentée par l'éditeur Ivalua.
Au delà des fonctionnalités attendues de l'outil, à savoir: -être multilangue et ouvert à la compilation de multiples mesures; -permettre le contrôle de saisie et de cohérence et les allers-retour du pilotage du processus de collecte; -assurer la remontée et la restitution d'informations; -faciliter la tâche des représentants et correspondants des sites, avec des tableaux de bord prédéfinis qu'il leur suffirait d'alimenter en données, mais aussi, avec une certaine souplesse d'utilisation et la possibilité de requêtes ad hoc; le critère décisif –et commun à toutes ces fonctionnalités- s'est confirmé être la facilité d'accès et d'usage.
Facilité d'appropriation
« Des deux solutions restant en short list, celle d'Ivalua, globalement moins chère, tant à l'achat du logiciel que tout au long du projet, était aussi et surtout la plus conviviale », résume Anne-Sophie Maurice. Convivialité dans tous les sens du terme, puisque d'une part, le groupe et les directions concernées (Développement durable, DSI) souhaitaient, aussi vite et autant que possible, acquérir la maîtrise de l'outil, de son utilisation et de son adaptation aux besoins du groupe. D'autre part, afin de faire valoir d'emblée auprès du millier d'utilisateurs concernés, que cette nouvelle application leur faciliterait la tâche, la qualité de présentation et la facilité d'appropriation de l'outil étaient essentielles.
Un complément d'analyse et un prototype l'ont confirmé. De septembre à décembre 2004, le paramétrage puis la mise en oeuvre sur huit sites pilotes, prises en charge par deux développeurs de la DSI d'Areva, n'ont rencontré d'autres difficultés que celles inhérentes à la nécessité de mettre à niveau l'accessibilité au réseau de chacun des sites du groupe. « Le groupe tenait dès le départ à s'assurer une autonomie aussi complète que possible dans l'utilisation de l'outil », remarque la responsable du reporting.
Les délais, relativement serrés, ont été tenus. Au 15 décembre 2005, après affinement du paramétrage et reprise des données, le déploiement auprès des 1000 utilisateurs a permis à ceux-ci de se préparer, comme prévu, au premier reporting dès janvier 2005. Formation à la clef (avec l'aide d'un CD-Rom) et avec l'accompagnement de l'équipe de reporting. Dès la première utilisation, les avantages de l'outil commun, partagé par tous, quel que soit le site et la fonction, l'ont emporté sur les freins habituels ressentis lors d'un changement de pratique et d'outil.
Les procédures de collecte et de validation restaient les mêmes. Mais, au moins, étaient-elles facilitées lors de la saisie en ligne, par l'accès à des tables prédéfinies, et surtout par la possibilité de consulter tout document utile, en ligne, "avec les sorties graphiques souhaitées et qui sont particulièrement appréciées", souligne la responsable du reporting. Et ce, y compris pour l'historique des trois dernières années, d'accès si malaisé lorsqu'il fallait retrouver et compiler les résultats dans de multiples tableaux Excel.
Contrôle et Benchmark interne
L'application STAR répond ainsi aux exigences de gestion de la chaîne de reporting (fiabilité de la collecte, validation, traitement et analyse des données), aux impératifs d'administration des données (base de connaissances, base réglementaire, base de contacts) mais aussi au besoin d'aide à la décision (analyse multidimensionnelle) au niveau opérationnel et stratégique.
Le gain de temps, lors de la première collecte en janvier, n'était pas flagrant. De plus, c'était une première, en matière de reporting généralisé au sein du groupe Areva. Des ajustements, notamment la mise à niveau des réseaux et du dispositif de sécurité, étaient nécessaires. Avec le support technique de l'éditeur Ivalua et avec les consultants de Microsoft (dont Ivalua est partenaire certifié depuis 2002), les premières difficultés d'utilisation (des écrans trop lourds à charger, des accès réseaux lents) ont permis d'ajuster le tir notamment en simplifiant les accès et la présentation des écrans.
En revanche, pour les 300 personnes chargées de la validation aux divers niveaux (métier, business unit, région et Groupe), l'intérêt du travail en ligne a été d'emblée manifeste. Au delà de la collecte, chacun des utilisateurs (de celui qui saisit la donnée aux instances dirigeantes du Groupe AREVA, lesquels ont accès, pour consultation, aux données et aux tableaux de bord) a pu se rendre compte de l'intérêt de pouvoir ainsi opérer des comparaisons. Sans parler des diverses possibilités de consolidation et d'analyse multidimensionnelles (par site, métier, zone géographique, structure juridique) grâce à l'utilisation de Business Objects, en aval d'Indicia. Et d'envisager l'organisation d'un benchmark interne. « Déja, pour les sites appartenant à plusieurs business units, la contribution de chaque BU peut être mesurée selon des clefs de répartition prédéfinies », ajoute la responsable du reporting.
Autres reporting
La souplesse du paramétrage et l'ouverture de la solution Indicia ont dores et déjà permis de planifier un ajustement aux spécificités locales sans lourd investissement. « A terme, le système Star couvrira l'ensemble du reporting développement durable, en donnant à chaque site la possibilité d'intégrer les évolutions des réglementations locales, ce qui, dans un premier temps, n'est pas encore le cas. Mais cela correspond précisément à une des motivations du groupe qui amenait à s'approprier, dès l'achat du progiciel, le fonctionnement interne et les subtilités du paramétrage d'Indicia », note Anne-Sophie Maurice. Sachant que le même progiciel est déjà utilisé, au sein d'Areva, pour la remontée d'informations dans d'autres domaines, notamment en gestion des ressources humaines, pour le reporting des données sociales.
En effet, avantage majeur par rapport à des projets basés sur des développements spécifiques, la même plateforme peut accueillir en cohabitation diverses applications de même nature. Comme y incite d'ailleurs l'architecture d'Indicia en quatre modules (management de la chaîne de reporting, gestion du contenu, management des plans d'action, le tout couvert par le système d'administration) ainsi que son fonctionnement 100% web (en portail) qui réduit considérablement l'effort de déploiement.
« C'est la recommandation du groupe: étendre l'utilisation de cette plateforme de reporting avancé, à tout domaine qui s'y prête, ne serait-ce que pour réduire l'effort d'adaptation, de formation et d'accompagnement que cela suppose », conclut Anne-Sophie Maurice.
Dès sa création en 2001, le groupe Areva a fait du développement durable la clef de voûte de sa stratégie industrielle. Les métiers exercés par pôle (amont, réacteurs et services, aval, transmission et distribution), dans le domaine de la production d'énergie nucléaire et de l'acheminement de l'électricité, et par son pôle connectique (télécom, informatique, automobile) réclament une politique volontariste d'innovation et de croissance socialement responsable et respectueuse de l'environnement. Pour les 70 000 salariés du groupe, répartis dans une quarantaine de pays, cet engagement est concrétisé par la démarche Areva Way. Démarche épaulée, depuis 2002, par le suivi régulier d'une centaine d'indicateurs dans des domaines aussi divers que la santé, la sûreté et la sécurité, la prévention et la maîtrise des risques, le respect de l'environnement, l'intégration dans les territoires et le développement local, mais aussi la performance économique et les données sociales (effectifs, rémunérations, formation…) des établissements et des business units.
Reporting trimestriel
Chacune de ces 223 entités (sites tertiaires et industriels) rend compte trimestriellement auprès de la Direction du développement durable et du progrès continu d'Areva, via un réseau de correspondants et d'experts. Selon le "protocole d'indicateurs" en vigueur qui guide la collecte des données, quelques 1000 personnes sont ainsi impliquées dans la saisie, la validation, le contrôle et la consolidation de ces indicateurs.
Le tout médiatisé, depuis janvier 2005, par le système d'information STAR (Sustainability Tool for Advanced Reporting) construit sur la base de la solution INDICIA de l'éditeur IVALUA.
Dès la première campagne d'utilisation de STAR pour la remontée des données 2004 (qui a permis de contribuer au rapport annuel 2004 du groupe), l'amélioration induite au sein de la procédure de reporting a été perceptible et appréciée. « Tout peut se faire en ligne, à commencer par la vérification et la validation des données transmises et, au besoin, la consultation de l'historique. L'accessibilité des données, au niveau des sites, comme pour nous, en terme de consolidation, c'est ce qui est le plus apprécié », constate Anne-Sophie Maurice, responsable du reporting Développement durable.
Capture, validation et restitution de données facilitées
Effectuée auparavant avec force tableaux Excel et, dans certains cas, sous Business Objects, l'opération de collecte, de transmission et d'analyse trimestrielle des données avait révélé ses limites. Pas assez fiabilisée car trop fastidieuse. A un point tel que les mesures de validation, prévues par la procédure de reporting, et qui s'imposent pour assurer un certain contrôle de conformité tant au niveau des métiers que des business units, n'étaient pas forcément appliquées.
Dès le deuxième exercice du groupe, en 2004, l'audit des commissaires aux comptes l'avait souligné: difficulté de validation, de restitution, de référence à l'historique des données, ressaisies multiples, au risque d'un manque de cohérence tant au niveau local que global. Le passage à un système de reporting adapté à la situation du groupe s'imposait. Avec une priorité mise sur la traçabilité et la facilité d'accès aux données, depuis leur source aux quatre coins du monde, jusqu'aux indicateurs consolidés.
L'appel d'offre pour un tel système d'information remédiant aux lacunes avérées du dispositif en place, a été lancé au printemps 2004. Visant un déploiement facile, via Internet et en mode sécurisé, afin d'être accessible par tous les sites de manière identique, dès juin, le choix d'Areva s'est précisé. Parmi six réponses d'éditeurs, rapidement réduites à deux solutions 100% Web, la consultation conduite conjointement par la Direction du développement durable et la Direction des systèmes d'information, a conclu en faveur d'Indicia, la solution présentée par l'éditeur Ivalua.
Au delà des fonctionnalités attendues de l'outil, à savoir: -être multilangue et ouvert à la compilation de multiples mesures; -permettre le contrôle de saisie et de cohérence et les allers-retour du pilotage du processus de collecte; -assurer la remontée et la restitution d'informations; -faciliter la tâche des représentants et correspondants des sites, avec des tableaux de bord prédéfinis qu'il leur suffirait d'alimenter en données, mais aussi, avec une certaine souplesse d'utilisation et la possibilité de requêtes ad hoc; le critère décisif –et commun à toutes ces fonctionnalités- s'est confirmé être la facilité d'accès et d'usage.
Facilité d'appropriation
« Des deux solutions restant en short list, celle d'Ivalua, globalement moins chère, tant à l'achat du logiciel que tout au long du projet, était aussi et surtout la plus conviviale », résume Anne-Sophie Maurice. Convivialité dans tous les sens du terme, puisque d'une part, le groupe et les directions concernées (Développement durable, DSI) souhaitaient, aussi vite et autant que possible, acquérir la maîtrise de l'outil, de son utilisation et de son adaptation aux besoins du groupe. D'autre part, afin de faire valoir d'emblée auprès du millier d'utilisateurs concernés, que cette nouvelle application leur faciliterait la tâche, la qualité de présentation et la facilité d'appropriation de l'outil étaient essentielles.
Un complément d'analyse et un prototype l'ont confirmé. De septembre à décembre 2004, le paramétrage puis la mise en oeuvre sur huit sites pilotes, prises en charge par deux développeurs de la DSI d'Areva, n'ont rencontré d'autres difficultés que celles inhérentes à la nécessité de mettre à niveau l'accessibilité au réseau de chacun des sites du groupe. « Le groupe tenait dès le départ à s'assurer une autonomie aussi complète que possible dans l'utilisation de l'outil », remarque la responsable du reporting.
Les délais, relativement serrés, ont été tenus. Au 15 décembre 2005, après affinement du paramétrage et reprise des données, le déploiement auprès des 1000 utilisateurs a permis à ceux-ci de se préparer, comme prévu, au premier reporting dès janvier 2005. Formation à la clef (avec l'aide d'un CD-Rom) et avec l'accompagnement de l'équipe de reporting. Dès la première utilisation, les avantages de l'outil commun, partagé par tous, quel que soit le site et la fonction, l'ont emporté sur les freins habituels ressentis lors d'un changement de pratique et d'outil.
Les procédures de collecte et de validation restaient les mêmes. Mais, au moins, étaient-elles facilitées lors de la saisie en ligne, par l'accès à des tables prédéfinies, et surtout par la possibilité de consulter tout document utile, en ligne, "avec les sorties graphiques souhaitées et qui sont particulièrement appréciées", souligne la responsable du reporting. Et ce, y compris pour l'historique des trois dernières années, d'accès si malaisé lorsqu'il fallait retrouver et compiler les résultats dans de multiples tableaux Excel.
Contrôle et Benchmark interne
L'application STAR répond ainsi aux exigences de gestion de la chaîne de reporting (fiabilité de la collecte, validation, traitement et analyse des données), aux impératifs d'administration des données (base de connaissances, base réglementaire, base de contacts) mais aussi au besoin d'aide à la décision (analyse multidimensionnelle) au niveau opérationnel et stratégique.
Le gain de temps, lors de la première collecte en janvier, n'était pas flagrant. De plus, c'était une première, en matière de reporting généralisé au sein du groupe Areva. Des ajustements, notamment la mise à niveau des réseaux et du dispositif de sécurité, étaient nécessaires. Avec le support technique de l'éditeur Ivalua et avec les consultants de Microsoft (dont Ivalua est partenaire certifié depuis 2002), les premières difficultés d'utilisation (des écrans trop lourds à charger, des accès réseaux lents) ont permis d'ajuster le tir notamment en simplifiant les accès et la présentation des écrans.
En revanche, pour les 300 personnes chargées de la validation aux divers niveaux (métier, business unit, région et Groupe), l'intérêt du travail en ligne a été d'emblée manifeste. Au delà de la collecte, chacun des utilisateurs (de celui qui saisit la donnée aux instances dirigeantes du Groupe AREVA, lesquels ont accès, pour consultation, aux données et aux tableaux de bord) a pu se rendre compte de l'intérêt de pouvoir ainsi opérer des comparaisons. Sans parler des diverses possibilités de consolidation et d'analyse multidimensionnelles (par site, métier, zone géographique, structure juridique) grâce à l'utilisation de Business Objects, en aval d'Indicia. Et d'envisager l'organisation d'un benchmark interne. « Déja, pour les sites appartenant à plusieurs business units, la contribution de chaque BU peut être mesurée selon des clefs de répartition prédéfinies », ajoute la responsable du reporting.
Autres reporting
La souplesse du paramétrage et l'ouverture de la solution Indicia ont dores et déjà permis de planifier un ajustement aux spécificités locales sans lourd investissement. « A terme, le système Star couvrira l'ensemble du reporting développement durable, en donnant à chaque site la possibilité d'intégrer les évolutions des réglementations locales, ce qui, dans un premier temps, n'est pas encore le cas. Mais cela correspond précisément à une des motivations du groupe qui amenait à s'approprier, dès l'achat du progiciel, le fonctionnement interne et les subtilités du paramétrage d'Indicia », note Anne-Sophie Maurice. Sachant que le même progiciel est déjà utilisé, au sein d'Areva, pour la remontée d'informations dans d'autres domaines, notamment en gestion des ressources humaines, pour le reporting des données sociales.
En effet, avantage majeur par rapport à des projets basés sur des développements spécifiques, la même plateforme peut accueillir en cohabitation diverses applications de même nature. Comme y incite d'ailleurs l'architecture d'Indicia en quatre modules (management de la chaîne de reporting, gestion du contenu, management des plans d'action, le tout couvert par le système d'administration) ainsi que son fonctionnement 100% web (en portail) qui réduit considérablement l'effort de déploiement.
« C'est la recommandation du groupe: étendre l'utilisation de cette plateforme de reporting avancé, à tout domaine qui s'y prête, ne serait-ce que pour réduire l'effort d'adaptation, de formation et d'accompagnement que cela suppose », conclut Anne-Sophie Maurice.