Novasep fait confiance à Hyperion HFM pour piloter l'ensemble de ses activités financières

Hyperion (Nasdaq : HYSL), leader mondial des logiciels de Business Performance Management, annonce que Novasep, société spécialisée dans la séparation moléculaire par chromatographie, a retenu sa solution Hyperion HFM pour piloter l'ensemble de ses activités financières.

L'entreprise lorraine NOVASEP est spécialisée dans la séparation
moléculaire par chromatographie. Cette technique de purification est mise en oeuvre, en particulier, pour produire les molécules utilisées par les laboratoires pharmaceutiques durant les phases de recherche et de mise au point des nouveaux médicaments puis, durant les phases de production une fois le médicament commercialisé. Créée en 1995 par Roger-Marc Nicoud, NOVASEP s'est depuis, considérablement développée sur un marché mondial porté par l'innovation. Après le rachat de son concurrent direct en 1999, son implantation aux Etats Unis, puis au Japon en 2000, NOVASEP a accéléré sa croissance internationale à partir de son siège à Pompey. Une nouvelle acquisition en 2003, puis une autre en 2004 et l'intégration de trois nouvelles sociétés en France, en Allemagne et en Suisse viennent compléter la structure d'une entreprise de pointe qui emploie aujourd'hui plus 1.500 collaborateurs pour un CA de 300 millions d'euros réalisé pour 80% à l'exportation.

« La jeune histoire de NOVASEP est faite d'acquisitions, de fusions, de créations de filiales, de rapprochement et d'intégration avec de multiples entreprises. Ce bouillonnement témoigne à la fois du dynamisme de la société et de l'innovation du secteur, » se plaît à évoquer Olivier Legrand, Vice Président Finance, NOVASEP. « Jusqu'en 2003, le nombre d'entités juridiques étaient encore limité et notre développement restait gérable avec des outils légers. Nous pouvions encore piloter l'entreprise en empilant une dizaine de feuilles Excel alimentées à partir de nos outils comptables. A partir de 2004, notre croissance organique et différentes acquisitions sont venues complexifier notre gestion et nous devions faire
face à un vrai problème de consolidation. Nous avons recruté des
collaborateurs de talent mais en l'absence d'outils adaptés nous nous sommes rapidement retrouvés face à une liasse de 50 feuilles Excel d'une manipulation délicate et peu sûre, source de nombreuses erreurs et imperfections. »

En 2005, la situation est devenue encore plus complexe car, au-delà des ses propres besoins d'outils de gestion et de pilotage, l'un des objectifs de NOVASEP est de préparer son introduction en bourse. « L'équipe de direction, répartie sur plusieurs sites, souhaitait partager plusieurs tableaux de bord afin d'appréhender les facteurs clefs de nos activités et d'en piloter au plus près l'optimisation. A cause de notre présence internationale, nous travaillons selon les normes comptables françaises, les US GAAP et les IFRS et le tout en plusieurs devises dont principalement l'euro, le dollar, le yen et le yuan. Entre nos besoins de pilotage, notre forte croissance, la multiplication de nos implantations et notre objectif d'introduction en bourse, il est évident que nous ne pouvions plus nous contenter d'un simple tableur. »

Une solution adaptée aux besoins de standardisation des données

Si jusqu'en 2004, l'utilisation d'Excel était suffisant pour manager l'ensemble des données comptables et financières, la croissance organique de Novasep a compliqué la donne et l'entreprise a du faire face à un réel
problème de consolidation. Les outils existants étaient largement
insuffisants face aux trop nombreuses sources de données, toutes délicates à manier. A cela est venue s'ajouter l'introduction en bourse en 2005. Le projet Hyperion a vu le jour à ce moment-là : « Nous avons balayé l'ensemble des offres du marché à la recherche d'un outil de gestion budgétaire, de consolidation et de reporting. A partir des plus grands éditeurs d'ERP ou de bases de données, en passant par des solutions plus spécialisées ou plus locales, nous avons retenu deux offres en short list.
Le choix final d'Hyperion HFM s'est fait sur la base de critères simples, outre la qualité des produits, la réactivité des équipes de l'éditeur et de Klee Performance, nous avons apprécié la présence internationale d'Hyperion et sa capacité à gérer des contraintes réglementaires multiples. » évoque Olivier Legrand, Vice-Président Finance de Novasep.

Moins de huit mois pour supprimer tous les tableurs Excel

La solution a du répondre à des contraintes temporelles très strictes : « Chez nous, un mois équivaut à un an d'une entreprise traditionnelle. Tout va donc très vite. Notre projet devait adopter le rythme de notre développement. Une fois la décision prise en mai 2005, tous les outils de reporting étaient déployés et opérationnels à la fin du mois d'août et nous avons réalisé notre première consolidation en septembre de la même année.
Ce planning très serré a pu être tenu grâce à plusieurs facteurs essentiels. Tout d'abord, tout le management de Novasep s'est totalement impliqué dans la réussite du projet. L'outil Hyperion, en lui-même s'est installé très facilement et ses fonctionnalités et ses performances ont su répondre parfaitement à nos attentes. » déclare Olivier Legrand.

« De plus, les équipes de Klee Performance ont su se mettre à notre disposition pour démarrer le projet dès le lendemain de la décision. Leurs compétences, leur expérience et leur savoir-faire ont été décisifs pour lé réussite du projet. Enfin, nous avons su nous concentrer, au moins dans les premières phases, sur les besoins essentiels et utiliser les fonctions standard de HFM. Ces fonctions reflètent l'expérience d'Hyperion et correspondent à la majorité des besoins à satisfaire en priorité. C'est ainsi que nous avons pu tenir des délais très serrés tout en répondant à 95% de nos besoins. » ajoute-t-il.

Au 1er janvier 2006, tous les tableaux Excel avaientt disparu au sein de Novasep. Les collaborateurs ont désormais une confiance totale dans les chiffres qu'ils obtiennent, et ils peuvent les partager instantanément sous une forme unifiée et exacte. Une quinzaine de personnes utilisent Hyperion HFM actuellement et une trentaine d'utilisateurs ponctuels consultent les informations produites. La réussite du projet est telle que le groupe Rockwood, principal actionnaire de Novasep, a également décidé de retenir les solutions Hyperion.