Le jeu des 7 différences : MDM Client / Produit vs MDM Finance

Le MDM Finance permet de centraliser, ajouter, modifier, nettoyer, mettre en correspondance, organiser en hiérarchies, analyser et partager les données de référence des nombreuses et diverses applications du département Finance afin d’en assurer la cohérence. Ces « Master Data » couramment gérées dans le système d’information Finance sont : les plans de comptes, les entités juridiques, l’organisation et les différents axes analytiques.

La mise en place d’une solution dédiée à la gestion du référentiel Finance a pour but de simplifier et fluidifier les processus de mise à jour des données de référence qui sont trop souvent basés sur l’échange d’emails et l’utilisation de multiples feuilles Excel. Cela permet notamment d’être plus réactif aux événements de l’entreprise : fusion, acquisition, réorganisation. Les bénéfices attendus de la mise en place d’une telle solution sont un gain de temps et la fiabilité des données dans des processus financiers comme le fast/smart close ou la réconciliation entre la consolidation statutaire et le budget.

1. L’organisation des données en hiérarchies.

Les données de référence Finance nécessitent une organisation hiérarchique afin de répondre au besoin d’analyse des différents métiers de l’entreprise. Ce qui constitue une différence avec les MDM Client / Produit qui proposent une vision en liste qui facilite la mise en qualité des « master data ». Ces hiérarchies sont souvent complexes et représentent les mêmes notions de base mais organisées différemment : elles peuvent être principales, secondaires, parallèles ou alternatives. Les « mappings » permettront de mettre en correspondance les éléments de hiérarchies différentes. Ainsi des entités pourront être organisées de manière géographique : par Continent / Région / Pays / Territoires pour des analyses de la marge pour le département commercial ou bien, organisées par activité : Métiers / Départements / Business Units pour servir le département Contrôle de gestion. Un compte de résultat comporte lui aussi différentes hiérarchies : par nature et soldes intermédiaires de gestion (vision comptable), ou par destination (vision analytique). Ces structures hiérarchiques seront synchronisées avec les applications qui utilisent un format à base de relations père/fils : applications financières (planning, consolidation, répartition des coûts, consolidation de gestion) et dans les applications de Business Intelligence (cubes multidimensionnels). Il est donc important de prendre en compte dans le MDM Finance cette spécificité hiérarchique afin d'établir un langage commun pour toutes les applications cibles.

2. Les versions du référentiel.

Pour définir les MDM Client / Produit, on évoque souvent la notion de « single version of the truth » qui établit une version de référence pour les applications clientes du référentiel. Cette version conserve la traçabilité et l’historique de tous les événements survenus sur les données unitaires. Le MDM Finance suit cette même logique. Il doit en plus, constituer des versions supplémentaires de référentiels à des dates différentes : plan de comptes correspondant au cycle budgétaire d’une période, organisation de l’entreprise pour la prochaine année fiscale. Celles-ci pourront être comparées entre elles à des fins d’analyse. Ces versions permettent de figer le référentiel dans le temps et de l’archiver, ce qui est très utile notamment pour la publication de résultats pro forma. Cela permet également de construire des versions futures à des fins de simulation et effectuer des analyses d’impact sans modifier les systèmes cibles. Ce travail sur une version future permet donc de ne pas altérer les applications cibles durant le processus de réorganisation, et de réduire le temps d’intégration de cette nouvelle version dans les applications opérationnelles. Ces versions permettent une traçabilité des modifications afin de répondre aux exigences de contrôle et de traçabilité de la loi Sarbanes-Oxley.

3. L’intégration dans le Système d’Information.

L’intégration complète du MDM Client / Produit au sein du Système d’information est essentielle car elle permet d’effectuer une synchronisation des données en temps réel pour maintenir en permanence la cohérence du référentiel avec les applications concernées. Le MDM Finance ne nécessite pas forcement une intégration aussi poussée. En effet, le besoin de la Finance est de constituer un référentiel complet (les comptes, l’organisation, les axes d’analyse et leurs attributs) intégrant toutes les modifications des utilisateurs effectuées pendant une période donnée. Ce référentiel pourra ainsi être diffusé dans les applications cibles à une fréquence qui correspond à des événements métiers comme la période budgétaire, la période de consolidation des comptes ou les analyse journalières, mensuelles. A ce titre, le temps réel n’est pas une nécessité pour le MDM Finance. L’investissement dans une intégration de bout en bout avec les systèmes sources ou cibles peut être économisé au profit d’échanges de fichiers ou d’alimentation de tables de bases de données ce qui, d’ailleurs, rendra cette solution de MDM Finance non intrusive.

4. La volumétrie.

Le MDM Client / Produit centralise les « master data » et ses nombreux attributs pour les clients et les produits afin de constituer la référence (« golden record »). Il doit donc prendre en charge des volumes importants de données. L’infrastructure est alors un enjeu important dans la réussite du projet. Le MDM Finance centralise des structures analytiques et leurs attributs : Plans de comptes, vision hiérarchique de l’organisation et axes d’analyses. Les volumes et les échanges entre applications sont donc beaucoup moins importants et plus prédictifs. A titre d’exemple, le nombre de comptes dans un ou plusieurs plans de comptes se compte en milliers d’itérations alors que le nombre de clients du secteur Telecom ou les produits (et ses composants associés, leur nomenclature - gamme) dans le secteur Industriel se mesure en millions d’enregistrements.

5. La qualité des données.

Pour le MDM Client / Produit, il s’agit avant tout de qualifier les données des clients et des produits, issues des différents systèmes pour s’assurer de la cohérence de toutes les informations unitaires. Au vu du volume important des informations à traiter, un taux de fiabilité des données proche de 99% est un objectif acceptable. Pour le MDM finance, la qualité ne se concentre pas uniquement sur les attributs d’un compte ou d’une entité mais également sur l’ensemble que constitue la hiérarchie ou même, le référentiel complet. Ainsi une entité rattachée par erreur à un territoire commercial plutôt qu’à un autre, aura une incidence sur le revenu reconnu par territoire. Les données financières exigent donc un niveau de qualité optimal qui est réalisé à l’aide de règles de gestion métiers. Une seule erreur dans le Référentiel Finance peut avoir des conséquences importantes notamment dans la publication des résultats financiers des sociétés cotées.

6. L’Interface utilisateur.

L’utilisateur d’un MDM Finance a besoin d’une interface spécifique car ses applications usuelles (solution budgétaire, ERPs finance …) ne possèdent pas les fonctionnalités suffisantes pour mettre à jour et analyser les données de référence au niveau de l’entreprise. A la différence du MDM Client / Produit ou l’utilisateur final peut faire vivre son référentiel au travers de son application métier habituelle (CRM, Call center par exemple dans le cas du MDM Client). Une application dédiée avec une interface simple et conviviale va non seulement permettre à l’utilisateur métier de la Finance (Comptables, Contrôleur de gestion, Consolideur, Data Manager, Data Steward….) de saisir et modifier les données de référence de son périmètre, mais également à l’administrateur en central, d’analyser et simuler les changements avant de les diffuser aux applications cibles en respectant les processus de gouvernance de l’entreprise. De par sa convivialité, cette interface peut également être mise à la disposition de clients externes comme les commissaires aux comptes qui sont de plus en plus désireux de comprendre l’évolution du référentiel financier.

7. La Gouvernance.

La mise en place d’une solution de MDM finance permet de simplifier les processus de mise à jour du référentiel et d’assurer la cohérence de celui-ci afin d’en faire profiter les nombreuses applications du système d’information finance. Les acteurs du MDM Finance ont besoin de valider entre eux l’intégralité d’une version de référentiel avant de la diffuser aux applications cibles. L’utilisation d’un workflow d’approbation, qui peut comprendre plusieurs niveaux, facilite et organise cette campagne de changements. Celle-ci peut être intégrée à une campagne budgétaire ou faire partie du processus de réduction des délais de clôture par exemple. Ces processus doivent être encadrés par un sponsor, de préférence métier (Directeur Administratif et Financier, Directeur du Contrôle de gestion, Directeur des comptabilités). Il sera également assisté d’un comité de gouvernance chargé d’arbitrer et de veiller au respect des bonnes pratiques en conformité avec les réglementations comme la Loi Sarbanes-Oxley et la gouvernance globale de l’entreprise. Cet organe de contrôle peut être constitué d’acteurs techniques (pour leur vision globale du SI Finance et leur connaissance technique des systèmes) et fonctionnels (pour la connaissance métier indispensable à la définition des règles de validations et les processus associés). L’objectif pour les utilisateurs métiers, étant de se réapproprier la responsabilité de leurs données de référence dans leur périmètre de responsabilité.

Comme les autres domaines du Master Data Management, le MDM Finance possède donc ses particularités. Certains éditeurs de logiciels l’ont bien compris en proposant une solution de MDM Finance qui réunit toutes les fonctionnalités nécessaires pour simplifier et fluidifier les processus de mise à jour du référentiel Finance afin d’en assurer la cohérence. Reste maintenant à convaincre les Directions Financières d’optimiser le processus de gestion du référentiel Finance à l’aide de cette solution dédiée.

Disclaimer: the views expressed are my own and do not necessarily reflect the views of Oracle