Jean-Jacques Thomasson, ingénieur d’affaires et expert senior en Gestion de Contenu, Euriware
« Le temps perdu à chercher un document n’est pas moins précieux que le temps d’usinage d’une pièce* ». On estime à 40% le temps de travail perdu par les ingénieurs à rechercher de la documentation technique.
L’information est un patrimoine important de l’entreprise qu’il faut savoir préserver : avec le remplacement de machines, la délocalisation de chaines techniques et le départ d’experts, ce sont des millions d’informations qui, par unité de production, doivent être retranscrits et conservés à des fins de transmission, de preuve ou de respect des exigences réglementaires. Il est donc primordial de bien classifier et archiver cette documentation technique et organisationnelle en un socle unique et partagé.
Notre époque vit un véritable tsunami numérique. Mais dans les entreprises du monde industriel, la pyramide de gestion de l’information est inversée : la direction est confrontée à de très fortes volumétries de documents stratégiques, alors que la production doit au contraire disposer d’informations métier très précises, pour la conception, la fabrication et la livraison de produits conformes aux exigences des clients.
Les outils de GED permettent d’aligner processus documentaires et processus métiers, encore faut-il confier cette tâche de transposition à un professionnel aguerri de ces questions.
La gestion de la documentation technique se complexifie, car de nouveaux paradigmes viennent s’y greffer :
- Une interconnexion de plus en plus fine entre les systèmes informatiques et les données : Tous les systèmes (ERP, PLM, MES, etc) sont connectés et échangent des données. Tous les flux, processus ou modifications apportés au SI doivent être parfaitement documentés afin d’éviter, le plus possible, les anomalies de fonctionnement pour mieux comprendre ces dernières lorsqu’elles surviennent.
- Un changement d’usage des utilisateurs : en permanence connectés, les utilisateurs consomment et génèrent en même temps de l’information. Ainsi, le nombre de documents transférés ou dupliqués ne fait qu’augmenter, et ce, de manière exponentielle avec la montée en puissance des terminaux mobiles. Des règles précises de fabrication, de gestion et de diffusion des documents doivent être définies pour que ces « consom’acteurs » ne perdent pas quatre fois leur temps (savoir où trouver l’information, la trouver, produire un document et le ranger correctement).
- Le développement de produits de plus en plus intelligents et connectés : les produits, auparavant « passifs » connectés, sont devenus intelligents et communicants. Les projets ne peuvent fonctionner que si la documentation de production est parfaitement gérée et partagée entre sous-traitants et donneurs d’ordre. Par exemple, la voiture va disposer, de plus en plus, de ressources multiples : c’est elle qui mettra directement à jour ses logiciels embarqués ou sa documentation en dialoguant avec un serveur central, c’est aussi elle qui émettra des signaux de sécurité permettant de gérer la sécurité routière et la durée des feux rouges ; elle reconnaîtra son conducteur et lui affichera le trafic routier jusqu’à son bureau le matin ou lui proposera un itinéraire routier tenant compte de ses préférences. La maîtrise des flux documentaires est indispensable à la réussite des projets industriels multipartenaires. Les enjeux sur leur normalisation sont immenses.
Face à cette complexité, les unités de production doivent maintenir le cap et garder en ligne de mire leurs objectifs de production. La performance industrielle se joue sur quatre axes, pour lesquels la GED a un rôle primordial à jouer :
- la réduction des coûts de production : l’expert GED alimentera le système documentaire avec les retours d’expérience et les retours terrain, afin de réduire les pannes fortuites et la durée des opérations de maintenance préventive (directement liée à la qualité de la documentation de maintenance).
- la chasse à la non-qualité : l’expert GED s’intéressera au processus d’approvisionnement et plus particulièrement à la constitution, gestion et mise à jour des dossiers de définition des pièces de rechange. Un client a, par exemple, estimé qu’il pourrait gagner 50% du coût de possession de son stock de rechange en supprimant les erreurs de commande, en modernisant sa gestion documentaire, et 10% du temps humain de l’équipe qui gère les dossiers de définition des pièces de rechange.
- la protection contre les risques : le risque industriel n’est pas tant le risque d’explosion que le risque de multiplication de simples litiges juridiques qui nécessitent une maîtrise parfaite des fonds documentaires. La conformité aux exigences réglementaires relève de la même approche. L’expert GED va ici s’intéresser aux documents qui font preuve, à leur traçabilité et leur archivage probant.
- le prolongement de la durée de vie des installations et équipements : dans le cadre de projets de gestion de patrimoine industriel, l’expert GED travaillera avec des spécialistes de la gestion des connaissances pour mettre en place un ensemble de dispositifs essentiels aux nouvelles générations qui succèdent aux experts partis en retraite. Cela va de la constitution de corpus de savoir-faire métier à des outils de navigation dans l’information numérique laissée à leur départ par les retraités. Les problèmes de maintenance seront exacerbés : les installations « prolongées » ayant des usures initialement non-prévues. Les coûts ne pourront restés constants que si ceux liés à la recherche de la bonne information diminuent.
Le document est un enjeu économique réel pour l’entreprise, doublé d’obligations réglementaires en matière d’archivage. Face au tsunami numérique, il convient d’organiser le savoir de l’entreprise avec un système de GED industriel, qui permettra à la fois aux équipes de gagner en efficacité, à l’entreprise de gagner en rentabilité, mais aussi de se prémunir face à d’éventuels risques aux conséquences plus ou moins fâcheuses. Nous pouvons citer le rapport de l’EASA (Agence européenne de sécurité aérienne) de 2012 dans lequel on découvre que des anomalies de documentation ont été relevées par les enquêteurs dans 25% des incidents, 44% des incidents graves, et 43% des accidents d’avion. Or, dans le domaine juridique, il faut toujours considérer le document comme faisant office de preuve : en fonction de la qualité avec laquelle il aura été géré, il peut renforcer ou amoindrir le niveau de protection d’une société.
En conclusion, l’augmentation vertigineuse des quantités de données échangées entre les systèmes va contraindre les entreprises à un renforcement de la documentation technique desdits systèmes. S’y préparer dès maintenant s’impose aux entreprises qui ne voudront pas, plus tard, être prises de court et voir leur niveau de compétitivité baisser.
*Big Content : flux massifs de documents pouvant vite devenir ingérables
*www.jiteconline.com – Le dossier technologique des pays de Savoie – N°120 juin 2008
L’information est un patrimoine important de l’entreprise qu’il faut savoir préserver : avec le remplacement de machines, la délocalisation de chaines techniques et le départ d’experts, ce sont des millions d’informations qui, par unité de production, doivent être retranscrits et conservés à des fins de transmission, de preuve ou de respect des exigences réglementaires. Il est donc primordial de bien classifier et archiver cette documentation technique et organisationnelle en un socle unique et partagé.
Notre époque vit un véritable tsunami numérique. Mais dans les entreprises du monde industriel, la pyramide de gestion de l’information est inversée : la direction est confrontée à de très fortes volumétries de documents stratégiques, alors que la production doit au contraire disposer d’informations métier très précises, pour la conception, la fabrication et la livraison de produits conformes aux exigences des clients.
Les outils de GED permettent d’aligner processus documentaires et processus métiers, encore faut-il confier cette tâche de transposition à un professionnel aguerri de ces questions.
La gestion de la documentation technique se complexifie, car de nouveaux paradigmes viennent s’y greffer :
- Une interconnexion de plus en plus fine entre les systèmes informatiques et les données : Tous les systèmes (ERP, PLM, MES, etc) sont connectés et échangent des données. Tous les flux, processus ou modifications apportés au SI doivent être parfaitement documentés afin d’éviter, le plus possible, les anomalies de fonctionnement pour mieux comprendre ces dernières lorsqu’elles surviennent.
- Un changement d’usage des utilisateurs : en permanence connectés, les utilisateurs consomment et génèrent en même temps de l’information. Ainsi, le nombre de documents transférés ou dupliqués ne fait qu’augmenter, et ce, de manière exponentielle avec la montée en puissance des terminaux mobiles. Des règles précises de fabrication, de gestion et de diffusion des documents doivent être définies pour que ces « consom’acteurs » ne perdent pas quatre fois leur temps (savoir où trouver l’information, la trouver, produire un document et le ranger correctement).
- Le développement de produits de plus en plus intelligents et connectés : les produits, auparavant « passifs » connectés, sont devenus intelligents et communicants. Les projets ne peuvent fonctionner que si la documentation de production est parfaitement gérée et partagée entre sous-traitants et donneurs d’ordre. Par exemple, la voiture va disposer, de plus en plus, de ressources multiples : c’est elle qui mettra directement à jour ses logiciels embarqués ou sa documentation en dialoguant avec un serveur central, c’est aussi elle qui émettra des signaux de sécurité permettant de gérer la sécurité routière et la durée des feux rouges ; elle reconnaîtra son conducteur et lui affichera le trafic routier jusqu’à son bureau le matin ou lui proposera un itinéraire routier tenant compte de ses préférences. La maîtrise des flux documentaires est indispensable à la réussite des projets industriels multipartenaires. Les enjeux sur leur normalisation sont immenses.
Face à cette complexité, les unités de production doivent maintenir le cap et garder en ligne de mire leurs objectifs de production. La performance industrielle se joue sur quatre axes, pour lesquels la GED a un rôle primordial à jouer :
- la réduction des coûts de production : l’expert GED alimentera le système documentaire avec les retours d’expérience et les retours terrain, afin de réduire les pannes fortuites et la durée des opérations de maintenance préventive (directement liée à la qualité de la documentation de maintenance).
- la chasse à la non-qualité : l’expert GED s’intéressera au processus d’approvisionnement et plus particulièrement à la constitution, gestion et mise à jour des dossiers de définition des pièces de rechange. Un client a, par exemple, estimé qu’il pourrait gagner 50% du coût de possession de son stock de rechange en supprimant les erreurs de commande, en modernisant sa gestion documentaire, et 10% du temps humain de l’équipe qui gère les dossiers de définition des pièces de rechange.
- la protection contre les risques : le risque industriel n’est pas tant le risque d’explosion que le risque de multiplication de simples litiges juridiques qui nécessitent une maîtrise parfaite des fonds documentaires. La conformité aux exigences réglementaires relève de la même approche. L’expert GED va ici s’intéresser aux documents qui font preuve, à leur traçabilité et leur archivage probant.
- le prolongement de la durée de vie des installations et équipements : dans le cadre de projets de gestion de patrimoine industriel, l’expert GED travaillera avec des spécialistes de la gestion des connaissances pour mettre en place un ensemble de dispositifs essentiels aux nouvelles générations qui succèdent aux experts partis en retraite. Cela va de la constitution de corpus de savoir-faire métier à des outils de navigation dans l’information numérique laissée à leur départ par les retraités. Les problèmes de maintenance seront exacerbés : les installations « prolongées » ayant des usures initialement non-prévues. Les coûts ne pourront restés constants que si ceux liés à la recherche de la bonne information diminuent.
Le document est un enjeu économique réel pour l’entreprise, doublé d’obligations réglementaires en matière d’archivage. Face au tsunami numérique, il convient d’organiser le savoir de l’entreprise avec un système de GED industriel, qui permettra à la fois aux équipes de gagner en efficacité, à l’entreprise de gagner en rentabilité, mais aussi de se prémunir face à d’éventuels risques aux conséquences plus ou moins fâcheuses. Nous pouvons citer le rapport de l’EASA (Agence européenne de sécurité aérienne) de 2012 dans lequel on découvre que des anomalies de documentation ont été relevées par les enquêteurs dans 25% des incidents, 44% des incidents graves, et 43% des accidents d’avion. Or, dans le domaine juridique, il faut toujours considérer le document comme faisant office de preuve : en fonction de la qualité avec laquelle il aura été géré, il peut renforcer ou amoindrir le niveau de protection d’une société.
En conclusion, l’augmentation vertigineuse des quantités de données échangées entre les systèmes va contraindre les entreprises à un renforcement de la documentation technique desdits systèmes. S’y préparer dès maintenant s’impose aux entreprises qui ne voudront pas, plus tard, être prises de court et voir leur niveau de compétitivité baisser.
*Big Content : flux massifs de documents pouvant vite devenir ingérables
*www.jiteconline.com – Le dossier technologique des pays de Savoie – N°120 juin 2008