Opérateur du service postal universel en France, au service de 26 millions de foyers et d'entreprises, la Poste inscrit son approche du développement durable dans une logique économique. Etre "solidaire avec le futur", pour les quatre métiers du groupe que sont le Courrier, le Colis et l'Express, le Grand Public et la Banque Postale, c'est conjuguer responsabilité sociale et environnementale avec efficacité et rentabilité de l'entreprise. Avec une organisation forte de 18000 sites et de 300 000 salariés répartis sur l’ensemble du territoire, autant dire que la concrétisation sur les quatre axes de cette démarche – environnemental, social, sociétal et gouvernance économique- passe par une approche transverse des problèmes et un pilotage central et de proximité qui laisse place au partage d'expérience.
Depuis mars 2003, une lettre hebdomadaire fait état des avancées de la démarche au sein du groupe, mais aussi, benchmarking aidant, des pratiques observées ailleurs, témoignant ainsi de l'importance accordée à la communication dans cet engagement. Un exemple particulièrement significatif pour l'activité logistique du groupe: avec une flotte de 60 000 véhicules, 22 avions et de nombreuses rames de TGV, sans compter les moyens alignés par les sous-traitants, toute mesure susceptible de contribuer à la réduction de la consommation de carburant, donc de production de CO2, mérite l'attention. Le résultat est parlant. Le cap mis sur une réduction de 5% a été atteint dès la première année.
Mais pour sceller l'ancrage de l'engagement dans la réalité des divers métiers, par des faits concrets ou des métriques adaptées, encore faut-il savoir quels indicateurs s'avèrent les plus pertinents, tant au niveau du groupe que pour chacun des métiers, et comment les suivre. C'est précisément ce que visait le couplage de l'audit lancé en 2005, axé sur l'analyse des risques, avec la recherche d'un outil informatique qui facilite ce suivi et, surtout, qui le fiabilise.
Un outil dédié, ouvert et facilement adaptable
Dans un contexte qui ne manque pas de systèmes de pilotage à diverses fins fonctionnelles (gestion des ressources humaines, gestion de l'activité, contrôle de gestion, etc), la raison d'être du support informatique de l'approche développement durable, c'est d'aller chercher les informations là où elles existent déjà. Un outil dédié, donc, mais connecté à de multiples sources auxquelles il est censé s'alimenter.
« Le critère-clé de notre cahier des charges était de disposer d'un outil simple à manipuler, qui puisse s'adapter facilement à l'évolution de l'organisation et de l'activité du groupe », résume Hélène Renard, chef de projet développement durable du groupe La Poste.
Dans le même temps, l'audit effectué sur la base du rapport annuel de l'année précédente a révélé les lacunes de ce dernier et a légitimé, du même coup, la mise en place d'un dispositif de collecte et de consolidation des données dédié au programme de développement durable. Ce qu'a entériné par ailleurs, sur décision du comité exécutif, le lancement d'un travail de définition des indicateurs, des objectifs et des engagements du groupe. A décliner, bien sûr, pour chacun des métiers.
A l'issue d'une consultation restreinte (le dimensionnement budgétaire ne nécessitant pas une procédure d'appel d'offre), avec l'accompagnement du cabinet Deloitte pour l'élaboration du cahier des charges fonctionnel, de la direction des achats et de la direction informatique (pour tenir compte des contraintes techniques), le choix de la direction du projet Développement durable s'est fixé, en juin 2005, sur la plateforme Indicia présentée par Ivalua.
« Vu le faible niveau de maturité de nos diverses entités en matière de suivi du développement durable, au delà des critères de facilité et de souplesse d'utilisation, cette décision collective a surtout tenu compte du degré de compréhension des métiers et de l'organisation de l'entreprise que reflétait la présentation de l'éditeur Ivalua », commente Hélène Renard.
Coupler reporting et pilotage
Rapidement mis en place et paramétré pour les besoins de reporting de l'équipe au siège du groupe, Indicia s'est révélé un support efficace pour poursuivre la réflexion concernant les indicateurs. A terme, la remontée des données depuis quelques 500 sites devrait être représentative de la situation des 17000 sites que compte le groupe.
Pour les quatre branches Métiers, et sur les quatre axes de la démarche développement durable, le repérage des informations significatives, issu de l'audit, a retenu une centaine d'indicateurs. « Nous visions à ce que cela tienne sur une double page, avec une présentation associée à chaque indicateur », précise Hélène Renard.
Objectif atteint: l'outil bâti à partir de Indicia et la fonctionnalité de reporting sont opérationnels pour l'équipe du siège depuis janvier 2006. « On a dérapé plusieurs fois, compte tenu de la difficulté à remonter les données. Une façon comme une autre d'éprouver la souplesse de l'outil et sa capacité à encaisser les modifications, tout en bénéficiant de l'aide efficace de l'équipe d'Ivalua pour ce premier paramétrage », note la chef de projet. De plus, en outillant la démarche, et en donnant ainsi un gage de sérieux, il était plus aisé de convaincre de l'utilité d'un changement culturel. « Quand les personnes concernées ne perçoivent pas ce que peut donner une démarche qui couple reporting et pilotage, il est difficile de le démontrer in abstracto », ajoute-t-elle.
Une mobilisation nécessaire des métiers pour l’étape suivante
L'étape suivante, prévue pour septembre 2006, s'appuiera sur l'implication de sites pilotes dans une campagne de collecte selon un protocole que le premier exercice de reporting a permis d'ajuster. "Notre atout, c'est de pouvoir commencer avec du simple. Nous ne sommes pas dans la situation des entreprises où l'information à consolider se trouve dans une multitude de tableaux Excel", note Hélène Renard. S'y ajoute le volet communication. « Il revient aux métiers d'animer leurs propres réseaux de contribution à cette démarche groupe. Avec un outil qui, selon les métiers, pourra présenter des fonctionnalités différentes, et par le déploiement progressif que nous envisageons, ils auront le kit complet: la méthode, l'outil et le plan d'action ».
Et de conclure: « L'idée –et le fondement même du développement durable- c'est d'arriver à faire du reporting à valeur ajoutée. Un reporting qui soit un élément d'une démarche donnant du sens à l'action, qui fasse réfléchir non pas sur des chiffres bruts, mais à partir d'une vision globale. L'outil Indicia est conçu pour ne pas segmenter les choses, et c'est en cela qu'il ajoute du qualitatif au reporting et constitue un outil de pilotage efficace ».