Kroll Ontrack: Les tendances 2017 en matière d’ediscovery, de l’intelligence artificielle aux centres de données mobiles

Confrontés à la nécessité de gérer de plus importants volumes de données ainsi qu'un nombre croissant de canaux de communication, les entreprises et leurs représentants légaux n’ont d’autre choix que de mettre en œuvre de nouveaux processus technologiques afin d’accélérer l’identification et la gestion des informations requises pour satisfaire aux exigences réglementaires et légales.

Le secteur de l’ediscovery poursuivra sa refonte afin de répondre à ces impératifs en 2017, en s’appuyant sur l’immense consolidation internationale constatée au cours de ces deux dernières années. Comme en témoigne la fusion de Kroll Ontrack avec LDiscovery fin 2016, les fournisseurs de solutions d’ediscovery ont conscience du besoin que les entreprises ont d’accéder aux centres locaux de traitement des données ainsi qu’à des services de révision de documents pour se conformer aux réglementations relatives à la confidentialité des données. En outre, il faut impérativement qu’elles puissent s’associer à des sociétés d’envergure mondiale capables de leur proposer ces équipements partout dans le monde.

Dans un tel contexte, Kroll Ontrack fait les prévisions suivantes pour 2017 :

1. La technologie jouera un rôle essentiel en aidant les entreprises à se préparer pour le RGPD

Le nouveau Règlement général sur la protection des données, dont la sévérité des dispositions s’appliquera à l’ensemble de l’Europe, aura des incidences à l’échelle internationale. Dans le cas d’enquêtes et de litiges transfrontaliers, où des données doivent traverser les frontières pour répondre aux demandes de communication de documents, les solutions mobiles joueront un rôle encore plus essentiel. Celles-ci stockent, traitent, filtrent et examinent les données sur site, rendant inutile tout transfert transfrontalier. Les dispositions du RGPD relatives à la protection du droit à l’oubli des personnes sont strictes. Dès lors, les entreprises devront disposer d’outils pertinents pour trouver et supprimer les données à caractère personnel. Le non-respect de certaines de ces règles par les entreprises, que les législateurs considèrent comme cruciales en matière de protection des données, pourrait donner lieu à des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu, des amendes qui seront infligées par les autorités de contrôle des données.

2. L’ediscovery trouvera de nouvelles opportunités au-delà des réglementations et des législations

L’ediscovery est largement utilisée par les professionnels travaillant sur des dossiers relevant du contentieux, de la réglementation, du droit de la concurrence, du contrôle des concentrations d'entreprises, du droit du travail et de l’arbitrage. Cette année, les entreprises s’en serviront de plus en plus de manière proactive afin d’identifier, d’isoler et de résoudre les problèmes de conformité susceptibles de les exposer à un quelconque risque d’intervention ou de sanction. Cette tendance sera exacerbée par la mise en place d’un environnement réglementaire de plus en plus complexe et contraignant, comme le montrent les lois anticorruption adoptées en France en novembre 2016.

3. De nouvelles sources de preuves seront mises en avant

Les entreprises n’ont jamais créé autant de données qu’à l’heure actuelle. Elles sont présentes partout où l'on trouve des dispositifs de stockage pour les conserver, qu'il s’agisse de centres de données, d’ordinateurs portables, de smartphones, d’appareils mobiles ou du cloud. Les canaux permettant de transférer ces données d’un lieu à un autre eux aussi se multiplient. Nous assistons par conséquent à une diversification des sources de preuves utilisées pour se forger une image de ce qui se passe dans un dossier juridique. Bien que les e-mails et les données structurées demeurent les sources de preuves les plus courantes, d’autres sources de données telles que les médias sociaux et les systèmes de navigation par satellite gagnent en importance et fournissent des informations clés dans bien des affaires. Les clients se tournent de plus en plus vers les fournisseurs de solutions d’ediscovery capables d’intégrer un plus large éventail de sources de données au sein d'une même plate-forme à des fins d’analyse.

4. L’IA devient une bonne pratique dans l’entreprise

Les cabinets d’avocats et les conseillers juridiques avisés sauront tirer parti des technologies les plus récentes, y compris de l’intelligence artificielle (IA), en attirant l’attention de leurs clients sur leur utilisation. De nombreuses décisions de justice aux États-Unis, mais aussi à présent au Royaume-Uni et en Irlande, suscitent d’ores et déjà un plus vif intérêt pour le codage prédictif et son adoption. Cette technologie s'inspire des analystes humains, puis examine et classe automatiquement et avec précision les documents, favorisant ainsi d'importantes réductions de coûts

5. Le Big Data sera au cœur des questions de concurrence et de confidentialité des données

Les organes de réglementation ont de plus en plus conscience des implications du Big Data en matière de concurrence et de confidentialité des données. Côté concurrence, le Big Data détenu par les entreprises peut jouer un rôle dans le cadre des articles 101 (sur les affaires d'ententes) et 102 (sur l’abus de position dominante) du Traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE). Ce point est souligné par le rapport conjoint publié en mai 2016 par les autorités française et allemande de la concurrence intitulé Droit de la concurrence et données. Cette étude explique que la question du Big Data peut être examinée sous l’angle de l’Article 101 du TFUE et être, de fait, considérée comme une entente. Les entreprises qui traitent d’importants volumes de données quotidiennement devront en tenir compte dans le cadre de leurs stratégies de conformité et adopter des solutions pour les aider en cas d’enquêtes.

6. Les autorités demandent des transmissions électroniques

Alors même que les preuves sont désormais essentiellement électroniques, jusqu’à récemment les autorités réglementaires exigeaient encore l’envoi d’exemplaires papier pour les formulaires de demandes de renseignements, les avis de fusion et les autres documents d’enquête. Toutefois, l'introduction du Questionnaire en ligne de la Commission européenne dans le cadre du contrôle des fusions et des affaires d’ententes signifie que les parties doivent désormais envoyer l’ensemble des informations par voie électronique.

En décembre 2016, la Commission a également publié des recommandations sur l’utilisation des documents envoyés par voie électronique dans les cas d’ententes (intitulées en anglais « Recommendations for the Use of Electronic Document Submissions in Antitrust and Cartel Case Proceedings »). Il est important de noter que la Commission encourage vivement l’utilisation des formats électroniques, y compris pour les documents papier qui doivent être numérisés et consultables en mode lecture.

Selon Tim Philips, Managing Director de Kroll Ontrack : « L’ediscovery continue de fournir des outils et des technologies essentiels en matière juridique et permet aux entreprises de manœuvrer efficacement dans cette ère du Big Data, des contrôles réglementaires accrus et des exigences plus strictes en matière de protection des données. 2017 devrait s’imposer comme une nouvelle année charnière dans l’adoption des technologies d’ediscovery et leur évolution. »