Etude de cas | LPR prend de la hauteur sur ses mouvements de stock avec Sunopsis

Créée en 1992, La Palette Rouge (LPR) entre sous le contrôle d’Algeco (location opérationnelle) en septembre 1997, notamment afin de trouver un nouvel élan et d’aborder le secteur des industriels et des fournisseurs de la grande distribution. La PME prend progressivement ses marques en Europe avec l’ouverture de filiales au Benelux, en Espagne, au Portugal et de succursales pour l’Italie et le Royaume-Uni. Aujourd’hui la PME emploie 130 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 66 M€ (2003).
L’activité de La Palette Rouge repose sur la mise à disposition de palettes et la gestion de leurs mouvements pour le compte d’entreprises. « Nos clients exploitent les palettes que nous mettons à leur disposition dans le cadre de leur circuit de livraison et nous indiquent leur destination finale. Les palettes sont alors récupérées sur les points de chute, éventuellement réparées ou rafraîchies, puis à nouveau livrées sur le site de production du client », développe Hervé Rose, chef de projet Sunopsis chez LPR. Pour mener à bien sa mission, l’entreprise s’appuie sur 68 dépôts en Europe, 800 points de livraison, 50 000 points de collecte, pour 28 millions de mouvements et 350 clients. « Nous étudions le circuit logistique du client afin d’établir un prix au mouvement (de la livraison de la palette à son retour sur le site client). Il s’agit pour nous d’atteindre un bon équilibre entre le prévisionnel et le réalisé sur les coûts logistiques : de s’assurer que les expéditions restent bien dans le cadre défini avec le client, que la récupération se déroule comme attendu, etc. ». Quant aux traitements subis par les palettes, un taux de réparation est déterminé d’expérience selon les circuits de distribution, certains étant plus éprouvants que d’autres pour les emballages. Mais les palettes ne sont pas consignées et le plus gros défi reste de les récupérer : à l’export, sur certaines destinations, la restitution des palettes est impossible, dans ce cas elles sont facturées au client ; si un circuit s’avère ne pas être fiable les conditions de location peuvent alors être révisées.

L’une des particularités du métier de La Palette Rouge est que ses clients tiennent un double rôle. Celui de client mais aussi de fournisseur dans la mesure où ils informent l’entreprise du cheminement des palettes et de leur destination finale. « La propriété des palettes n’est pas cédée au client donc nous devons en assurer la gestion où qu’elles se trouvent, chez le client, sur les points de chute ou dans nos dépôts chargés de la collecte, de la réparation et de la redistribution des palettes. C’est pourquoi il était impératif pour nous d’acquérir une vision à la fois synthétique et très proche des flux qui organisent notre métier », poursuit Hervé Rose. La difficulté consiste à gérer cette particularité au sein de l’ERP, en l’occurrence mySAP.com, « comme tout ERP, SAP a une vision relativement classique des fournisseurs et des clients et il nous restait à faire endosser le rôle de fournisseur à ces derniers jusque dans le système d’information » explique-t-il. En l’occurrence, LPR s’appuie sur une seconde base de données (DB2) afin de gérer l’ensemble des points de chute mais doit faire face aux problèmes inhérents à la multiplication des bases. Pour la pratique de son métier, l’entreprise est amenée à consolider les données réparties entre les deux systèmes.

La nécessité d’obtenir une vue globale amène l’entreprise à s’interroger activement sur les solutions possibles. L’orientation décisionnelle est confortée par la multiplication des vérités. Faute de mutualisation dans l’extraction des données comme dans le calcul des indicateurs, chaque réunion est l’objet de discussions : « les données sources n’étant pas forcément les mêmes, ni prélevées au même moment ou dans les mêmes conditions, chacun ne répondant pas aux mêmes règles de gestion dans le calcul des indicateurs… nous passions plus de temps à discuter de la provenance des données que des données elles-mêmes », souligne Hervé Rose.

Le projet, dans sa première phase, visait la consolidation des mouvements de stocks. Il se construit en interne avec une équipe de trois personnes. Dans un premier temps, l’équipe met en place des bases de test afin de redéfinir les règles de gestion relatives aux mouvements de stocks, mais aussi de requalifier les vues consolidées que l’entreprise souhaite obtenir sur ces mouvements. L’introspection se poursuit avec une réflexion sur les règles de gestion et les processus nécessaires à obtenir une vision globale des flux. « L’avantage d’un entrepôt de données et plus généralement d’un schéma décisionnel est de mutualiser les données. Il nous restait à régler le problème des volumes avec des millions de lignes pour chacune des bases. Les systèmes de production ne pouvaient être la cible des requêtes. Pour des questions de performance il nous fallait mutualiser les extractions. Par ailleurs, notre calendrier était relativement court et nous nous sommes appuyés sur l’expérience du groupe pour le choix de notre ETL. Algeco avaient déjà entrepris cette démarche quelques temps auparavant » expose Hervé Rose. La configuration des deux entreprises présentent des ressemblances : Algeco s’appuie également sur l’ERP de SAP, dispose de bases de données annexes et avait besoin d’extraire les données de différents systèmes et de leur apporter des transformations complexes. « Nous voulions mettre à profit leur expériences tant dans le choix que dans l’exploitation de l’outil. Ils étaient satisfaits de l’ETL comme du service de Sunopsis. Par ailleurs, en cas de problème nous savions que nous pouvions compter sur leur connaissance de l’outil. Nous n’en avons pas eu besoin mais cela a joué dans notre décision », poursuit notre interlocuteur.

La prestation de service est volontairement limitée à l’éditeur par LPR, « il s’agit d’un outil technique, nous avons préféré que Sunopsis assure le transfert de compétences, par le biais d’une formation appliquée à notre cas. Avec le recul je pense que c’était le bon choix, cela permet de compléter efficacement les compétences internes ». Préalablement à l’intervention de Sunopsis, l’équipe de projet entreprend une phase d’étude avec des versions de test et des extractions de données. « Nous avions défini l’ensemble du système de chargement des données et des règles de transformation. Par la suite nous avons réfléchi au modèle cible, l’entrepôt, ce qu’il devait contenir, les dimensions, etc. Nous avions également choisi la base de données qui devait supporter l’entrepôt, en l’occurrence nous avons fait un choix économique avec SQL Server », explique Hervé Rose. C’est à ce moment que Sunopsis intervient. Sans savoir de quelle manière elles allaient se matérialiser dans l’outil, l’équipe de projet avait déjà réfléchi aux interfaces et aux transformations.

« Nous allons chercher des mouvements particuliers dans SAP. Mais certains peuvent être communs aux deux systèmes, donc nous procédons de la même manière sur la seconde base. Ces mouvements sont placés dans une table temporaire et des interfaces se chargent de les comparer. La comparaison détermine les mouvements qui alimenteront l’entrepôt. Pour indication, le chargement doit faire intervenir entre 50 et 60 interfaces. Attention, nous avons des tables temporaires qui nous permettent de décaler la transformation et ainsi d’optimiser les performances. C’est d’autant plus important que nous avons des fenêtres de chargement quotidiennes limitée à 2 heures » évoque notre interlocuteur. Sunopsis intervient sur l’installation de l’outil et le transfert de compétence. L’éditeur fait la démonstration du potentiel de l’outil et s’il participe à la construction des interfaces c’est à titre d’exemple et afin d’accompagner la prise en main de l’outil par l’équipe interne. « La contribution de Sunopsis a duré deux jours. Ensuite, avec notre schéma de construction, nous avons travaillé un mois environ à l’élaboration de nos interfaces » poursuit Hervé Rose. Toutefois dépassée par quelques problèmes de performance et d’interface l’équipe fait appel à l’éditeur sur une journée « les chargements prenaient 5 heures tandis que notre fenêtre de tir se limitait à 2 heures. Nous avons fait intervenir Sunopsis pour étudier avec nous les points bloquants et trouver le moyen d’optimiser les temps de chargement. C’est tout l’intérêt de travailler avec des spécialistes, il faut connaître l’outil mais aussi les bases de données pour actionner les bons leviers. Il faut connaître les méthodes d’extraction pour choisir la plus rapide, savoir sur quels paramètres agir pour ne pas trop charger les mémoires, identifier les contrôles qui peuvent être éliminés… Sunopsis nous a guidé sur tous ces aspects là. Afin d’optimiser les requêtes nous avons également créé des index supplémentaires sur nos tables de production. Il y a vraiment deux aspects, d’un coté l’ETL avec différentes options possibles dans la manière de construire les requêtes et de l’autre, la structure de la base de données sur laquelle il est possible d’intervenir pour optimiser les temps de réponse… Sunopsis nous a montré les différentes façons de générer du SQL ou de mener des actions sur les bases de données. Les ETL demandent une bonne connaissance des bases de données, sans quoi il est difficile d’imaginer ce que l’on peut faire avec. Nous aurions certainement pu faire autrement, mais l’avantage d’un outil comme Sunopsis est qu’il agit en élément fédérateur. Il centralise les chargements comme les traitements. L’intérêt est certain en termes de maintenance : nous arrivons à savoir tout ce qui va être fait pour un chargement complet. Le spectre des possibilités est très large. Nous limitons Sunopsis dans son rôle d’ETL mais nous pourrions l’employer sur les systèmes opérationnels, pour la mise à jour de donnée par exemple » détaille Hervé Rose.

Caractéristique encore trop peu partagée par les éditeurs, l’écoute et le support rencontré sont parmi les points forts évoqués par notre interlocuteur à propos de Sunopsis. Au-delà d’être entendue, l’équipe de projet a également trouvé une excellente réponse, « chaque fois que nous avons évoqué des problèmes soit directement auprès des consultants qui sont intervenus, soit auprès du support, nous avons toujours eu une réponse, nous avons toujours pu avancer ». Un autre bénéfice perçu provient plus directement de l’outil, « nous avons une bonne vision, plus fonctionnelle que technique, de tous les chargements. De ce fait, les interventions sont relativement facilitées qu’il s’agisse de modifier un indicateur fonctionnel ou de prendre en compte un nouvel élément. L’outil offre des fonctions de traçabilité particulièrement utiles pour suivre les versions des scénarii et plus généralement les évolutions. Un certain confort est également fourni par les deux environnements proposés par l’outil. Le fait de disposer d’un environnement propre au développement, donne une bonne souplesse dans les montées de versions » poursuit Hervé Rose.

Installé en juin 2004, Sunopsis est opérationnel depuis le mois de septembre avec une fréquence de chargement quotidienne. L’utilisation effective des données ne commence toutefois qu’à la mi-octobre. Faute de disposer d’un outil de restitution, l’entreprise passe par des requêtes SQL et une mise en forme des données via Excel ou Access. Six cent mille lignes de mouvements sont remontées dans l’entrepôt. Des agrégats permettent de recalculer tous les stocks, avec l’ensemble des mouvements. « Nous procédons par annule et remplace. A chaque fin de mois, par exemple, nous détruisons et recalculons l’ensemble de nos stocks, ce qui équivaut à un volume de trois à quatre millions de lignes à recalculer. Nous sommes parvenus à rester dans un délai de 20 minutes, sachant que nous exploitons toutes les techniques disponibles. De ce point de vue, Sunopsis est vraiment intéressant. Nous détruisons des index sur nos bases de données d’entrepôt pour que l’écriture soit plus rapide. Les index sont en suite reconstruits. Le calcul des stocks, sans passer par destruction/reconstruction d’index pouvait prendre 2 heures et c’est notamment en appliquant cette méthode que nous avons réduit le délai à 20 minutes. L’outil offre beaucoup de souplesse, l’optimisation peut être poussée très loin » développe notre interlocuteur.

Mais l’usage des requêtes SQL limite naturellement le nombre des personnes aptes à interroger la base. La rotation des palettes et sa gestion imposent que l’information soit accessible à tous les niveaux de la structure. Face aux populations cibles - de la direction aux managers en passant par les chefs d’équipes soit environ la moitié des effectifs - la mise en place d’un outil de restitution apparaît indispensable… et manifeste avec l’année 2005.

Contrairement à Sunopsis, le choix de l’outil de restitution ne se calque pas sur l’expérience du groupe. Si Algeco emploie Cognos, La Palette Rouge se tourne vers Business Objects. L’entreprise exploite Cristal Reports pour réaliser des extractions sur l’une de ses bases DB2 (N.D.L.R. Cristal Decisions est passé sous la coupe de Business Objects durant l'été 2003). Si l’ergonomie de Cristal Reports n’est plus jugée satisfaisante, l’entreprise ne peut pas se permettre de remplacer l’ensemble des tableaux de bord développés sur cet outil en une fois. « Nous avions besoin de conserver une connectivité avec Cristal Report. Or, Business Objects répondait à cette contrainte, contrairement à Cognos » souligne Hervé Rose. D’autres arguments jouent en faveur de Business Objects qu’il s’agisse des Univers clé en main ou encore de l’ergonomie préférée à celle de son concurrent. Enfin, l’éditeur fait également le lien avec SAP, élément qui répondait en marge à un besoin de reporting au niveau de la finance. « Face au nombre d’utilisateurs, il était important que l’outil soit suffisamment explicite à l’écran. Qualité qui nous évitait d’aller vers trop de formation et permettait de gagner du temps dans l’appropriation et l’indépendance des utilisateurs » précise Hervé Rose.

« Sunopsis est très ouvert. Nous accédons à toutes nos bases (DB2, SQL Server, PostgreSQL), mais nous ne sommes pas limités par l’ETL. L’un des gros avantages de Sunopsis contrairement à d’autres outils, est que nous ne sommes pas contraints d’acheter un nouveau connecteur ou d’ajouter des fonctions s’il nous prenait de changer de base de données par exemple. L’outil est vraiment très performant. Pour extraire les données d’une même base, il est possible de mettre à profit plusieurs méthodologies. Cette aptitude, particulièrement pertinente dans notre cas, nous a permis et ce malgré le volume de données de rester dans nos contraintes de délais. C’est un outil très technique qui parfois nous amène à solliciter une journée de support, mais en contrepartie son ouverture offre énormément de possibilités » conclut Hervé Rose.