Dans la famille MDM, je demande la Finance

Le MDM prend traditionnellement en charge les données clients, produits, quelques fois les salariés et plus rarement les données traitées par le département Finance. En témoignent les deux seuls domaines évalués à ce jour par le « Magic Quadrant» du Gartner ; le premier se concentre sur le CDI (Customer Data Integration) et le second, sur le PIM (Product Information Management). Les entreprises s’en remettent encore trop souvent aux multiples feuilles Excel, au module Finance de leur ERP ou encore à leur outil de consolidation statutaire pour gérer le référentiel du Système d’Information Finance. Un processus souvent long et complexe qui ne répond pas aux besoins en termes de souplesse, de fiabilité et de traçabilité des données. La fonction Finance doit désormais s’équiper d’une application dédiée afin de centraliser et partager ses données de référence entre les différentes applications du système d’information pour en assurer la cohérence et en diminuer les coûts de réconciliation. La solution : le MDM Finance.

Partager des données de référence et leurs attributs entre différentes applications : cela ressemble fort à du MDM.

Le MDM Finance a toutes les caractéristiques des autres domaines du Master Data Management ; il permet de centraliser, ajouter, modifier, nettoyer, mettre en correspondance, organiser, analyser et diffuser les données de référence partagées par les applications financières. Le besoin de réconciliation de ces données vient tout d’abord de la diversité des solutions constituant le SI Finance :

- les applications transactionnelles : différentes instances ERP, différents ERP, différents systèmes comptables
- les solutions de Corporate Performance Management : consolidation statutaire, consolidation de gestion, reporting financier, élaboration budgétaire, pilotage des coûts, solutions de clôture, planification stratégique
- les applications métier liées au secteur d’activité : gestion des risques, gestion ALM dans le secteur de la banque et de l’assurance
- la Business Intelligence : datawarehouse, datamart, cubes multidimensionnels, reporting, analyse, tableaux de bord
- des systèmes divers : bases de données, feuilles Excel, développements spécifiques.

Les données de référence prises en charge par le MDM Finance sont organisées en groupes de hiérarchies. Différentes hiérarchies peuvent être définies sur les mêmes données de référence : elles sont dites parallèles ou alternatives. Elles permettent d’organiser ces données selon des points de vue différents. Par exemple, des entités peuvent être organisées de manière géographique par Continent/Région/Pays, ou par activités Métiers/Départements/Business Units. Les « Master data » du MDM Finance sont :

- Les différents plans de comptes : consolidé, de la maison mère et des filiales. Ils peuvent également varier selon les applications avec par exemple des niveaux plus ou moins agrégés (réalisé / prévision) ou être structurés selon des normes différentes : normes comptables locales, IFRS, RSE/GRI ou Solvency II dans le domaine de l’assurance
- Les entités légales par axe géographique, par activités
- L’axe organisationnel : départements, business units, centre de coûts, centres de profits selon leurs différents point de vue : géographique, par pôle métier
- Les axes d’analyse constitués par les segments de la clé comptable. Par exemple les offres, canaux de distribution, projets
- Les différentes taxonomies, codes et catégories : axe temps, taux, devises...

Cette nécessité de mettre en correspondance les données de référence est non seulement justifiée par l’utilisation d’applications multiples, reflétant des besoins différents entre les niveaux décisionnels (stratégique, gestion, exécution) mais aussi par l’hétérogénéité des données de référence à l’échelle d’un groupe (différentes solutions, différents besoins de pilotage, différents métiers, spécificités locales). L’utilisation d’un outil dédié va permettre la centralisation et la réconciliation de ces données de référence pour s’assurer de la cohérence globale du référentiel financier. L’adoption d’une solution de MDM Finance est également motivée par l’amélioration et l’accélération de certains processus au sein du département Finance : le processus de « fast-close » en est un bon exemple.

Les données de référence sont caractérisées par des attributs, souvent propres à une application. Le référentiel Finance va centraliser ces propriétés afin d’en assurer la cohérence. Ces attributs pourront être hérités des applications sources, complétés par saisie d’utilisateurs ou renseignés automatiquement à l’aide de règles de gestion fournissant ainsi un gain de temps et limitant les erreurs. Ces attributs peuvent être de type :

- Informatif : les noms, traductions, descriptions
- Financier : Classe (Achat, vente, amortissement), type de compte (Compte social, élimination), Type de taux de change (Clôture, mensuel, historique)
- Hiérarchique : Niveau de remontée du processus budgétaire, rattachement à un parent
- Technique : sécurité d’accès détaillée, applications cibles, type de modification autorisée par l’utilisateur (lecture, écriture).

Evolutivité
Une fois centralisé et répertorié, ce référentiel va vivre en fonction des différents événements de l’entreprise : fusion, acquisition, réorganisation, changement de réglementation. Il faudra donc donner la possibilité aux utilisateurs métiers d’ajouter et modifier ces données de référence. Ces modifications pourront être structurées afin d’obéir à des règles de gouvernance en utilisant un workflow d’approbation. Ces modifications seront également soumises à des règles de gestion qui vont assurer la cohérence globale du référentiel. Par exemple, interdire la création d’un compte par un utilisateur si le nom de ce compte ne respecte pas les règles de nommage définies pour le plan de compte en question. Lors de la création de ce compte, on peut aussi valider les attributs en fonction du niveau de rattachement. Par exemple : interdire la possibilité de créer un compte de type « actif bilanciel » dans le résultat opérationnel.

Analyse et auditabilité
A l’aide d’une interface simple et conviviale, les utilisateurs pourront analyser le référentiel en le comparant avec des versions antérieures et le diffuser dans les applications clientes. La simplicité de cette interface permettra à des clients externes, comme les commissaires aux comptes, d’interroger facilement le référentiel. Une piste d’audit va historiser tous les événements survenus sur les données de référence. Celle-ci pourra être consultée aisément afin d’expliquer les évolutions du référentiel Finance et répondre aux exigences de contrôle et de traçabilité de la loi Sarbanes-Oxley. L’évolution dans le temps des structures analytiques et financières constitue donc une motivation supplémentaire pour outiller le pilotage des données de référence.

La gestion des données de référence de la fonction Finance rentre donc bien dans le périmètre du Master Data Management. Certains éditeurs de logiciels l’ont bien compris en proposant un « MDM pour les départements Finance » au même titre que pour les autres domaines Clients, Produits ou Employés. Ne reste plus au Gartner qu’à reconnaitre les spécificités du MDM Finance en créant un nouveau « Magic Quadrant ».

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