Compte-rendu de Enterprise Data World (2ème partie)

Animateurs principaux : David Plotkin (EMC Consulting)/Mehmet Orun (Director, Data Solutions Salesforce.com)/ Ian Rowlands (VP Product Management ASG Software)/Kenneth Viciana (VP Enterprise Data Management EQUIFAX)/John Ladley (IMCue Solutions)/Sally Gerber (Amway)
Public : Program Managers/ Enterprise Data Architects/Chief Information Architects/Sr Business Leaders

Gouverner (la gestion) des données consiste à définir et à mettre en œuvre un système de droits de décision et de responsabilités sur les processus liés aux données. Le but ultime d’une telle initiative est de permettre la mise à disposition rapide d'informations pertinentes et fiables pour faciliter l'exécution des processus métier (pilotage, support ou opérationnel). A l’évidence, la gouvernance des données n'est donc pas une finalité en soi ; elle contribue à exercer un contrôle positif sur la mise en œuvre des fonctions de gestion de données pour répondre aux objectifs métier et aux intérêts communs de l’organisation.

Pourquoi gouverner les données ? Comment donner forme à une telle initiative ? Qui associer à une telle initiative ? En quoi consiste-elle ? Comment l’outiller ? … Telles sont quelques-unes des questions auxquelles les animateurs ont tenté de répondre en appuyant les réponses par différentes expériences.

En réponse à la première question, la réglementation est une des premières raisons avancées pour justifier le besoin de gouverner les données. La qualité et la traçabilité des données sont des exigences portées par différents cadres réglementaires depuis Sarbanes-Oxley Act. Quelques-uns parmi les animateurs ne manquent pas de faire un clin d’œil à la Communauté Européenne où sont également déployés des cadres réglementaires similaires, les accords de Bâle pour le secteur bancaire ou la réglementation sur la solvabilité pour le secteur assuranciel.

La sécurité et la confidentialité contribuent à justifier l’intérêt d’une telle initiative, tirées à la fois par les exigences réglementaires (délai de rétention des données, protection des données usagers, etc.) que non-réglementaires (mobilité, cloud, etc.). Dans ce dernier cas, ce sont les nouveaux modes d’accès ou de stockage des données qui créent le besoin d’une gouvernance des données.

La prise de conscience des coûts de non-qualité des données est enfin une justification. Il ne s’agit pas ici d’évoquer les risques opérationnels induits, mais plutôt la perte d’efficacité liée aux retards dans la mise à disposition de l’information, aux défauts de fiabilité de l’information, etc.

La liste n’est pas exhaustive. Mais, dans tous les cas, une telle initiative doit se traduire par un programme et non par un projet, pour les raisons suivantes :
● Sa portée concerne généralement toute une organisation et est plus large que celle d'un projet ;
● Son exécution, son pilotage et son contrôle doivent impliquer directement le management de l'organisation ;
● La gouvernance des données doit être associée aux autres initiatives stratégiques de l'organisation, donc de même niveau, et servir les projets ;
● Elle requiert une approche plus sophistiquée de la politique et de la conduite de changement, au moins parce qu’elle s’applique à un périmètre plus large ;
● Elle requiert une plus grande compréhension, prise en compte et surveillance de l'environnement externe pour assurer son succès ;
● Elle se veut une initiative pérenne au sein de l’organisation !

Parce qu’elle constitue une initiative stratégique, la gouvernance des données doit avant tout associer le management de l’organisation et donner lieu à l’approbation de son Conseil d’Administration. Elle doit être portée par le métier pour trouver écho et valeur au sein de l’organisation. Elle doit impliquer “des gens de tous bords”, même les plus réfractaires car ils ont des connaissances et des façons de penser différentes et susceptibles d’être bénéfiques pour l’organisation.

Le Manager du programme doit coordonner la vente et la promotion de l’initiative. Il doit faire preuve de trois qualités essentielles caractérisées par la règle des 3P : persistance, patience et persévérance. Du fait du manque de maturité ou de recul par rapport à ce nouveau rôle, il est essentiel pour ce manager de communiquer, d’évangéliser, d’accompagner et de s’adapter à chaque interlocuteur afin démontrer les bienfaits de son action.

La gouvernance établit un système de droits de décision et de responsabilités sur les processus de gestion des données. Ce système repose sur une structure organisationnelle, des politiques et un modèle d’intendance qui vont faciliter au jour le jour la gestion de la qualité des données, la gestion de la sécurité et de la confidentialité des données et la gestion du cycle de vie des données. La conduite de ces activités de gestion des données est elle-même aidée par la gestion des métadonnées, la gestion de l’architecture des données et par les capacités de journalisation, d’audit et de reporting. On comprend alors la raison pour laquelle la gouvernance des données se trouve au centre de la gestion des données !

Quelques éditeurs tentent depuis peu d’accompagner cette démarche plutôt globale avec une vision plus ou moins holistique : les visionnaires (Collibra), les acteurs de niche (Kalido) ou des leaders (Informatica, IBM, SAS).

Parmi les business cases présentés, on peut s'arrêter un moment sur celui d'Amway. Leader mondial de la vente directe, Amway est implanté dans plus de 100 pays où le Groupe déploie un modèle de distribution multiniveau de produits de soins pour la peau, de nutrition et de bien-être, d’hygiène personnelle et d’entretien de la maison.
L'initiative de gouvernance des données chez Amway est née d'un risque d'image (émission d’emails à des personnes décédées) et de la volonté d'améliorer l'efficacité des processus opérationnels (actions marketing et tarification sous-optimales sur la population lituanienne où toute la population est née le 01/01/1901). Elle s'est traduite par :
● la responsabilisation sur les données, à travers la mise en place d'un programme durable (sustainable data program) et un accent particulier mis sur la gestion de la qualité des données (core competency) ;
● le développement de la compréhension des données, à travers un langage commun à l'échelle de l'entreprise et une architecture agile des données.
"Voir grand, mais commencer petit" a été la devise d’Amway. L'initiative a reçu dès son démarrage un écho au sein de deux départements du Groupe : Le marketing et la logistique. Elle a ensuite donné lieu à :
● la mise en place d’une équipe de business process owners, garants de la définition et de la mise en œuvre de pratiques métier communes au sein du Groupe ;
● Une équipe de sponsors métier pour asseoir l’initiative au sein du Groupe ;
● Une équipe de leaders de la gouvernance des données, en charge de coordonner les activités de gouvernance ;
● Une équipe de data stewards, en charge de gérer les problèmes de qualité des données, en relation avec les propriétaires de données (data custodians) et les analystes métier.

Au nombre des facteurs clés de succès, l’intervenante, Sally Gerber, compte l’identification préalable de problèmes sur les données (et impacts associés), d’alliés métier et de sponsors pour asseoir l’initiative sur la durée. Aujourd’hui, le retour sur investissement est estimé à 5 millions de dollars.

Cette série d'articles a été rédigée par l'équipe de Pramana, cabinet de conseil français spécialisé en Transformation d’entreprise et Gestion de l’Information :
- Charles NGANDO BLACK, Directeur, CDMP (2014)
- Vincent GIVAUDAN, Manager, CDMP (2014)
- Mathieu CONTE-MAIORINO, Consultant, CDMP (2014)