Comment assurer la pérennité des données informatiques ?

Le papier combine à lui seul les deux atouts qu’on attend d’un système d’archivage. Premièrement c’est un support stable. Conservé dans des conditions optimales et protégé de l’humidité, de la lumière, du feu et des nuisibles, il reste intact ou proche. Deuxièmement il ne pose aucune barrière terme de format de l’information. S'ils sont lisibles, qui sait lire pourra consulter les documents en question.

Malgré tout, n’en déplaise aux puristes, l’informatique est devenue incontournable. Elle offre des atouts que les organisations modernes ne peuvent pas ignorer. Premièrement, et c’est sans doute le point le plus important, le numérique permet une réplication aisée de l’information, qui augmente très sensiblement sa protection contre les cataclysmes. Ensuite le numérique permet une indexation et une accessibilité dont il est tout simplement impossible de se passer dans le monde moderne, sans compter l’espace largement réduit qu’il occupe pour un volume similaire de documents. Heureusement puisque depuis 5 ans on a produit et stocké plus de données qu’entre l’antiquité et 2015. Enfin, avec les technologies modernes, il est tout à fait possible d’envisager de conserver de l’information à travers plusieurs décennies voire siècles.

Si vous réfléchissez aujourd’hui à une solution d’archivage : les questions principales restent les mêmes : quel support et quel format ?

Il y aura des migrations

Sur la question des supports, la réponse honnête est : vous ne pouvez pas savoir. Bien entendu vous aurez le choix pour déterminer quelle technologie accueillera vos données en première instance, lors de leur création. Mais quelques décennies d’informatiques ont vu se succéder le disque à trous, plusieurs formats de disquettes, des bandes, des disques durs à technologies variées, des modules flash et une longue collection de services cloud. Une chose est certaine, il est probable que la durée de vie de votre information dépasse celle de son support initial. Sans compter que la quantité de données qu’une organisation moderne génère est exponentielle. Pour conserver il faudra migrer, sans doute plusieurs fois, d’un support vers un autre. Ces migrations seront toutes un moment crucial pour lequel des précautions devront être prises.

Pour pouvoir migrer, le jeu consistera à ne jamais vous laisser enfermer sur un support. Demandez-vous si vous arriveriez à trouver un lecteur pour copier le contenu d’un CD-ROM sur votre disque dur. Sans doute. Mais une disquette peut-être pas. Si vous avez encore des documents sur disquette, vous êtes déjà presque enfermés. Vos données doivent rester mobiles. Pour cette même raison, les conteneurs Linux, par nature souvent plus ouverts que les machines virtuelles sont à privilégier si vous souhaitez conserver vos applications dans le temps.

Vos formats devront être ouverts

À moins d’un miracle, vous ne pourrez pas compter sur la découverte d’une pierre de rosette au moment de consulter vos archives. Le format dans lequel vous choisissez d'enregistrer l’information est déterminant dans la constitution d’archives durables. Premièrement vous pouvez vous heurter à des licences propriétaires. Aurez-vous toujours les bonnes licences lorsque vous devrez consulter vos archives ? Devrez-vous payer ? Combien ? Pire, les logiciels, pilotes, connecteurs nécessaires existeront-ils toujours ? Privilégier des formats et des standards ouverts et communs à différents niveaux de votre système d’archivage maximise vos chances de pouvoir consulter vos documents après une longue durée de conservation.

Si vous faites appel à un prestataire ou un service cloud, vos SLA doivent garantir une portabilité des données dans un format lisible pour vous aujourd’hui et dans le futur. Vous devez aussi savoir qu’en règle générale, les formats qui compressent les données résistent mal aux outrages du temps.

Il y aura des purges

Et ça ne sera pas facile. Si le rythme actuel de croissance des données perdure, tôt ou tard, vous serez confrontés à la nécessité d'effacer les archives devenues superflues. Si vous arrivez à dépasser le premier verrou psychologique, celui d'appuyer enfin sur le bouton supprimer, encore faudra-t-il être sûr de le faire pour les bons ensembles de données.

Idéalement, avant d’en arriver là vous aurez mis en place une solution qui permette un recensement exhaustif de vos données à travers l’intégralité de vos silos et une traçabilité impeccable de la date de péremption de vos données. Une bonne solution d’archivage des données doit vous permettre d’avoir un contrôle sur le volume total qu’elle occupe et donc une visibilité et une lisibilité de son contenu. Même si vous n’êtes pas limités par la technologie, il est vraisemblable que votre budget, lui, soit fixe, voir diminue avec le temps. Être en capacité de purger vos données vous permettra de réduire la facture, quels que soient les choix que vous avez faits sur les aspects précédents.

De la même manière que l’objectif ultime de la sauvegarde est la restauration, l’objectif de l’archivage est la consultation. C’est, cette finalité qu’il faut avoir à l’esprit pour faire les bons choix lors de l’évaluation d’une solution numérique de conservation des données. Mobilité des données, ouverture des formats et des supports, traçabilité sont les maitres mots de la réussite dans ce domaine.