Maarten de Bruijn, Directeur Général Clients en Europe pour Icertis
Personne ne peut nier l’importance des contrats pour une entreprise. Définissant l’entreprise et toutes ses relations commerciales, ces documents comprennent - entre autres - les contrats de travail, les contrats avec les clients, les fournisseurs et entreprises partenaires, ainsi que les contrats de licence sous toutes leurs formes. Les types de contrats étant aussi variés que les partenaires, une organisation peut avoir besoin de travailler sur des centaines de milliers de contrats, voire plus.
De plus en plus, des ETIs et de grandes entreprises — surtout, mais pas exclusivement — utilisent des solutions CLM (Contract Lifecycle Management) performantes, via l’étape intermédiaire de la gestion des documents. En effet, le contenu dans chaque contrat peut même devenir un atout stratégique pour l’entreprise à court, moyen et long terme. Un CLM uniformisé, utilisé à l’échelle de l’entreprise, peut aider à analyser les contrats, à identifier les schémas et les déviations, ainsi qu’à mettre le contenu des contrats à la disposition de toutes les parties qui en ont besoin.
Pourtant, le succès de cette approche, aussi convaincante soit-elle, est intimement lié à la contribution de l’Intelligence Artificielle — l’IA.
Analyse des contrats anciens et nouveaux — comment l’IA peut aider
Quant aux contrats existants, il est nécessaire de transférer ces anciens contrats de leur forme originale à un équivalent numérique, grâce aux solutions de numérisation appropriées. Il ne s’agit pas simplement de la gestion des images numériques, mais plutôt des documents numérisés dont le contenu peut être recherché. Après tout, la valeur des contrats se trouve dans les clauses individuelles. À partir de cela, l’IA peut extraire les droits et les obligations des parties contractantes. Tous les partis concernés obtiennent ainsi beaucoup plus rapidement des informations sur l’état de l’exécution du contrat.
Pourtant, afin de prendre des décisions autonomes sur des clauses, judicieuses ou non, l’intelligence artificielle a besoin également d’une base d’anciens contrats. Ils permettent au système d’apprendre, de reconnaître les clauses et les attributs, et de les classer. Cela se fait à l’aide de l’apprentissage de l’IA, ainsi que de deux autres facteurs importants : le contexte, et les guides du contrat et ses clauses, analysés dans chaque cas.
Au cours de l’apprentissage dans le système, il se peut que le process automatisé rencontre des difficultés, en raison d’une clause nouvelle, d’une clause reconnue comme en conflit avec les directives, ou d’un contexte confus. Lorsque cette situation se produit, des employés disposant de l’expertise appropriée effectuent l’intervention nécessaire. Le système apprend ainsi de cette intervention pour de prochains processus décisionnels similaires, et la solution CLM intelligente apprend à extraire les droits, tâches et attributs, et à les relier.
Cela s’applique également au processus de l’enregistrement des contrats de tiers. Par exemple, dans le cadre de négociations contractuelles, l’analyse basée sur l’IA peut vérifier le projet du partenaire contractuel en identifiant les clauses, conditions et attributs acceptables et/ou négociables sur la base de ce qui a été déjà appris. Un CLM basé sur l’IA est donc capable de rejeter les éléments inappropriés comme « inacceptables », de suggérer des alternatives, et d’accélérer le processus de négociation. Il est évident qu’un CLM aussi intelligent doit également être la seule source de nouveaux contrats au sein de l’entreprise, mais il s’agit moins d’une question d’IA que de politique d’entreprise.
Pourtant, il est important de souligner un autre aspect important de l’analyse des contrats par l’IA : la gestion des risques. En effet, l’IA peut gérer de nombreux aspects qui jouent un rôle important dans les relations B2B. D’ailleurs, cela s’applique à tous les partis intégrés dans la chaîne d’approvisionnement — ce qui est nécessaire pour un certain nombre d’industries. Grâce à l’IA, les droits et obligations ne sont plus de simples clauses abstraites, mais des instructions concrètes d’actions à mettre en œuvre.
À l’aide d’une gestion numérisée des contrats dans l’entreprise, tous les employés disposant d’autorisations appropriées sont en mesure de consulter chaque contrat dans son référentiel. De cette façon, il devient possible d’éliminer les silos départementaux et géographiques qui empêchent une gestion optimale des contrats.
L’IA offre une vue d’ensemble de tous les contrats
Ainsi, le département Legal de l’entreprise peut corréler les anciens et nouveaux contrats sans avoir besoin de passer des jours, voire des semaines, à fouiller dans les documents d’archives. Pour les grandes entreprises qui doivent gérer les relations avec une centaine de milliers de fournisseurs, il est impossible de se passer d’une analyse automatisée. Seule la technologie de l’IA peut comparer et mettre en relation tous les contrats — anciens et nouveaux, tiers et internes, complexes et simples — à tout moment. Même un groupe de juristes, d’acheteurs et de vendeurs ne peut pas le faire, d’un point de vue purement quantitatif.
Ainsi, l’analyse holistique crée également une vision globale des relations contractuelles de l’entreprise. Il sera donc possible de répondre à des questions complexes, spécifiques à l’entreprise et à la situation.
C’est là que la gestion intelligente des contrats entre en jeu. Grâce à une gestion moderne du cycle de vie des contrats, le contenu des contrats peut être intégré dans les applications commerciales, puis dans les processus commerciaux de l’entreprise. De plus, le CLM garantit que les modifications importantes de contrats seront correctement effectuées, notamment dans le cas de nouvelles lois portant sur les chaînes d’approvisionnement.
Ceci s’applique également aux contrats de tiers qui n’ont pas été créés à l’aide du CLM de l’entreprise et qui, selon toute vraisemblance, contiennent également des clauses et des attributs dont la sémantique et la structure peuvent être différentes. Ce défi peut également être relevé grâce à l’IA. En effet, en combinant l’IA et le CLM, il est possible de créer un cadre avec un modèle de données valable dans toute l’entreprise et même au-delà grâce au cloud, qui peut alors représenter et cartographier tous les types de contrats.
Par conséquent, une solution CLM basée sur le cloud est optimale pour gérer les contrats de différentes entreprises dans différents secteurs, langues et régions géographiques. Elle peut extraire les éléments importants et valables dans chaque cas, malgré les différences dans les caractéristiques de chaque contrat.
L’IA dans la gestion des contrats, ainsi que le CLM, s’imposent comme des avantages inestimables pour les grandes entreprises avec des opérations dans de nombreux pays, car elles sont en mesure de comparer le contenu des contrats dans tous les coins du monde, et d’identifier rapidement les risques qui en découlent. Cela leur permet ensuite de déduire les mesures appropriées pour éliminer, ou du moins minimiser, ces risques.
De plus en plus, des ETIs et de grandes entreprises — surtout, mais pas exclusivement — utilisent des solutions CLM (Contract Lifecycle Management) performantes, via l’étape intermédiaire de la gestion des documents. En effet, le contenu dans chaque contrat peut même devenir un atout stratégique pour l’entreprise à court, moyen et long terme. Un CLM uniformisé, utilisé à l’échelle de l’entreprise, peut aider à analyser les contrats, à identifier les schémas et les déviations, ainsi qu’à mettre le contenu des contrats à la disposition de toutes les parties qui en ont besoin.
Pourtant, le succès de cette approche, aussi convaincante soit-elle, est intimement lié à la contribution de l’Intelligence Artificielle — l’IA.
Analyse des contrats anciens et nouveaux — comment l’IA peut aider
Quant aux contrats existants, il est nécessaire de transférer ces anciens contrats de leur forme originale à un équivalent numérique, grâce aux solutions de numérisation appropriées. Il ne s’agit pas simplement de la gestion des images numériques, mais plutôt des documents numérisés dont le contenu peut être recherché. Après tout, la valeur des contrats se trouve dans les clauses individuelles. À partir de cela, l’IA peut extraire les droits et les obligations des parties contractantes. Tous les partis concernés obtiennent ainsi beaucoup plus rapidement des informations sur l’état de l’exécution du contrat.
Pourtant, afin de prendre des décisions autonomes sur des clauses, judicieuses ou non, l’intelligence artificielle a besoin également d’une base d’anciens contrats. Ils permettent au système d’apprendre, de reconnaître les clauses et les attributs, et de les classer. Cela se fait à l’aide de l’apprentissage de l’IA, ainsi que de deux autres facteurs importants : le contexte, et les guides du contrat et ses clauses, analysés dans chaque cas.
Au cours de l’apprentissage dans le système, il se peut que le process automatisé rencontre des difficultés, en raison d’une clause nouvelle, d’une clause reconnue comme en conflit avec les directives, ou d’un contexte confus. Lorsque cette situation se produit, des employés disposant de l’expertise appropriée effectuent l’intervention nécessaire. Le système apprend ainsi de cette intervention pour de prochains processus décisionnels similaires, et la solution CLM intelligente apprend à extraire les droits, tâches et attributs, et à les relier.
Cela s’applique également au processus de l’enregistrement des contrats de tiers. Par exemple, dans le cadre de négociations contractuelles, l’analyse basée sur l’IA peut vérifier le projet du partenaire contractuel en identifiant les clauses, conditions et attributs acceptables et/ou négociables sur la base de ce qui a été déjà appris. Un CLM basé sur l’IA est donc capable de rejeter les éléments inappropriés comme « inacceptables », de suggérer des alternatives, et d’accélérer le processus de négociation. Il est évident qu’un CLM aussi intelligent doit également être la seule source de nouveaux contrats au sein de l’entreprise, mais il s’agit moins d’une question d’IA que de politique d’entreprise.
Pourtant, il est important de souligner un autre aspect important de l’analyse des contrats par l’IA : la gestion des risques. En effet, l’IA peut gérer de nombreux aspects qui jouent un rôle important dans les relations B2B. D’ailleurs, cela s’applique à tous les partis intégrés dans la chaîne d’approvisionnement — ce qui est nécessaire pour un certain nombre d’industries. Grâce à l’IA, les droits et obligations ne sont plus de simples clauses abstraites, mais des instructions concrètes d’actions à mettre en œuvre.
À l’aide d’une gestion numérisée des contrats dans l’entreprise, tous les employés disposant d’autorisations appropriées sont en mesure de consulter chaque contrat dans son référentiel. De cette façon, il devient possible d’éliminer les silos départementaux et géographiques qui empêchent une gestion optimale des contrats.
L’IA offre une vue d’ensemble de tous les contrats
Ainsi, le département Legal de l’entreprise peut corréler les anciens et nouveaux contrats sans avoir besoin de passer des jours, voire des semaines, à fouiller dans les documents d’archives. Pour les grandes entreprises qui doivent gérer les relations avec une centaine de milliers de fournisseurs, il est impossible de se passer d’une analyse automatisée. Seule la technologie de l’IA peut comparer et mettre en relation tous les contrats — anciens et nouveaux, tiers et internes, complexes et simples — à tout moment. Même un groupe de juristes, d’acheteurs et de vendeurs ne peut pas le faire, d’un point de vue purement quantitatif.
Ainsi, l’analyse holistique crée également une vision globale des relations contractuelles de l’entreprise. Il sera donc possible de répondre à des questions complexes, spécifiques à l’entreprise et à la situation.
C’est là que la gestion intelligente des contrats entre en jeu. Grâce à une gestion moderne du cycle de vie des contrats, le contenu des contrats peut être intégré dans les applications commerciales, puis dans les processus commerciaux de l’entreprise. De plus, le CLM garantit que les modifications importantes de contrats seront correctement effectuées, notamment dans le cas de nouvelles lois portant sur les chaînes d’approvisionnement.
Ceci s’applique également aux contrats de tiers qui n’ont pas été créés à l’aide du CLM de l’entreprise et qui, selon toute vraisemblance, contiennent également des clauses et des attributs dont la sémantique et la structure peuvent être différentes. Ce défi peut également être relevé grâce à l’IA. En effet, en combinant l’IA et le CLM, il est possible de créer un cadre avec un modèle de données valable dans toute l’entreprise et même au-delà grâce au cloud, qui peut alors représenter et cartographier tous les types de contrats.
Par conséquent, une solution CLM basée sur le cloud est optimale pour gérer les contrats de différentes entreprises dans différents secteurs, langues et régions géographiques. Elle peut extraire les éléments importants et valables dans chaque cas, malgré les différences dans les caractéristiques de chaque contrat.
L’IA dans la gestion des contrats, ainsi que le CLM, s’imposent comme des avantages inestimables pour les grandes entreprises avec des opérations dans de nombreux pays, car elles sont en mesure de comparer le contenu des contrats dans tous les coins du monde, et d’identifier rapidement les risques qui en découlent. Cela leur permet ensuite de déduire les mesures appropriées pour éliminer, ou du moins minimiser, ces risques.