BI & collectivités : gestion des dépenses publiques

L’application effective et efficace des politiques publiques engagées par les collectivités est au cœur des préoccupations des élus et donc des services de direction et de pilotage de la fonction publique. Si cette vigilance salutaire a toujours existé, la tendance actuelle est au renforcement intelligent des moyens de contrôle dans le but de toujours mieux gérer les dépenses des fonds publics.

Les chantiers de décentralisation et de modernisation ainsi que les nouvelles lois de finances imposent aux collectivités territoriales l’adoption de méthodes et d’outils de suivi.

À la différence du monde de l’entreprise, il ne s’agit pas de rechercher un profit, mais de progresser vers une meilleure maîtrise des budgets à l’aide d’informations chiffrées et quantifiables. Concrètement, les finances, le domaine social, les ressources humaines, le patrimoine, les infrastructures, les transports, la formation, l’éducation, l’environnement, les affaires économiques, etc. chaque direction dispose de ses propres silos d’information et de son progiciel dédié pour ne pas dire isolé. Mais le plus souvent la direction générale de la collectivité ne dispose pas d’une vue transversale sur l’ensemble des missions de politiques publiques. L’utilité d’un outil décisionnel apparaît alors de manière évidente puisque la BI permet de consolider des données provenant de silos épars et hétérogènes.

D’une vision purement opérationnelle gérée par des progiciels hétéroclites à l’échelle de chacune des directions, les directions centrales des collectivités se dotent désormais d’outils décisionnels pour une vision transversale et en profondeur, permettant un pilotage plus efficace, par ventilation et répartition diverses des dépenses. La BI fournit ainsi des informations plus précises pour optimiser leurs investissements, vérifier leur pertinence et justifier les choix budgétaires.

Pléthore d’indicateurs n’est pas synonyme d’efficacité : pour piloter une collectivité, chaque direction se doit de définir deux à trois indicateurs pertinents en regard de ses objectifs. En préambule à tout projet décisionnel, il convient donc à l’aide d’outils conceptuels et méthodologiques et à partir des grandes orientations stratégiques fixées au sein de la collectivité de définir des objectifs intermédiaires et opérationnels à atteindre ainsi que des plans d’actions à mettre au point.
Ces différents objectifs étant définis, il est possible de dresser la liste des mesures et des indicateurs fondamentaux à valoriser afin que la collectivité puisse piloter et mener à bien les axes stratégiques.

Ces indicateurs opérationnels (exemple : montant engagé par typologie), de performance (ex : pourcentage d’évolution du réalisé), ou stratégiques (ex : taux de mandatement) permettent alors à la fois :
• aux services de piloter leurs actions en étant connectés aux objectifs (stratégiques, intermédiaires et opérationnels) découlant des documents d’orientation
• à la Direction Générale de suivre l’exécution des politiques engagées.

Les requêtes pour la CNIL sont une problématique fréquente dans les projets décisionnels des collectivités. Bien souvent et à juste titre, les données publiques sont protégées par la CNIL. Tout bon intégrateur doit être en mesure de vous aider dans vos procédures de mise en conformité et “d’anonymisation” des données sensibles. Un vrai gain de temps pour vos projets !

Parfois au centre des controverses, la BI dans les collectivités n’est pas l’outil de chasse aux sorcières dont on l’accuse. À l’inverse, elle enrichit le travail des agents et les libère de tâches fastidieuses de collecte et de re-saisie de données. Moins de temps est ainsi consacré à la collecte de l’information au profit de l’analyse des résultats. L’automatisation de la collecte est également un garant non négligeable de la justesse des résultats fournis. La qualité et la pertinence des résultats s’en trouveront optimisées.
Le retour sur investissement d’un tel projet peut souvent se mesurer par l’économie de jours / homme passés à la re-saisie et à la vérification de données dans des fichiers Excel dans plusieurs services de la collectivité.

Les enjeux pour les collectivités sont essentiels. Bien sûr il s’agit d’évaluer les politiques en place, de développer les stratégies et scenarii des politiques futures mais ce n’est pas tout. Les outils décisionnels ont la vertu d’améliorer la qualité des services mais également de permettre une lutte efficace contre les fraudes et développer des programmes de prévention.

La condition sine qua none de la réussite d’un projet décisionnel réside avant tout en la maturité de la collectivité quant aux questions de la BI et à la volonté de cette dernière de mettre en place un réel système transverse de partage et de croisement d’informations. Seul le sponsoring de la Direction Générale est le garant d’une mise en place efficace et réussie. Un projet décisionnel requiert une véritable implication de tous les acteurs. Leur adhésion au projet doit être complète et accompagnée par les commanditaires qui alloueront les ressources nécessaires (humaines et financières) au bon déroulement de cette mise en place.
Bien que cette évolution soit intrinsèquement naturelle, elle n’est pas encore bien ancrée dans les mentalités et toute démarche visant à mettre en place des systèmes d’informations transversaux nécessite un accompagnement, une véritable conduite du changement.
Dans ce contexte de modernisation des méthodes de prise de décision par la mise en place d’instruments de pilotage rétrospectif et prospectif, les intégrateurs proposent aux collectivités un accompagnement unique :
• pour identifier les bons indicateurs
• pour les démarches administratives
• pour la conduite du changement
Et bien entendu, pour toutes les phases du projet décisionnel : conseil, mise en œuvre, maintenance, formation.
La BI en collectivités territoriales permet de mesurer l’efficacité des orientations et des plans mis en place, défendre le bilan d’un élu, jauger l’efficacité d’un programme.

par Claudie Costes-Druilhe, Manager BI, EoZen-Groupe SQLI Toulouse, www.eozen.com
et Elodie Asselineau, Chargée de Communication, Groupe SQLI, www.sqli.com