Oreco, la BI sur le mode grand cru !

Prestataire de service de stockage pour les grands noms du Cognac, Oreco veille activement sur les stocks qui lui sont confiés. La PME charentaise intervient à la charnière entre les viticulteurs qui produisent les vins et les alcools et les négociants qui récupèrent les eaux de vie pour procéder aux assemblages, à la mise en bouteilles… à l’issue des trois à cinq années durant lesquelles elles suivent leur maturation entre les murs du prestataire. Et en matière de gestation du Cognac comme en matière d’informatisation, la PME fait tomber bien des idées reçues. D’une part, veiller sur les eaux de vie, sources du Cognac, relève d’une gestion aussi active que rigoureuse ; d’autre part, les PME savent penser et mettre en place des systèmes d’information dont l’efficience laisse admiratif.

D’imaginer naïvement que les alcools vieillissent, confiés à l’oubli de quelques années, Daniel de Saint Ours nous ramène vite à sa réalité, où il n’est justement pas question d’oubli. « Nous gérons un stock énorme, avec plus de 220 000 logements ou barriques, qui appartiennent à des milliers de clients ». En conséquence, le système d’information brasse d’importants volumes de données, relatives à l’exigence de traçabilité qu’impose la nature alimentaire des produits, mais également à l’obligation évidente de savoir en permanence quelle quantité se trouve où et à qui elle appartient. Cette attente légitime de la part des alcooliers qui confient une part de leurs stocks à Oreco se poursuit jusqu’au niveau des données. « Notre métier est très spécifique, d’autant plus que nous sommes les seuls à l’exercer dans le monde. Cette caractéristique nous a conduit à développer en .Net un ERP spécifique de gestion de stocks et de planification, totalement ciblé sur notre métier. Avec la SSII Arès, nous sommes partis de la page blanche. » Suite à ce développement, se pose alors la question de la traçabilité et de l’historisation des données. Une réponse est apportée par le décisionnel. « Nous avions eu une première expérience désastreuse avec Business Objects. Le produit à l’époque n’était absolument pas adapté à une PME. Suite au développement de l’ERP, Arès a attiré notre attention sur la disponibilité de SQL Server complété de Reporting Services et Report Builder et l’intérêt de cette voie pour nous. À partir de là nous avons monté le data warehouse et les cubes décisionnels sur les produits Microsoft. »

Une piste qui présente le double bénéfice d’un produit dimensionné à l’entreprise qui compte moins d’une cinquantaine de personnes, et d’un prestataire également proportionné. L’occasion aussi pour Daniel de Saint Ours de constater que les compétences sur les produits Microsoft sont plus repandues que celles disponibles sur les produits grands comptes. Un autre élément fait valoir son importance. « Nous avions un ERP en .Net sur une base SQL qui alimente les outils de reporting. Tout cela n’a nécessité aucune passerelle, les éléments communiquent, se comprennent nativement. Lorsqu’un ingénieur intervient, il maitrise pratiquement la totalité de la chaîne. Un gain de temps et d’énergie considérable. Report Builder, en version 1 puis 2, s’est révélé extrêmement convivial, fonctionnant selon la même logique que le Pack Office, et nous a permis de créer tout de suite nos premiers rapports. » 

Après un an, Oreco met en place SharePoint pour la gestion des bases documentaires, les courriers, les bases de procédures, la documentation, etc. et en profite pour développer un intranet et un extranet au sein duquel les rapports publiés automatiquement avec Report Builder sur Reporting Services sont mis à disposition des clients grands comptes. « Lorsque nos clients téléphonent pour réserver l’arrivée d’une citerne d’alcool, la livraison est enregistrée sur le planning. À réception de la citerne, l’opérateur enregistre les données sur son Tablet PC, car l’informatisation s’est faite jusqu’au niveau des chais, puis les données sont transmises et enregistrées dans l’ERP sur le serveur central. L’information alimente alors Reporting Services et les données sont disponibles dans l’extranet, via SharePoint. Nous sommes pratiquement sur du temps réel. Si un client consulte son compte extranet, il connaît exactement l’état de ses stocks. Toutes les données le concernant lui sont accessibles, quelle quantité, dans quel tonneau, dans quel chai, etc. ». Une finalité particulièrement appréciée. Oreco gère de très grandes quantités d’alcool pour le compte de ses clients. Accéder ainsi à l’information permet à ces derniers de suivre leurs stocks et de réaliser leurs reportings mensuels en intégrant directement, depuis l’extranet, les données de stock dans leur ERP (ndlr. évolution en cours lors de l’interview).

Le soin d’horloger apporté au système d’information apparaît impressionnant, d’autant qu’il concerne une PME d’une cinquantaine de personnes. Dans l’incapacité de mettre en place et de gérer une telle ambition en interne, Oreco choisit pour mettre en place un système performant et adapté à son métier, de s’appuyer sur des prestataires externes : la SSII Arès pour le développement de l’ERP, la SSII toulousaine BeWise pour l’administration et la maintenance de Reporting Services, Report Builder, SharePoint, une autre SSII s’occupe des matériels et des réseaux, enfin une dernière qui prend en charge les firewalls, le wifi et plus généralement la connectique. Ainsi entourée de spécialistes et « surtout de gens qui parlent le même langage », la PME charentaise peut se prévaloir d’un système d’information à la hauteur de ses exigences. « Nos différents interlocuteurs se comprennent et le bénéfice est notable. Lorsque vous êtes dans le rôle d’intermédiaire interprète à tenter de faire communiquer des prestataires hétérogènes, chacun campant sur ses positions, qui du Oracle, qui du Microsoft, qui de l’open source, qui du BO et que sais-je encore, vous passez vos journées à arbitrer des conflits de chapelles, sans progresser d’un iota. L’avantage de cette forme de normalisation du SI est qu’à priori, quelles que soient les sociétés avec lesquelles vous travaillez, elles partagent un socle commun, des méthodes, un langage… Les intervenants se comprennent, entre eux, mais aussi dans le sens des interventions à mener. Ils savent les contraintes, les performances d’une base SQL, les capacités de Reporting Services, ce que l’on peut faire avec Report Builder, comment l’intégrer dans SharePoint ; ils savent ce qu’ils peuvent demander, jusqu’où ils peuvent aller, etc. Le gain est indéniable ! ».

Quant à la stabilité des outils Microsoft, Daniel de Saint Ours est sans détours « les outils sont stables, fiables, performants, il n’y a vraiment rien à redire. Entre la version Xi de Business Objects et les outils de Microsoft, rapporté à notre échelle, c’est le jour et la nuit. Le discours couramment partagé, présentant Microsoft comme un mastodonte orienté grand compte m’a toujours étonné. Pour avoir testé beaucoup de choses, je pense que la solution s’avère la mieux adaptée aux PME. Nous avons testé l’open source, les gros systèmes comme BO pour le décisionnel, et en termes de coûts, de fiabilité, la différence est en faveur de Microsoft. L’éditeur soulève une suspicion chronique, mais il faut savoir passer outre les idées reçues. Il y a eu des ratés qui un jour ont du alimenter cette méfiance, là encore je crois qu’il faut modérer les passions et privilégier l’analyse de la solution. » Un autre point apprécié par notre interlocuteur concerne les formats selon lesquels l’éditeur commercialise ses solutions. Des versions Standard ou Enterprise, particulièrement adaptées aux PME qui se situent souvent à la frontière. « Pour certains besoins, la version Standard s’avère tout à fait suffisante, avec un coût nettement moindre, en revanche face à un besoin de fonctionnalités beaucoup plus poussé, la question consiste à déterminer si la migration vers la version Enterprise vaut l’écart de prix comparativement à la fonctionnalité recherchée. Nous nous sommes plusieurs fois interrogés, et avons choisi l’une ou l’autre selon les circonstances. »

Pour leur grande majorité, les utilisateurs ont un profil métier, seules deux personnes disposent d’une compétence informatique. Spécialisées sur le décisionnel, elles travaillent exclusivement sur la base de données au niveau de la production comme du décisionnel. Du coté des clients, ce sont des gestionnaires de stocks, consommateurs d'information, qui se connectent, via login et mot de passe, à l’extranet et aux données qui les concernent. Et pour eux aussi le quotidien a changé. Les états ne leur sont plus transmis mensuellement sur papier. Ils peuvent désormais accéder quand ils le souhaitent et autant de fois que nécessaire aux rapports publiés sur l’extranet. « C’est d’une convivialité et d’une simplicité déconcertante. Il leur arrive de nous demander l’état du stock par année puis par site, et non plus par site... Dans ce cas, la personne chargée des rapports, change la clé de tri, et un nouveau rapport est publié selon le besoin du client. Bien sur nous avons passé un peu de temps à la conception du rapport, il faut aller chercher les données, les mettre en forme, mais dans l’utilisation au quotidien l’outil est d’une souplesse extraordinaire ».

Avoir des données de production est une chose, construire les cubes en est une autre. L’arbitrage n’est pas toujours simple : ne mettre que le strict nécessaire pour privilégier la performance ou faire le choix de l’exhaustivité avec en contre partie un cube surdimensionné et des temps de réponse à l’avenant. Dimensionné ou pléthorique, le choix détermine aussi l’équipement, entre les versions Standard et Enterprise. « Pour le moment nous avons choisi de rester en version standard avec un cube optimisé, avec cinq axes : clients, stock, logements, mouvements, finance, auxquels s’ajoutent un grand nombre de dimensions ».

Une souplesse appréciée mais pas seulement par Daniel de Saint Ours qui de passage sur les derniers Techdays de Microsoft, a pu constater la récurrence du sujet. Un décisionnel le plus ouvert et le plus modifiable possible, comme pour échapper à l’analyse à périmètre constant qui sans possibilité de changer le point de vue, offre une vision sous œillères pour une navigation dans un couloir. « L’utilisateur veut une vision organisée par site et compte de gestion. Le lendemain, en toute logique sa demande sera inverse. Un décisionnel basé sur des formats figés, ne répond qu’à 50 % du besoin. En revanche, des formats ouverts et facilement modifiables permettent de répondre à potentiellement 200 % du besoin. Les formats figés favorisent la multiplication anarchique des développements Excel. Chacun travaille de son coté, sur des informations partielles et potentiellement obsolètes, puisqu’il ne sait pas que l’un a actualisé une partie des quantités et que l’autre a actualisé une partie des sites. C’est la porte ouverte à une cacophonie contre productive et dangereuse. » Bien que les formats soient ouverts, Daniel de Saint Ours reste vigilant sur le développement d’éventuelles gestions parallèles. « Je demande à mes utilisateurs d’être fainéants. Ils n’ont pas à retravailler les données, quelle que soit la raison. Le modèle collaboratif, où tout le monde travaille sur le même rapport, sur les mêmes données, mises à jour en temps réel est l’un des avantages permis par SharePoint. »

Bien que le nouveau système ait permis l’abandon des tableaux Excel parasites, cela n’a pas été sans vigilance, le temps que chacun réalise l’intérêt des rapports Report Builder, à jour. Plus qu’une résistance au changement, un travers engendré par le manque de confiance des utilisateurs envers les données. « Dans une PME tout le monde participe, y compris aux anomalies. Intégrer tout le monde a des avantages, mais cela amène parfois des erreurs qui installent le doute. » En l’occurrence, le plus efficace des antidotes contre la suspicion aura été la rapidité et la qualité des informations récoltées. Il en va de même pour l’expérience. « Nous gérons des quantités qui dépassent les capacités de mémorisation de l’esprit humain, et ce n’est pas déconsidérer l’expérience que de mettre en place des outils. Aujourd’hui la combinaison de l’ERP, de la cartographie et du décisionnel permet d’un seul clic, de consulter la liste à jour de tous les mouvements. »

D’un coté les clients (viticulteurs, distillateurs), de l’autre, les grands comptes (négociants), auxquels s’ajoutent les différents sites de stockages, une quarantaine, avec une centaine de bâtiments (les chais), 220 000 logements (correspondants aux fûts et barriques) et environ 5000 dépôts d’eau de vie… Autant d’informations, de données vivantes auxquelles s’applique une traçabilité draconienne. « Pour chaque dépôt d’eau de vie, je sais à qui il appartient, dans quel fût il a été stocké, ses mouvements, sa quantité, l’historique complet du lot, ainsi que celui de la barrique. La traçabilité concerne distinctement le contenu et le contenant. Je sais quand l’inventaire a été fait chaque année, je sais l’évolution des quantités, la part des anges. Pour le contenant, je sais que telle barrique est rentrée neuve, quel jour et à quel endroit, je sais qu’elle a été déplacée dans quel autre chai et quand, je sais la chronologie des appellations qu’elle a reçues. Nous avons tous à l’esprit cette image du cognac et plus généralement des vins qui vieillissent tranquillement… Or la réalité est très différente. La chaine doit être parfaitement maitrisée, et nous devions donner les moyens à nos clients de s’en assurer. Le système mis en place nous permet de donner toute l’information en temps réel à n’importe quels points et moments de la chaine, concernant le contenu comme le contenant. »

« Qu’est ce qui est important dans notre métier de prestataire ? Les eaux de vie, les bâtiments, qu’adviendrait-il en cas d’incendie ? Schématiquement, nous reconstruirions, nous rachèterions des fûts, nous reproduirions des eaux de vie que nous stockerions à nouveau. Le préjudice est réel, mais couvert par les assurances. En revanche qu’adviendrait-il si nous perdions les données ? Imaginez un instant les conséquences si nous annoncions à nos clients que leurs eaux de vie sont toujours entre nos murs, mais que globalement on ne sait plus vraiment en quelles quantités et moins encore où elles se trouvent… parce que nous aurions tout perdu. Le stade du préjudice serait dépassé et de loin ». Le stock vaut plusieurs centaines de millions d’euros, il n’est pas question de prendre les données à la légère et Oreco tient le spectre à distance par la mise en place d’un système d’information pensé en conséquence. Outre la sécurité, la valeur ajoutée apportée aux clients négociants tient dans la fiabilité et la disponibilité des états de stock. Ils peuvent désormais accéder via l’extranet à des états actualisés en permanence. « Les états sont disponibles au moment où ils en ont besoin, selon les critères requis. Ils ont une vision en réel de leurs stocks, le liquide, les barriques, la synthèse par site… Ils sont pour ainsi dire chez eux. C’est exactement ce à quoi nous voulions arriver ».