Une solution de MDM à la Direction Financière : pour quoi faire ?

Le Master Data Management dédié aux Départements Financiers permet de centraliser, de faire évoluer et de distribuer les données de référence de la Direction Financière aux différentes solutions applicatives qui composent le Système d’Information de l’entreprise. Ces master data spécifiques sont : les plans de comptes, les entités juridiques, l’organisation géographique, l’organisation métier, les indicateurs de performance mais aussi tous les axes d’analyse nécessaires au pilotage financier. La mise à jour de ces données est organisée autour d’un processus de gouvernance reposant sur des workflows de validation.

Pourquoi outiller le processus de gouvernance des données de référence ?

Les contrôleurs de gestion, les consolideurs, les comptables, les responsables financiers des filiales mais aussi les managers opérationnels et plus généralement l’ensemble des profils métier qui sont impliqués dans le pilotage financier devraient pouvoir émettre des demandes d’évolution du référentiel en toute autonomie et de manière industrialisée. La création d’un nouveau centre de coût ou le rattachement d’une entité à une nouvelle activité devraient se réaliser sans rupture entre la réalité opérationnelle, les besoins de reporting qui en découlent et la propagation des impacts dans les applications financières. Ce mode de fonctionnement en libre-service implique que les collaborateurs concernés puissent suivre l’évolution de leurs demandes en temps réel.

Il s’agit donc de remplacer des demandes disparates du terrain et à destination du département informatique par un processus métier standard et auditable. L’utilisateur est au cœur du processus d’évolution des référentiels analytiques, il reprend la main sur la qualité des données qu’il publie et il dispose du niveau d’information nécessaire à la compréhension des résultats selon le référentiel utilisé, ce qui facilite la communication avec les différents niveaux de décision.

Si la gouvernance va de pair avec la décentralisation des processus, elle induit également les modalités de contrôle qui la conditionne. Ainsi, les règles de gestion permettent de guider l’utilisateur dans la mise à jour de ses référentiels, d’automatiser le maximum d’actions, de gérer la qualité des données très en amont et d’éviter les actions incohérentes voire interdites. Ces règles représentent à la fois la modélisation des activités d’une organisation (un produit est rattaché à une gamme…) mais aussi les contraintes des applications financières cible (un code projet doit contenir 8 caractères, dont les 2 premiers représentent l’organisation MOA par exemple).

Les premiers bénéfices attendus d’une solution dédiée de gouvernance des référentiels sont sans doute les gains de productivité, à commencer par le temps gagné par la suppression des allers retours inutiles et déstructurés entre l’IT et les métiers. Mais la valeur intrinsèque de la solution se révèle surtout par l’amélioration de la qualité des données, et donc une confiance accrue dans les reportings ainsi que l’apaisement des relations entre les niveaux de décision (diminution du risque d’erreur ou d’interprétation).

Voici donc un premier scenario qui motive les organisations à s’équiper : des utilisateurs autonomes et responsables de leurs données, qui pilotent le référentiel dans leur périmètre, pour une mise à jour plus fréquente du système d’information et donc une réduction des écarts entre la réalité du terrain et les reportings produits par les différentes applications.

Les nombreuses applications du Système d’Information Financier partagent généralement tout ou partie des hiérarchies analytiques, gérées en silos. Selon les applications, ces hiérarchies descendent à des niveaux de détail différents, proposent chacune leurs modalités de regroupement (entités légales regroupées en régions, en types d’activité ou par enseigne), et nécessitent de porter des attributs qui sont propres aux besoins de chaque application cible. Afin de respecter les spécificités des applications et des processus de pilotage qu’elles servent, le MDM Financier centralise la gestion des hiérarchies et de leurs relations.

Les organisations utilisatrices d’un MDM Financier constatent une plus grande efficacité dans la mise à jour des référentiels : une action unique dont le résultat se répercute vers toutes les applications cible, une meilleure cohérence entre les différentes hiérarchies analytiques, l’amélioration de la qualité des données produites et l’accélération du déploiement de nouvelles applications, basées sur un existant homogène.

Pour de nombreux groupes, la volonté de garantir l’autonomie et l’indépendance des filiales ou encore de respecter les lignes de métier dans leurs diversités, tout en maintenant la cohérence globale du système est matérialisée par une décentralisation des processus. L’adoption d’un référentiel analytique unique, qui ne prendrait pas en compte les spécificités locales, réglementaires ou de marché, les besoins propres des activités qui composent le groupe, ou qui nécessiterait un effort important dans une filiale qui n’aurait pas vocation à rester au sein du Groupe est une chimère.

La création d’un système de MDM Financier permet de faire cohabiter les besoins locaux avec le cadre imposé par le Groupe. Elle s’inscrit parfaitement dans des dynamiques de transformation de la fonction finance, qui induisent notamment la convergence des SI Finance Gestion, l’auditabilité des informations communiquées et l’accompagnement des organisations dans des contextes d’adaptation. Concrètement, la gestion des droits sur les données, des rôles qui donnent accès aux fonctionnalités, ainsi que les règles de gestion permettent à chaque contributeur d’être autonome dans les limites de son périmètre, en accord avec la gouvernance globale. Les reporting locaux sont mis en cohérence avec le reporting Groupe et ce, avec un niveau de traçabilité et d’auditabilité exemplaires. L’utilisation d’une solution unique de convergence des référentiels locaux vers le référentiel groupe permet également de partager les bonnes pratiques à l’échelle du Groupe.

La consolidation financière des résultats d’un groupe est d’autant plus complexe qu’elle doit prendre en compte les différentes normes locales des filiales et les spécificités des différents métiers qui le composent. Cela ne concerne pas uniquement les conglomérats mais également les multinationales qui se développent autour de leur cœur de métier : on citera les groupes dans le secteur de la distribution dont l’offre s’étoffe de services bancaires, ou encore les groupes bancaires qui consolident des activités très différentes depuis la banque de détail à la banque d’investissement en passant par le leasing et l’assurance. C’est également le lot des entreprises qui se développent selon une stratégie de croissance externe ou de fusion. Le MDM Financier harmonise les référentiels analytiques et facilite l’intégration de nouvelles sociétés.

En phase de transition, c'est-à-dire avant la migration des applications analytiques des sociétés acquises, le MDM Financier permet de gagner du temps dans l’harmonisation des règles de gestion et l’alignement des reportings de la filiale avec le modèle Corporate.

Si finalement les groupes maintiennent les SI Finance locaux, pour des raisons économiques ou stratégiques, le MDM Financier maintient la cohabitation des référentiels hétérogènes.

Référencées à un endroit unique dans le Système d’Information Finance, les « master data » peuvent être analysées, comparées et auditées, avec pour objectif d’éviter les erreurs et d’améliorer la qualité des données dans les applications utilisatrices. Ainsi pourra-t-on aisément identifier les différences entre un plan de comptes US GAAP et un plan de comptes IFRS. Il est en effet très difficile d’effectuer cette comparaison quand les plans de comptes sont dans deux solutions applicatives différentes, qu’elles soient ou non publiées par le même éditeur de logiciels d’ailleurs. Imaginez l’ampleur de la tâche quand votre système d’information est constitué de dizaines voire de centaines d’instances différentes (par pays, par métier), sur des systèmes hétérogènes (SAP, Oracle, développements spécifiques, outils bureautiques) !

Si l’homogénéisation du SI Finance d’un groupe apparaît comme une gageure, le MDM Financier est une solution fonctionnellement et économiquement réaliste qui permet de mettre en exergue les différences et les similitudes au sein des données de référence à l’échelle du groupe, d’orchestrer leurs évolutions asynchrones et de prendre des actions correctrices pour viser une amélioration de la qualité des reportings.

Cette solution vient également documenter vos applications, elle permet d’en comprendre le paramétrage. On visualise rapidement à quelle maille analytique sont remontés les budgets financiers selon les régions, on édite la liste des comptes qui supportent les flux intra groupe dans votre reporting consolidé, la liste des points de vente ouverts depuis moins d’un an pour vos analyses comparables, on vérifie que des hiérarchies alternatives sont équilibrées.

Ces capacités d’analyse sont accessibles à tous les utilisateurs du Système d’Information Finance pour une meilleure compréhension des structures analytiques contenues dans leurs applications et elles facilitent le travail des auditeurs. Le MDM Financier représente enfin un levier intéressant dans l’élaboration de scenarios de simulation : redéfinition des territoires commerciaux, création de services partagés, projets d’investissement prévisionnels, futur organigramme.

Aussi l’évolution des différents métiers qui constituent votre organisation, l’impact des facteurs exogène, la mise en œuvre d’une stratégie, les nouveaux besoins de reporting, l’ajout de nouvelles applications dans votre système d’information sont-ils reflétés dans votre MDM Finance pour une plus grande sérénité dans la mise à jour régulière, au rythme de l’entreprise, des applications analytiques.

Les bénéfices constatés suite à la mise en œuvre d’un MDM financier sont notamment :

• La diminution des coûts associés au processus de mise à jour des données de référence (des coûts pourtant réels mais assez peu traçables car très dilués au sein de l’organisation)

• La réduction des risques liés à l’utilisation d’outils inadaptés au pilotage des données de référence :
o Les « master data » encore trop souvent stockées dans des classeurs Excel ou dans des solutions développées en interne, coûteuses, peu évolutives et limitées à quelques fonctionnalités basiques
o Les workflows (demandes, validations) qui se réduisent généralement à des échanges de mails et d’appels téléphoniques, par essence non structurés et peu traçables

• L’amélioration de la qualité des reportings émis par le SI Finance, en évitant ou en expliquant les écarts entre les chiffres publiés par telle ou telle application

• Le raccourcissement des délais de production des reportings, en propageant les évolutions de l’organisation dans les diverses applications

• Le respect des normes financières locales ou spécifiques à vos différents secteurs d’activité
Vous l’aurez compris, le champ d’application d’un MDM Financier est vaste. Afin d’éviter l’effet tunnel d’un projet trop ambitieux, il convient de décomposer votre objectif global en lots plus raisonnables et atteignables facilement : par domaine fonctionnel, par application cible, par typologie d’utilisateur... Le but est de rendre visible la solution auprès des utilisateurs métier et du sponsor suffisamment tôt, et de présenter un retour sur investissement rapide.
Pour approfondir ce sujet, vous pouvez visionner cette webcast, sur « la gouvernance d'un référentiel unifié pour les applications de la fonction Finance » disponible en ligne sur le lien : http://tinyurl.com/pqr6tt6

Avertissement : cet article traduit l’expression de nos opinions personnelles, il ne reflète pas nécessairement la vision de la société Oracle