Palexpo choisit Board pour l’élaboration budgétaire, puis pour remplacer Cognos

Les choses ont été menées rondement, puisque il y a six mois environ que Dario Mangano a fait la découverte de la solution de Board International, à l’occasion d’une « battle » organisée par Swiss BI Network ou Le Réseau Des Professionnels de la Business Intelligence en Suisse. Cet exercice mettait en compétition une dizaine de solutions BI orientées utilisateurs, qui partaient toutes du même cahier des charges, et permettait aux participants de comparer la manière dont chacun parvenait au résultat. « Nous avons découvert Board à cette occasion là, et ils s’en sont tirés vraiment haut la main », explique Dario Mangano. « C’est un très bel outil BI tout d’abord, en matière de cubes, de tableaux de bord… cela fait tout ce que doit faire un outil de BI classique. Mais c’est surtout un outil de Performance Management ».

Palexpo a procédé à une comparaison des principales solutions du marché : IBM TM/1, SAP FI/CO, qui ont été écartées rapidement car Palexpo est une petite entreprise, qui ne se reconnaissait pas dans ces solutions importantes. Ils ont également regardé les solutions en cloud comme Anaplan, mais ce sont Board et Prophix, un petit éditeur suédois que Dario Mangano nous conseille de surveiller du coin de l’œil, qui ont finalement été retenues pour la phase finale. Board a été finalement choisi pour sa double fonction, suivi budgétaire et outil de BI.

Palexpo avait le besoin d’automatiser en priorité la gestion budgétaire de l’entreprise. Et c’est pour cette première application qu’a été retenue la solution Board. Comme dans beaucoup d’entreprises, le processus budgétaire s’appuyait chez Palexpo sur Microsoft Excel, avec une feuille de calcul qui circulait, et rendait compliqué l’exercice, la consultation des données antérieures, etc.
Board permet de récupérer les données des années précédentes, puis dans ce qui ressemble à un tableur, de définir des hypothèses sur chaque poste budgétaire. Ensuite un circuit d’approbation permet de définir les étapes de validation (responsable hiérarchique, comptabilité…). « J’étais passé dans d’autres sociétés par des outils très complexes comme ceux de SAP ou TM/1, et c’est la simplicité de Board qui m’a séduit », explique Dario Mangano. « Nous avons monté un POC (Proof of Concept) avec Board, et l’outil s’est révélé parfaitement adapté à notre besoin. Nous avons donc décidé de l’implémenter rapidement pour la gestion budgétaire de notre année fiscale, qui commence maintenant ».

Mais ce n’est pas tout, et Palexpo a également décidé de remplacer rapidement son outil BI actuel, IBM Cognos, et les quelques applications également développées avec CrystalReports, par Board. Board sera donc utilisé pour l’ensemble des fonctions décisionnelles, à l’exception du reporting de base, qui sera développé sous Microsoft et intégré dans Sharepoint.

Pour la mise en place, Palexpo apprécie de pouvoir travailler directement avec l’éditeur, Board International, dont le siège est à Lugano, capitale économique de la Suisse italienne. Mais ils ont également fait appel à l’intégrateur Alti (filiale depuis juillet 2013 de Tata Consultancy Services) également présent à Genève.

Les points clefs du choix de Board sont donc pour Palexpo : le rapport qualité prix, la facilité d’utilisation, d’implémentation, et ses performances comme outil de BI.

Mais la relation humaine avec l’éditeur a également pesé dans la balance. « J’ai accès directement à la direction générale pour les contrats, et aux équipes de développement et de support pour la mise en place. Ils sont très réactifs. Par ailleurs, Alti a démontré une bonne connaissance de l’outil, et du point de vue fonctionnel de la gestion budgétaire », précise Dario Mangano.
Autre élément, parmi les membres du conseil d’administration de Palexpo, figure le canton de Genève. Il était donc important de retenir, dans la mesure du possible des prestataires locaux.

La mise en place a été très rapide, autour d’une équipe toujours composée d’une personne de Alti et d’une personne de Board. L’éditeur est donc resté très présent lors de la phase de démarrage. « Le produit est vraiment très simple à mettre en place, il a fallu quelques jours ! La partie la plus compliquée a finalement été de retrouver les données dans nos deux ERP ! », avoue Dario Mangano.
Les utilisateurs, une quarantaine, ont rapidement pris en main l’outil. Ils ont été impliqués dès le POC, qui a été montré à tous les chefs de service. Ils ont donc validé la première phase, la gestion budgétaire. Une fois le développement final réalisé, il leur a été mis « entre les mains ». « Ils ont pu commencé à jouer avec, et ils en sont ravis ». La prochaine étape verra le déploiement de la partie BI auprès d’environ 250 utilisateurs, y compris les consommateurs simples d’informations, et une dizaine de « data scientists ».

En parallèle Palexpo est en train de modéliser l’entrepôt de données qui servira de source aux applications BI. Pour cela, Dario Mangano applique la méthodologie Data Vault, qu’il a d’ailleurs décrite dans un livre, « The Integrated Data Hub ». Le data warehouse est réalisé sur la base de données Microsoft SQL Server.